Suivre les dates de péremption sans jeter de la marchandise

Ce que contient le fichier

Une feuille, Dates d’expiration, avec 500 lignes : Nom, Quantité, Unité, Date d’expiration, Emplacement et Notes, puis une colonne Statut qui se remplit seule avec les mots et la règle d’Invenva. Elle affiche Expiré une fois la date passée, Expire aujourd’hui le jour même et Expire bientôt pendant les six jours qui précèdent. La ligne passe au rouge une fois la date passée et à l’orange pendant ses sept derniers jours, et un tri par Date d’expiration met en haut ce qui doit sortir en premier.

Les colonnes portent les noms d’Invenva, donc l’écran d’import les reconnaît sans correspondance à faire. L’import prend la première ligne de chaque produit : triez par Date d’expiration avant l’import, et chaque nouveau produit arrive avec sa date la plus proche. L’import du fichier entier vient avec les formules payantes.

Le périmé, c’est de l’argent déjà dépensé

Un produit qui périme ne vous coûte pas seulement une vente. Il vous coûte la vente et l’achat. Vous avez payé le fournisseur, porté la marchandise, lui avez donné de la place en rayon, et à la fin vous la jetez et vous payez encore le traitement des déchets. Dans un commerce à marge serrée, une poignée par semaine fait la différence entre un bon mois et un mois médiocre.

C’est aussi la perte qui se cache le mieux. Un vol se remarque. Une casse se remarque. Un yaourt périmé en silence au fond du frigo se remarque pendant un nettoyage, des semaines après le jour où vous auriez pu le solder et récupérer la moitié.

Où la date se perd vraiment

Presque jamais en rayon. Lire une date sur un emballage, tout le monde sait faire. Elle se perd à la réception, où personne ne la note, et dans la tête de celui qui sait que ce cageot passe avant l’autre et qui est en repos.

Le deuxième endroit, c’est le fond du rayon. Le neuf va devant parce que c’est là que vont les mains, et l’ancien recule jusqu’à sortir du regard et de la date. Tout le monde le sait et tout le monde fait pareil, parce que faire tourner le stock correctement coûte deux minutes au pire moment de la journée.

Ce qui périme en premier sort en premier

La règle qui marche n’est pas « premier entré, premier sorti », mais « premier périmé, premier sorti ». Le plus souvent cela revient au même, parfois non : une livraison peut arriver avec une date plus courte que celle déjà en rayon, et alors le cageot du jour se vend en premier.

En pratique, l’ordre est décidé par la date sur l’emballage, pas par le jour de la livraison. C’est une petite distinction jusqu’au jour où elle vous coûte un carton entier, et c’est la raison pour laquelle un système qui ne retient que les dates d’entrée vous fera quand même jeter de la marchandise.

Quoi vérifier dans une application

Trois questions décident si tenir les dates va vraiment vous faire économiser quelque chose.

• Prévient-elle avant, ou seulement après ? Une liste de produits périmés est le procès-verbal d’un argent déjà perdu. L’alerte utile arrive quand il reste le temps de solder.
• L’alerte arrive-t-elle à un moment où vous pouvez agir ? Une notification à trois heures du matin, ou en plein coup de feu du midi, est balayée sans être lue.
• Voyez-vous tout ce qui approche de la date au même endroit, sans chercher produit par produit ?

Comment cela se passe dans Invenva

Un produit peut porter une date de péremption, choisie dans un calendrier plutôt que tapée, et elle se saisit à l’arrivée de la marchandise plutôt qu’après. Dans l’écran Stock, la ligne elle-même indique Expiré en rouge ou Expire bientôt en orange, et les filtres Expiré et Expire bientôt les rassemblent, si bien que l’ensemble tient à un geste au lieu d’un tour du magasin.

L’alerte arrive trois jours avant la date, à neuf heures du matin, heure du commerce, ou le lendemain matin si la date est plus proche. Une boutique à Istanbul et une à Lisbonne la reçoivent chacune au premier café, pas au milieu de la nuit. Chaque produit est annoncé une seule fois pour une date donnée, donc rien ne harcèle, et changer la date réarme l’alerte.

Chaque livraison garde sa propre date de péremption : deux cageots du même yaourt avec des dates différentes restent deux lots, et la fiche de l’article liste chaque lot avec la quantité qui reste. Une vente prend le lot que vous choisissez ; sinon le stock sans date part d’abord, puis la date la plus proche, et le stock périmé en dernier, tandis qu’une sortie en perte prend d’abord le stock périmé. C’est dans l’application web dès maintenant, et cela arrive dans les applications iPhone et Android avec leur prochaine mise à jour.

La démo contient des produits datés et ne demande pas de compte.