Holde styr på holdbarhetsdatoene uten å kaste varer

Hva som er i filen

Ett ark, Utløpsdatoer, med 500 rader: Navn, Antall, Enhet, Utløpsdato, Sted og Notater, og en kolonne Status som fyller seg selv ut med Invenvas egne ord og regel. Der står Utløpt når datoen har passert, Utløper i dag på selve dagen og Utløper snart de seks dagene før. Raden blir rød når datoen har passert og oransje de siste sju dagene, og sorterer du på Utløpsdato, havner det som skal ut først, øverst.

Kolonnene har Invenvas egne navn, så importskjermen kjenner dem igjen uten at du må koble noe. Importen tar hver vares første rad, så sorter på Utløpsdato før du importerer, og hver ny vare kommer inn med sin tidligste dato. Import av hele filen følger med alle betalte abonnementer.

Utgåtte varer er penger du allerede har brukt

En vare som går ut, koster deg ikke bare et salg. Den koster både salget og innkjøpet. Du betalte leverandøren, bar den inn, ga den hylleplass, og til slutt kaster du den og betaler for henting i tillegg. I en butikk med tynne marginer er en håndfull slike i uken forskjellen på en god måned og en som så vidt går rundt.

Det er også det svinnet som gjemmer seg best. Et tyveri blir lagt merke til. En knust flaske blir lagt merke til. En yoghurt som stille gikk ut bakerst i kjøleren, blir funnet under en opprydding, uker etter den dagen du kunne ha satt ned prisen og fått halvparten av pengene tilbake.

Hvor datoen faktisk blir borte

Nesten aldri ved hyllen. Å lese en dato på en pakke klarer alle. Den blir borte ved varemottaket, der ingen skriver den ned, og i hodet på den som vet at denne kassen skal ut før den andre og har fri i dag.

Det andre stedet er bakerst i hyllen. Nytt settes foran, for det er dit hendene når, og det gamle vandrer bakover til det er ute av syne og over datoen. Alle vet det, og alle gjør det likevel, fordi å rotere ordentlig koster to minutter når det er som travlest.

Kortest dato ut først

Regelen som virker, er ikke først inn, først ut. Den er kortest dato ut først. Som regel er det det samme, av og til ikke: en leveranse kan komme med kortere dato enn den som allerede står i hyllen, og da skal dagens kasse selges først.

I praksis betyr det at datoen på pakken bestemmer rekkefølgen, ikke dagen varen kom. Det er en liten forskjell helt til den koster deg en hel kasse, og det er grunnen til at et system som bare lagrer mottaksdatoer, likevel lar deg kaste varer.

Hva du bør sjekke i en app

Tre spørsmål avgjør om datostyring i det hele tatt sparer deg noe.

• Sier den fra før eller først etterpå? En liste over utgåtte varer er en kvittering på penger som allerede er tapt. Den nyttige beskjeden kommer mens det ennå er tid til å sette ned prisen.
• Kommer påminnelsen på et tidspunkt der du rekker å gjøre noe? Et varsel klokken tre om natten, eller midt i lunsjrushet, blir sveipet bort.
• Ser du alt som nærmer seg datoen på ett sted, uten å lete vare for vare?

Slik fungerer det i Invenva

En vare kan ha en utløpsdato, valgt i en kalender i stedet for skrevet inn, og den kan fylles ut allerede ved varemottaket i stedet for etterpå. I Lager-visningen står det Utløpt i rødt eller Utløper snart i oransje rett på raden, og filtrene Utløpt og Utløper snart samler varene, så hele risikoen er ett trykk unna i stedet for en runde i butikken.

Beskjeden kommer tre dager før datoen, klokken ni om morgenen der butikken ligger, eller neste morgen hvis datoen er nærmere. En butikk i Istanbul og en i Lisboa får den hver til den første kaffen, ikke midt på natten. Hver vare varsles én gang per dato, så ingenting maser, og en endret dato setter opp varselet på nytt.

Hver leveranse beholder sin egen utløpsdato, så to kasser av den samme yoghurten med ulike datoer blir to partier, og varens side viser hvert parti og hvor mye som er igjen av det. Et salg tar partiet du velger eller skanner; ellers går varer uten dato først, så partiet med kortest dato og utløpte varer til slutt, mens svinn tar de utløpte først. Slik fungerer det allerede i dag i nettappen, og iPhone- og Android-appene får det i neste oppdatering.

Demoen inneholder varer med dato og krever ingen konto.