Lagerstyring i Excel: der regnearket sprekker og hva du gjør da

Et regneark er en fin start

De fleste butikker begynner med et regneark: én rad per vare, en kolonne for antall, kanskje en pris. Det er gratis, alle kan det allerede, og det passer til enhver bedrift. Driver du et lager alene som endrer seg noen ganger i uken, kan et regneark være alt du noen gang trenger, og ingenting på denne siden skal overtale deg til noe annet.

Der det sprekker

Én fil, mange hender. I det øyeblikket en annen person også redigerer arket, har dere flere versjoner. Kopien på butikkens PC sier 14, kopien på telefonen sier 12, og den i e-posten fra tirsdag sier 15. Delte ark på nett løser versjonsproblemet, men ikke det neste problemet.

Ingen historikk. En overskrevet celle er borte. Ingen kan si om 12 ble 9 fordi tre ble solgt, fordi én gikk i stykker og to ble solgt, eller fordi noen tastet feil. Når et tall ser feil ut, kan ikke arket si hvem som endret det, eller når.

Ingen tilgang ved hyllen. Å redigere et regneark på telefonen inne på lageret er en plage: feil celle, tastaturet som dekker raden, ingen strekkode. Så endringene skrives ned på papir og tastes inn senere, eller aldri. Arket er bare så oppdatert som den siste kvelden noen satte seg ned med det.

Formler går i stykker i det stille. Bestillingskolonnen som virket i januar, slutter å regne riktig når noen setter inn en rad i mars. Ingen merker det før en bestilling er gått tapt.

Tegn på at det er på tide å bytte

• Mer enn én person håndterer lageret.
• Du har spurt «hvem endret dette?» og ikke fått svar.
• Det er mer enn hundre varer, eller varer med strekkode.
• En telling tar en kveld, og arket er feil igjen en uke senere.
• Du vil ha et varsel før noe går tomt, ikke etterpå.

Slik bytter du uten å miste noe

Ikke tast inn alt på nytt. En god app importerer arket du allerede har: du velger filen, bekrefter hvilken kolonne som er navn, antall, pris og strekkode, og hver rad kommer inn med sin inngående beholdning. Behold regnearket som sikkerhetskopi i en måned, kjør begge parallelt en uke for å sjekke at antallene stemmer, og slutt så å oppdatere arket.

Det eneste du bør kreve før du bytter, er veien tilbake. En app skal kunne eksportere hele lageret ditt til en Excel-fil når som helst, så du aldri sitter fast og regnskapsføreren får det som trengs.

Dette bør du se etter i appen

• Import fra Excel eller CSV og eksport tilbake til Excel når som helst.
• En linje i historikken for hver endring: hvem, når, hvor mange og hvorfor.
• Virker på telefonen inne på lageret, offline om nødvendig, og på PC-en ved pulten.
• Skanning av strekkoder med kameraet, så en lagerendring er to trykk.
• En lagertelling som etterlater en registrering, ikke bare en endring av antallskolonnen.

Slik gjør du det i Invenva

Invenva importerer .xlsx- og CSV-filer, kobler kolonnene til feltene dine, hopper over duplikater og bokfører hver rad med en inngående bevegelse, så historikken starter på dag én. Med Oppdater eksisterende varer slått på oppdaterer den samme filen i stedet varene du allerede har: i nettappen nå, i iPhone- og Android-appene fra neste oppdatering. Hver senere endring er en bevegelse med en person og et klokkeslett. Import av en hel fil og eksport til Excel og PDF følger med alle betalte abonnementer, og de eksporterte filene viser firmanavnet ditt, ikke vårt. Vil du se hvordan et ark føles når det har blitt en lagerliste, åpner livedemoen et eksempellager uten konto.