Velge app for lagerstyring til en liten bedrift: sju spørsmål som betyr noe

Start på lageret, ikke i funksjonslisten

Lagerapper markedsføres med funksjonslister, og funksjonslistene ligner hverandre. Forskjellene som betyr noe, viser seg ved hyllen: om den som pakker ut en levering, kan bokføre den med én hånd, om en feil postering kan finnes igjen og angres, om tallene er de samme på mobilen og på PC-en. Disse sju spørsmålene bygger på hvordan små bedrifter har kommet i gang med lagerstyring, og hvor de har stoppet opp.

1. Virker den der varene er?

Varene står på et bakrom med dårlig dekning, på en markedsbod eller i en varebil. Hvis appen trenger nett for hver endring, blir endringene utsatt og tallene sakker akterut. Se etter en app som virker uten nett og synkroniserer senere, og som går like bra på mobil som på PC, for den som teller, og den som bestiller, er ofte ikke samme person.

2. Tar den vare på historikken for hver endring?

Et antall som kan overskrives uten spor, er et antall ingen kan stole på. Hver lagerendring bør være en postering med hvem, når, hvor mange og hvorfor, og en feil postering skal angres med en ny postering, aldri rettes i det stille. Det er dette som gjør at du kan svare på «hvorfor mangler vi tre?» en måned senere.

3. Kan teamet bruke den, med grenser?

Eieren bestiller, de ansatte flytter varer, regnskapsføreren ser på. En app bør gi hver av dem akkurat det: roller, en invitasjonskode eller lenke, og ingen mulighet for at en ny ansatt sletter et produkt ved et uhell. Se opp for pris per bruker; et team på fem bør ikke koste fem abonnementer.

4. Får du ut dataene dine?

Finn eksportknappen før alt annet. Excel til regnskapsføreren, PDF til leverandøren og hele varelisten hvis du en dag bytter. En app som importerer lett, men eksporterer dårlig, er en felle. Data du ikke kan ta med deg, er ikke dine.

5. Teller og bestiller den, eller lager den bare en liste?

En liste over produkter er den lette delen. Jobben ligger i lagertellinger som etterlater en postering, varsler om lav lagerbeholdning som kommer før hyllen er tom, leverandørbestillinger du kan gi en kollega som sjekkliste, og rapporter som sier hva lageret er verdt og hva som har beveget seg. Be om å få se en telling og en bestilling, ikke produktskjermen.

6. Hva koster den når du vokser?

Les prissiden for det andre året, ikke den første måneden. Det er ved pris per bruker, pris per sted og betalte tillegg for eksport eller strekkodeetiketter at en billig plan blir dyr. Én fast pris for hele teamet er lettere å planlegge etter, og en gratis plan med reelle grenser lar deg teste med dine egne varer før du betaler.

7. Kommer de ansatte faktisk til å bruke den?

Det beste systemet er det som blir brukt en travel lørdag. Tar det seks trykk å bokføre en levering, blir det gjort på mandag etter hukommelsen. Gi appen til den som kommer til å bruke den mest, og se på mens vedkommende legger inn ti ekte produkter. Trengs det en bruksanvisning, let videre.

Det du ikke trenger dag én

Overføringer mellom flere lagre, kobling til kassesystemet, synkronisering med regnskapet, godkjenningsflyt for innkjøpsordrer. Reelle behov for noen bedrifter og støy for de fleste små. Velg heller en app der dette kan legges til senere, enn en som tvinger deg til å sette det opp nå.

Slik tester du en app på en ettermiddag

• Åpne demoen eller en gratis konto og legg inn tjue av dine egne produkter, med strekkoder hvis du har dem.
• Bokfør et varemottak og noen salg på en mobil, og sjekk så tallene på en PC.
• Gjør en lagertelling av de tjue produktene og se på posteringen den etterlater.
• Eksporter til Excel og åpne filen. Er alt med?
• Angre en av posteringene og se om historikken fortsatt henger sammen.

Slik svarer Invenva på spørsmålene

Invenva kjører på iPhone, Android og i alle nettlesere, virker uten nett og lagrer hver endring som en bevegelse med person og tidspunkt. Teammedlemmer blir med via en kode og får roller; hver plan har én pris for alle den omfatter, uten avgift per medlem. Tellinger, bestillinger, varsler og rapporter er med i alle planer; import av en hel Excel-fil og eksport til Excel og PDF følger med de betalte planene. Uten en betalt plan stopper det ved 20 varer og 20 lagerhandlinger, noe som er nok til å prøve appen. Livedemoen åpner et eksempellager uten konto, og det er den raskeste veien til ettermiddagstesten over.