Varetellingsliste for årsslutt: mal med enhet, verdi, sum og signatur

Hva som er i filen

Det første arket, Lagertelling, er selve tellingen. Øverst står dato, hvem som talte, og sted. Under det én rad per vare: navn, enhet, antallet ifølge systemet, antallet du telte, differansen (regnet ut for deg), en årsak og notater. En rad blir rød når opptalt og registrert antall ikke stemmer, så gjennomgangen etterpå tar minutter, ikke en kveld. Utskrevet har skjemaet linjer for hver vare og minst tretti, så en tom kopi også fungerer som papirskjema.

Det andre arket, Varetellingsliste, gjør tellingen om til listen for årsoppgjøret. Hver linje henter varens navn, enhet og opptalt antall fra samme linje i Lagertelling og nummererer seg selv. Du fører inn kostprisen; sum kostpris per linje, sum virkelig verdi etter en eventuell nedskrivning for ukurante varer og summene øverst regnes ut, og en linje som mangler antall eller kostpris, blir oransje. Legg til, slett og sorter linjer i Lagertelling før du fører inn priser, for hver linje følger samme linje der. Hver side som skrives ut, har sidetall og invenva.com nederst, listen også signaturlinjer for den som talte og den som kontrollerte, og tellearket har en lenke til invenva.com under tittelen.

Slik bruker du skjemaet i tellingen

Fyll ut de registrerte antallene før du starter, i den rekkefølgen hyllene faktisk gås gjennom, og skriv ut skjemaet eller åpne det på et nettbrett. Tell det du har i hånden, ikke det som står på arket, og skriv årsaken med en gang: skadet, utløpt, mistet, feiltelling, tyveri. En årsak husket en time senere er en gjetning.

• Gi hver person en hel hylle eller et helt rom, aldri samme hylle to ganger.
• Tell ved stengetid eller før første levering, når ingenting flytter seg.
• Tell bare om igjen de radene som har en differanse, før du retter noe.

Etter tellingen

Før inn alle rettelsene på én gang og ta vare på arket: en telling med dato, navn og årsaker er posten som gjør «noe forsvinner» om til et tall. Seks måneder med slike ark forteller deg om svinnet øker.

Hva en varetellingsliste skal inneholde

Kravene står i bokføringsforskriften § 6-1 om dokumentasjon av varelager. Dokumentasjonen skal inneholde «en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum (med angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkelt vare», og paragrafen legger til flere krav. Samlet skal varetellingslisten ha:

• Varens art, gjerne med artikkelnummer
• Kvantum med måleenhet, for eksempel stk., kg eller liter
• Verdi for hver vare: kostpris per enhet og sum per linje
• En summeringskolonne for verdiene
• Hvordan verdiene er beregnet: anskaffelseskost eller kalkulert utsalgsverdi
• Både regnskapsmessig og skattemessig verdi; er du ikke regnskapspliktig, holder det med den skattemessige
• Varer verdsatt til virkelig verdi som egen gruppe
• Dato og hvem som har talt
• Papirlister nummerert før tellingen starter

Hvem må telle, når, og til hvilken verdi

Plikten gjelder alle bokføringspliktige: aksjeselskaper og andre regnskapspliktige, og alle som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt eller mva-melding (bokføringsloven § 2). Et enkeltpersonforetak er altså med selv om det ikke er regnskapspliktig; da holder det at listen viser den skattemessige verdien. Fra 1. januar 2027 får bokføringspliktige med omsetning på høyst 50 000 kroner i året lettelser i bokføringsreglene, men § 6-1 gjelder fortsatt også for dem (ny § 1-2 i bokføringsforskriften). Lettelsen gjelder ikke mva-registrerte eller regnskapspliktige.

Varelageret telles ved regnskapsårets slutt, for de fleste 31. desember. Fører du et betryggende lagerregnskap, kan du telle i løpet av året, så lenge tilgang og avgang fra tellingen til årets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte (§ 6-1 første ledd). Altinn råder til å telle så nær avslutningsdatoen som mulig, og skriver at listene skal dateres og signeres av den som har talt. Listene er dokumentasjon av balansen og oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13).

Skattemessig settes varene til anskaffelsesverdi, og for varer som ikke kan individualiseres, regnes de først anskaffede som solgt først (skatteloven § 14-5 annet ledd). Nedskrivning for ukurans eller prisfall er ikke tillatt skattemessig. I regnskapet gjelder laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi (regnskapsloven § 5-2). Invenva fører innkjøpsprisen som et glidende vektet gjennomsnitt av leveransene, med frakt og toll du legger inn på leveransen. For varer som har steget eller falt i pris i løpet av året, skriver du kostprisen etter først inn, først ut når du fører den skattemessige verdien. Er du mva-registrert, bruker du priser uten mva.

Det andre arket i malen, «Varetellingsliste», har foretakets navn, regnskapsår, listenummer, tellested, telledato og verdsettelsesmetode, kolonnene varens art og artikkelnummer, kvantum, enhet, kostpris, sum kostpris (skattemessig), nedskrivning for ukurans og sum virkelig verdi, en summeringslinje og signaturlinjer for den som talte og den som kontrollerte.

Slik hjelper Invenva med varetellingen ved årsslutt

Ved årsslutt teller gjerne flere samtidig. I Invenva teller hver person sine hyller på sin egen telefon, og hver telling som legges inn, lagres med navn og klokkeslett. Du kan skanne strekkoder i stedet for å taste antall. Signaturene settes på den utskrevne listen.

Når tellingen er lagt inn, gir Excel-eksporten av lageret hver vare med antall, enhet, innkjøpspris og verdi til kostpris (kolonnene «Innkjøpspris» og «Til kostpris»). Det er tallene til kvantum, kostpris og sum kostpris på listen, og summen er én SUMMER-formel. Team og eksport hører til de betalte abonnementene.

I nettappen (invenva.com/app) kan Excel-filen fra Rapporter også gi beholdningen av hver vare ved slutten av en periode som er over, og verdien til kostpris den dagen. Velg en egendefinert periode som er avsluttet, åpne Data (Excel) og slå på «Lager ved periodens slutt». Slik kan du fylle ut listen i januar med beholdningen og verdien til kostpris per 31. desember, selv om nye leveranser har kommet i mellomtiden. Det er en beholdning regnet ut fra bevegelsene i Invenva, ikke en telling: en telling du har lagt inn innen 31. desember, er med, en senere telling er ikke det, og utlånte varer er ikke med. Teller du for eksempel 15. desember og legger inn tellingen samme dag, gir filen beholdningen 31. desember med alle bevegelser etter tellingen. Om lagerregnskapet ditt er betryggende nok til å telle før årsslutt, avgjør du sammen med regnskapsføreren. Funksjonen hører til de betalte abonnementene og krever nett, og appene for iPhone og Android får den i neste oppdatering.

Varer du har lånt ut, eier du fortsatt. Invenva trekker dem fra lageret når de lånes ut, og listen Utlånt viser hva som er hos hvem og hvor mye, så du kan føre dem på varetellingslisten.

Slik gjør du det i Invenva

Lagertelling i Invenva er dette samme arket, bare levende: rader flytter seg aldri, å hake av en rad holder den på plass, en differanse får en årsak med en gang ved hyllen, du kan skanne strekkoder i stedet for å taste, og Bruk skriver én tellepost med før og etter for hver linje som ble endret. To personer kan fordele hyllene mellom seg på to telefoner. Livedemoen har en eksempeltelling klar til å prøve.