Slik gjør du varetelling i en liten butikk uten å miste en hel dag

Hvorfor tallene slutter å stemme

Hver butikk som aldri har telt, tror på tallene sine. Hver butikk som har telt, vet bedre. Tallene og hyllen glir fra hverandre av kjedelige grunner: en flaske knuste og ingen skrev det ned, en eske ble tatt til butikkens eget bruk, en leveranse kom ufullstendig, et salg ble slått inn på feil vare, og noen ganger gikk noe ut døren. Ingenting av dette dukker opp i tallene av seg selv. En telling er det eneste øyeblikket der tallene og hyllen møtes.

Derfor er en telling verdt det selv når den ikke finner noe. En telling som stemmer, er et bevis, og neste gang et tall ser rart ut, vet du at det var riktig for en måned siden.

Før du starter

Velg et tidspunkt der lageret står stille: etter stengetid, før første leveranse eller en rolig formiddag. Kan du ikke stoppe salget, noter starttidspunktet og tell hvert område i ett strekk, slik at et salg under tellingen ikke faller mellom to personer.

Forbered deretter listen. Hver vare med antallet systemet viser, i den rekkefølgen hyllene faktisk gås gjennom, ikke alfabetisk. Hvis to teller, gi hver av dem en hel hylle eller et helt rom. To personer på samme hylle er den sikreste måten å telle den samme esken to ganger på.

• Skriv ut listen eller åpne den på telefonen, én linje per vare, bokført antall ved siden av.
• Bli enige om enheten før noen starter: teller en kasse som én, eller som tolv?
• Ha en penn eller et notatfelt klart til årsaken når en linje ikke stemmer.

Telle uten å miste oversikten

Tell det du har i hånden, ikke det som burde være der. Den vanligste tellefeilen er å kikke på bokført antall, se et rimelig tall og huke av. Dekk til bokført antall om du må. Tell først, sammenlign etterpå.

Huk av hver linje i det øyeblikket den er ferdig, og la den stå nøyaktig der den er. Lister som sorterer seg selv på nytt når du huker av, eller som automatisk skjuler telte rader, får folk til å miste oversikten ved en ekte hylle. En liste som blir stående, er raskere.

Når en linje ikke stemmer, skriv årsaken nå, ved hyllen, mens du fortsatt kan se den skadde esken eller den tomme plassen: skadet, utløpt, mistet, feiltelling, tyveri. Årsaker samlet inn en time senere er gjetninger.

Etter tellingen

Gå gjennom avvikene før du fører inn noe. Et stort avvik fortjener en ny telling av akkurat den linjen; det tar et minutt, og det er der de fleste tellefeilene gjemmer seg. Før deretter inn alle rettelsene i ett steg, slik at historikken viser én telling, på én dato, av én person, med før og etter for hver linje.

Ta vare på den posten. En telling som føres inn i det stille ved å endre antallene ett om gangen, kan ikke etterprøves senere og sier ikke om svinnet øker eller synker. Seks måneder med tellinger er det som gjør en vag følelse av at «ting forsvinner», til et tall du kan handle på.

Hvor ofte

En liten butikk klarer seg godt med en full telling en gang i måneden og en kort telling hver uke av de tjue varene som beveger seg mest. Det er der avvikene oppstår, og tjue linjer tar et kvarter. Et lager med hundrevis av linjer går som regel over til rullerende telling: en ny seksjon hver uke, slik at hver hylle telles noen ganger i året uten at butikken må stenge.

Legg den fulle tellingen til slutten av regnskapsåret. Verdsettelsen regnskapsføreren ber om, er akkurat den tellingen ganget med kostpris, og en telling du allerede gjør, koster ingenting ekstra.

Varetelling ved årsslutt

Alle bokføringspliktige, også enkeltpersonforetak, skal telle varelageret ved regnskapsårets slutt (bokføringsforskriften § 6-1). Fører du et betryggende lagerregnskap, kan du telle i løpet av året, så lenge tilgang og avgang fra tellingen til årsslutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte. Dokumentasjonen skal vise varens art, kvantum med måleenhet og verdi for hver vare med en summeringskolonne, hvordan verdiene er beregnet og, for regnskapspliktige, både regnskapsmessig og skattemessig verdi.

Bokfør hver leveranse og hvert salg frem til tellingen starter; holder butikken åpent, venter nye leveranser uåpnet på et merket sted, og hvert salg under tellingen noteres med klokkeslett. Hver telefon får sine egne hyller, og en ferdig hylle merkes, så ingen teller den på nytt. Listen skal være datert og vise hvem som telte, og tellelister på papir nummereres før tellingen. Ta med ukurante varer også. Varer du har lånt ut til en kunde, er fortsatt dine, men står ikke i hyllen: før dem inn på varetellingslisten fra listen Utlånt i Invenva, ikke i tellingen.

Skattemessig settes varene til anskaffelsesverdi etter først inn, først ut, uten nedskrivning (skatteloven § 14-5). Invenva fører innkjøpsprisen som et vektet gjennomsnitt; for varer som har endret pris i løpet av året, skriver du kostprisen etter først inn, først ut på listen. Teller du på papir, kan du bruke vår gratis varetellingsliste i Excel. Det andre arket, Varetellingsliste, har nummer, kvantum med enhet, kostpris, sum kostpris (skattemessig), nedskrivning for ukurante varer, sum virkelig verdi og signaturlinjer.

Feilene vi ser oftest

• Å telle etter hukommelsen, eller fra bokført antall, i stedet for fra hyllen.
• Å rette antall ett om gangen i løpet av uken og kalle det en telling.
• To personer på samme hylle, eller ingen som vet sikkert hvem som talte bakrommet.
• Å telle på nytt bare linjene med store avvik og stole på resten.
• Aldri å skrive ned årsaken, slik at et år med svinn står uten forklaring.

Slik gjør du det i Invenva

Lagertelling i Invenva er bygget rundt nøyaktig denne listen: hver rad starter med bokført antall, du huker av rader på stedet og de blir der de er, en rad som ikke stemmer, får en årsak med en gang, og Bruk skriver én tellingspost med hvem, når, før og etter for hver linje som ble endret. Du kan skanne strekkoder for å telle i stedet for å taste, og en telling kan begrenses til én kategori eller én hylle.

To personer kan fordele hyllene mellom seg på to telefoner. Med Pro på årsbasis er de første 7 dagene gratis: nok til å telle hele butikken, legge inn resultatet og eksportere lagerlisten til regnskapsføreren.