Bestellijst voor leveranciers, Excel-sjabloon met het totaal al berekend

Wat er in het bestand staat

Bovenaan: leverancier, datum, wie bestelde, leveringsdatum en een notitie. Daaronder dertig regels: naam, eenheid, aantal, inkoopprijs en het regeltotaal (berekend), met het totaal van de bestelling onderaan. Het blad past op één afgedrukte pagina, dus het kan op papier of als pdf naar de leverancier.

Zo gebruik je het

Loop één keer per week met het blad langs de schappen en schrijf een regel voor alles wat opraakt. Maak één bestelling per leverancier zodat het blad direct naar hen kan, en houd de inkoopprijs actueel: het totaal onderaan is alleen zo betrouwbaar als die kolom.

• Bestel in de eenheid van de leverancier (dozen), ook als je per stuk verkoopt.
• Noteer de leverdatum op het blad: dan is een ontbrekende doos binnen die week makkelijker na te trekken.
• Zodra de levering aankomt, vink elke regel af op basis van wat er echt binnenkwam, niet op basis van de bestelling.

Waar de spreadsheet ophoudt

Het blad weet niet wat er verkocht is sinds je langs de schappen liep, kan je niet vooraf herinneren aan de levering en kan de ontvangen goederen niet in voorraad boeken. Elke levering wordt een tweede invoerklus, en daar beginnen de cijfers te schuiven.

Zo werkt het in Invenva

Een bestelling in Invenva zet alles wat zijn minimum heeft bereikt of eronder zit bovenaan, in rood, en vanuit het filter Lage voorraad wordt je selectie met een paar tikken een bestelling. De apps voor iPhone en Android herinneren je een dag voor de levering, en bij aankomst boekt de ontvangstlijst elke regel in één stap in voorraad, met het aantal dat echt binnenkwam. Met een betaald abonnement gaat de bestelling ook als een nette PDF naar de leverancier.