Voorraad tellen in een kleine winkel zonder er een dag aan kwijt te zijn

Waarom de cijfers gaan afwijken

Elke winkel die nog nooit geteld heeft, gelooft zijn administratie. Elke winkel die geteld heeft, weet beter. Voorraad wijkt af om saaie redenen: een fles brak en niemand schreef het op, een doos werd voor de winkel zelf gebruikt, een levering kwam niet compleet aan, een verkoop werd op het verkeerde product aangeslagen, en soms liep er iets de deur uit. Niets daarvan verschijnt vanzelf in de administratie. Een telling is het enige moment waarop de administratie en het schap elkaar tegenkomen.

Daarom is een telling ook de moeite waard als ze niets vindt. Een telling die klopt is bewijs, en de volgende keer dat een getal vreemd oogt, weet je dat het een maand geleden goed was.

Voordat je begint

Kies een moment waarop de voorraad stilstaat: na sluitingstijd, voor de eerste levering, of een rustige ochtend. Kun je de verkoop niet stilleggen, noteer dan de begintijd en tel elk gebied in één keer, zodat een verkoop tijdens het tellen niet tussen twee mensen door glipt.

Maak daarna de lijst. Elk product met het aantal dat de administratie opgeeft, in de volgorde waarin je echt langs de schappen loopt, niet alfabetisch. Tellen er twee mensen, geef dan ieder een heel schap of een hele ruimte. Twee mensen op hetzelfde schap: zo wordt dezelfde doos twee keer geteld.

• Print de lijst of open hem op de telefoon, één regel per product, de boekvoorraad ernaast.
• Spreek de eenheid af voordat iemand begint: telt een doos als één, of als twaalf?
• Houd een pen of een notitieveld bij de hand voor de reden als een regel niet klopt.

Tellen zonder de draad kwijt te raken

Tel wat je in je hand hebt, niet wat er zou moeten liggen. De meest gemaakte telfout: een blik op de boekvoorraad, een aannemelijk getal zien, en afvinken. Dek de boekvoorraad desnoods af. Eerst tellen, dan vergelijken.

Vink elke regel af zodra hij klaar is en laat hem precies staan waar hij staat. Lijsten die zichzelf herschikken bij het afvinken, of die getelde regels automatisch verbergen, laten mensen hun plek op een echt schap kwijtraken. Een lijst die blijft staan is sneller.

Klopt een regel niet, schrijf de reden dan meteen op, bij het schap, zolang je de beschadigde doos of de lege plek nog ziet: beschadigd, verlopen, kwijt, telfout, diefstal. Redenen die een uur later verzameld worden, zijn gissingen.

Na de telling

Bekijk de verschillen voordat je iets doorvoert. Een groot verschil verdient een hertelling van die ene regel; het kost een minuut en daar zitten de meeste telfouten. Voer daarna alle correcties in één stap door, zodat de administratie één telling laat zien, op één datum, door één persoon, met voor en na per regel.

Bewaar dat record. Een telling die stilletjes wordt doorgevoerd, door aantallen één voor één aan te passen, is later niet te controleren en zegt niet of het verlies stijgt of daalt. Zes maanden aan tellingen maken van het vage gevoel dat ‘er dingen verdwijnen’ een getal waar je iets mee kunt.

Hoe vaak

Een kleine winkel redt het goed met een volledige telling eens per maand en elke week een korte telling van de twintig producten die het hardst gaan. Dat zijn de producten die afwijken, en twintig regels kosten een kwartier. Een magazijn met honderden regels stapt meestal over op cyclisch tellen: elke week een ander deel, zodat elk schap een paar keer per jaar geteld wordt zonder ooit te sluiten.

Laat de volledige telling samenvallen met het einde van je boekjaar. De waardering die je boekhouder vraagt, is die telling maal de inkoopprijs, en een telling die je toch al doet kost niets extra.

De voorraadtelling per einde jaar

Een voorraadtelling op een vast formulier is in Nederland niet wettelijk verplicht. Wel moet elke ondernemer een administratie voeren waaruit zijn rechten en plichten blijken (art. 52 AWR), en de Belastingdienst rekent de voorraadadministratie tot de basisgegevens die je zeven jaar bewaart. De telling aan het einde van het boekjaar levert het getal dat je boekhouder op de balans zet. Elke doos die je mist, maakt je winst lager, en elke doos die je twee keer telt, maakt hem hoger.

Boek elke levering en verkoop tot het moment dat je begint; blijft de winkel open, dan staan nieuwe leveringen ongeopend op een gemarkeerde plek en noteer je de tijd van elke verkoop tijdens de telling. Elke telefoon krijgt zijn eigen schappen, en een schap dat klaar is, markeer je, zodat niemand het opnieuw telt. Zet op de lijst de datum van de telling, de balansdatum waar die voor staat en wie er telde. Wat je aan een klant hebt uitgeleend, is nog van jou maar staat niet op het schap: zet het vanuit de lijst Uitgeleend in Invenva op de voorraadlijst, niet in de telling.

Je waardeert de voorraad volgens goed koopmansgebruik, meestal tegen inkoopprijs zonder aftrekbare btw of de lagere marktwaarde, en elk jaar op dezelfde manier (art. 3.25 Wet IB 2001); Invenva rekent met een voortschrijdend gewogen gemiddelde inkoopprijs. Tel je op papier, gebruik dan ons gratis Excel-sjabloon voor de voorraadtelling. Het tweede tabblad, Voorraadlijst, maakt er de lijst per jaareinde van: regelnummer, inkoopprijs per eenheid zonder btw, waarde, totale voorraadwaarde en twee regels voor een handtekening.

Fouten die we het vaakst zien

• Uit het hoofd tellen, of vanaf de boekvoorraad, in plaats van vanaf het schap.
• Door de week aantallen één voor één aanpassen en dat een telling noemen.
• Twee mensen op hetzelfde schap, of niemand weet zeker wie het magazijn had.
• Alleen de regels met grote verschillen hertellen en de rest vertrouwen.
• De reden nooit opschrijven, zodat een jaar verlies geen verklaring heeft.

Zo doe je het in Invenva

De Voorraadtelling in Invenva is precies rond deze lijst gebouwd: elke regel begint met de boekvoorraad, je vinkt regels ter plekke af en ze blijven staan, een afwijkende regel krijgt meteen een reden, en Toepassen schrijft één tellingsrecord met wie, wanneer, voor en na per gewijzigde regel. Je kunt barcodes scannen om te tellen in plaats van te typen, en een telling kan beperkt worden tot één categorie of één schap.

Twee mensen kunnen de schappen verdelen over twee telefoons. Met het jaarlijkse Pro-abonnement zijn de eerste 7 dagen gratis: genoeg om de hele winkel te tellen, het resultaat toe te passen en de voorraadlijst voor de boekhouder te exporteren.