Gratis Excel-sjabloon voor voorraadbeheer, met voorraad in en uit

Wat er in het bestand zit

Twee bladen. Het blad Voorraad heeft ruimte voor 500 producten, één rij per product: naam, aantal, eenheid, beginvoorraad, voorraad in, voorraad uit, lage voorraad, verkoopprijs, inkoopprijs, voorraadwaarde, categorie en notities. Op het blad Activiteit zet je een rij telkens als er goederen binnenkomen of weggaan: datum, artikel, voorraad in, voorraad uit en notitie. Vier kolommen vullen zichzelf: voorraad in en voorraad uit tellen de rijen op Activiteit op, het aantal is de beginvoorraad plus alles wat binnenkwam min alles wat eruit ging, de voorraadwaarde is aantal maal prijs, en de totale voorraadwaarde staat bovenaan. Een rij wordt rood als het aantal het getal bij lage voorraad bereikt of onder nul zakt.

Zo gebruik je het

Zet je producten één keer op het blad Voorraad, met wat er vandaag op het schap ligt als beginvoorraad. Voeg daarna op Activiteit een rij toe telkens als er goederen binnenkomen of weggaan, en kies het product uit de lijst in de kolom Artikel, zodat de namen altijd kloppen. Typ het aantal nooit zelf: het volgt Activiteit.

• Zet de eenheid één keer per product: stuks, dozen of kilo's.
• Stel het getal voor lage voorraad per product in, niet één getal voor alles.
• Tel in de eenheid waarin je verkoopt: een doos is één, twaalf flessen zijn twaalf.

Waar de spreadsheet ophoudt

Het bestand kan je niet vertellen wie een getal heeft veranderd, kan je niet waarschuwen op je telefoon en is niet zonder gedoe te bewerken op een magazijnschap. Dat is eventjes prima. Zodra twee mensen aan de voorraad zitten of je een keer hebt gevraagd wie dit heeft veranderd, heeft het blad zijn werk gedaan.

Zo doe je het in Invenva

De kolommen op het blad Voorraad dragen Invenva's eigen namen, dus het importscherm herkent ze zonder koppelen: kies het bestand, bevestig, en elk product komt binnen met zijn huidige aantal en een geschiedenisregel. Vanaf dan draagt elke wijziging een naam en een tijd, krijg je bij lage voorraad een melding op je telefoon, en staat dezelfde lijst op het schap en op kantoor. Het hele bestand importeren en op elk moment weer naar Excel exporteren horen bij Pro.