Sjabloon voor voorraadtelling in Excel, met het verschil al berekend

Wat er in het bestand zit

Het eerste tabblad, Voorraadtelling, is de telling zelf. Bovenaan: de datum, wie er telde en de locatie. Daaronder één rij per product: naam, eenheid, de hoeveelheid volgens je administratie, de hoeveelheid die je telde, het verschil (voor je berekend), een reden en notities. Een rij wordt rood zodra geteld en geboekt aantal niet overeenkomen, zodat de controle achteraf minuten kost, geen hele avond. Afgedrukt heeft het lijnen voor elk product en minstens dertig, dus een leeg exemplaar werkt ook als papieren formulier.

Het tweede tabblad, Voorraadlijst, maakt van de telling de gewaardeerde voorraadlijst per jaareinde. Elke regel neemt omschrijving, eenheid en getelde hoeveelheid over van dezelfde regel op het tabblad Voorraadtelling en krijgt automatisch een regelnummer. Je vult de inkoopprijs per eenheid zonder btw in; de waarde per regel en de totale voorraadwaarde worden automatisch berekend, en een regel zonder aantal of inkoopprijs kleurt oranje. Bovenaan staan regels voor het bedrijf, de peildatum van de voorraad, de datum van de telling, wie er telde, de locatie en de waarderingsmethode. Voeg regels toe, verwijder of sorteer ze op Voorraadtelling voordat je prijzen invult, want elke regel volgt dezelfde regel daar. Elke afgedrukte pagina heeft onderaan het paginanummer en invenva.com, de voorraadlijst daarbij twee regels voor een handtekening, en het teltabblad heeft onder de titel een link naar invenva.com.

Zo tel je ermee

Vul de geboekte hoeveelheden in voordat je begint, in de volgorde waarin je echt langs de schappen loopt, en druk het formulier dan af of open het op een tablet. Tel wat je in je hand hebt, niet wat het formulier zegt, en schrijf de reden meteen op: beschadigd, verlopen, kwijt, telfout, diefstal. Een reden die je een uur later probeert te herinneren is gokwerk.

• Geef elke persoon een heel schap of een hele ruimte, nooit hetzelfde schap twee keer.
• Tel bij sluitingstijd of voor de eerste levering, wanneer niets beweegt.
• Tel alleen de rijen met verschil opnieuw voordat je iets corrigeert.

Na de telling

Verwerk de correcties in één keer en bewaar het formulier: een telling met datum, naam en redenen is het record dat ‘er verdwijnt iets’ omzet in een getal. Zes maanden van deze formulieren vertellen je of de derving stijgt.

Zo werkt het in Invenva

De voorraadtelling in Invenva is dit formulier, maar dan live: rijen verspringen nooit, een rij aanvinken houdt hem op zijn plek, een afwijkende rij krijgt meteen een reden bij het schap, je scant barcodes in plaats van te typen, en Toepassen schrijft één telrecord met voor en na voor elke gewijzigde regel. Twee mensen kunnen de schappen verdelen over twee telefoons. De live demo heeft een voorbeeldtelling klaar om te proberen.