Een voorraadbeheer-app kiezen voor een klein bedrijf: zeven vragen die ertoe doen

Begin in het magazijn, niet bij de lijst met functies

Voorraadapps worden verkocht met lijsten van functies, en die lijsten lijken allemaal op elkaar. De verschillen die ertoe doen zie je bij het schap: of degene die een levering uitpakt die met één hand kan inboeken, of een foute invoer terug te vinden en ongedaan te maken is, of de cijfers op de telefoon en op de laptop hetzelfde zijn. Deze zeven vragen komen uit het meekijken met kleine bedrijven die hun voorraad gingen bijhouden, en waar ze vastliepen.

1. Werkt hij waar de voorraad ligt?

Voorraad ligt in een achterruimte met slecht bereik, op een marktkraam, in een bus. Als de app voor elke wijziging verbinding nodig heeft, worden wijzigingen uitgesteld en lopen de cijfers achter. Zoek een app die offline werkt en later synchroniseert, en die op een telefoon net zo goed draait als op een computer, want wie telt en wie bestelt is vaak niet dezelfde persoon.

2. Bewaart hij de geschiedenis van elke wijziging?

Een aantal dat je zomaar kunt aanpassen is een aantal dat niemand vertrouwt. Elke voorraadwijziging hoort een boeking te zijn met wie, wanneer, hoeveel en waarom, en een foute boeking draai je terug met een nieuwe boeking, die je nooit stilletjes corrigeert. Zo kun je een maand later nog antwoorden op ‘waarom komen we er drie tekort?’.

3. Kan het team ermee werken, met grenzen?

De eigenaar bestelt, het personeel verplaatst voorraad, de boekhouder kijkt mee. Een app hoort ieder precies dat te geven: rollen, een uitnodigingscode of link en geen manier waarop een nieuwe collega per ongeluk een product wist. Let op prijzen per gebruiker; een team van vijf hoort geen vijf abonnementen te kosten.

4. Krijg je je gegevens eruit?

Zoek eerst de exportknop. Excel voor de boekhouder, PDF voor de leverancier, en de hele voorraadlijst als je ooit vertrekt. Een app die makkelijk importeert maar slecht exporteert is een val. Gegevens die je niet mee kunt nemen zijn niet van jou.

5. Telt en bestelt hij, of maakt hij alleen een lijst?

Een lijst met producten is het makkelijke deel. Het werk zit in voorraadtellingen die een boeking achterlaten, meldingen bij lage voorraad die komen voordat het schap leeg is, bestellingen bij de leverancier die je als checklist aan een collega kunt geven, en rapporten die zeggen wat de voorraad waard is en wat er is verplaatst. Vraag om een telling en een bestelling te zien, niet het productscherm.

6. Wat kost hij als je groeit?

Lees de prijspagina voor het tweede jaar, niet voor de eerste maand. Prijs per gebruiker, prijs per vestiging en betaalde extra's voor export of barcodelabels zijn de plekken waar een goedkoop plan duur wordt. Eén vaste prijs voor het hele team plant makkelijker, en een gratis plan met echte grenzen laat je met je eigen voorraad testen voordat je betaalt.

7. Gaat het personeel hem echt gebruiken?

Het beste systeem is het systeem dat op een drukke zaterdag wordt gebruikt. Als een levering inboeken zes tikken kost, gebeurt het maandag uit het hoofd. Geef de app aan degene die hem het meest gaat gebruiken en kijk hoe die tien echte producten toevoegt. Heeft die uitleg nodig, zoek dan verder.

Wat je op dag één niet nodig hebt

Overboekingen tussen meerdere magazijnen, koppeling met de kassa, synchronisatie met de boekhouding, goedkeuringsstappen voor inkooporders. Voor sommige bedrijven echte behoeften, voor de meeste kleine alleen ruis. Kies een app die dat later kan toevoegen in plaats van een die je dwingt het nu in te stellen.

Zo test je een app in één middag

• Open de demo of een gratis account en voeg twintig echte producten toe, met barcodes als je die hebt.
• Boek vanaf een telefoon een levering in en een paar verkopen uit, en controleer daarna de cijfers op een computer.
• Doe een voorraadtelling van die twintig producten en bekijk de boeking die overblijft.
• Exporteer naar Excel en open het bestand. Staat alles erin?
• Maak één van de boekingen ongedaan en kijk of de geschiedenis nog klopt.

Hoe Invenva deze vragen beantwoordt

Invenva draait op iPhone en Android en in elke browser, werkt offline en bewaart elke wijziging als een beweging met persoon en tijd. Teams sluiten aan met een code en krijgen rollen; elk plan heeft één prijs voor iedereen die erin zit, zonder kosten per lid. Tellingen, bestellingen, meldingen en rapporten zitten in elk plan; een heel Excel-bestand importeren en exporteren naar Excel en PDF horen bij de betaalde plannen. Zonder abonnement heb je in totaal 20 artikelen en 20 voorraadacties, genoeg om de app uit te proberen; de live demo opent een voorbeeldmagazijn zonder account, de snelste manier om de middagtest hierboven te doen.