Voorraadbeheer in Excel: waar de spreadsheet vastloopt en wat dan

Een spreadsheet is een prima begin

De meeste winkels beginnen met een sheet: één rij per product, een kolom voor het aantal, misschien een prijs. Het is gratis, iedereen kan ermee overweg en het past zich aan elk bedrijf aan. Beheer je in je eentje een voorraad die een paar keer per week verandert, dan is een spreadsheet misschien alles wat je ooit nodig hebt, en niets op deze pagina wil je daarvan afbrengen.

Waar het vastloopt

Eén bestand, veel handen. Zodra een tweede persoon de sheet bewerkt, heb je versies. De kopie op de laptop in de winkel zegt 14, die op de telefoon zegt 12, en die in de mail van dinsdag zegt 15. Gedeelde online sheets lossen de versies op, maar niet het volgende probleem.

Geen geschiedenis. Een overschreven cel is weg. Niemand kan zeggen of 12 een 9 werd omdat er drie verkocht zijn, omdat er één brak en twee verkocht zijn, of omdat iemand zich vertikte. Als een getal niet klopt, kan de sheet niet zeggen wie het veranderd heeft of wanneer.

Geen toegang bij het schap. Een spreadsheet bewerken op een telefoon in het magazijn is een ramp: de verkeerde cel, het toetsenbord over de rij, geen barcode. Dus worden wijzigingen op papier gezet en later ingetikt, of helemaal niet. De sheet is zo actueel als de laatste avond dat iemand ervoor ging zitten.

Formules gaan stuk. De bestelkolom die in januari werkte, klopt niet meer als iemand in maart een rij invoegt. Niemand merkt het tot er een bestelling gemist is.

Signalen dat het tijd is om over te stappen

• Meer dan één persoon komt aan de voorraad.
• Je hebt ‘wie heeft dit veranderd?’ gevraagd en geen antwoord gekregen.
• Er zijn meer dan honderd producten, of producten met een barcode.
• Een telling kost een avond en een week later klopt de sheet alweer niet.
• Je wilt een waarschuwing voordat iets op is, niet erna.

Overstappen zonder iets te verliezen

Niet overtikken. Een goede app importeert de sheet die je al hebt: je kiest het bestand, bevestigt welke kolom de naam, het aantal, de prijs en de barcode is, en elke rij komt binnen met zijn beginvoorraad. Bewaar de spreadsheet een maand als back-up, houd beide een week bij om te controleren of de aantallen kloppen, en stop dan met het bijwerken van de sheet.

Het enige waar je vóór de overstap op moet staan is de weg terug. Een app moet je hele voorraad op elk moment naar een Excel-bestand kunnen exporteren, zodat je nooit vastzit en je boekhouder krijgt waar hij om vraagt.

Waar je op let bij de app

• Importeren uit Excel of CSV, en op elk moment terug exporteren naar Excel.
• Een regel in de geschiedenis voor elke wijziging: wie, wanneer, hoeveel en waarom.
• Werkt op de telefoon in het magazijn, offline als het moet, en op de computer aan het bureau.
• Barcodes scannen met de camera, zodat een voorraadwijziging twee tikken is.
• Een voorraadtelling die een verslag bewaart, niet alleen een aanpassing van de aantalkolom.

Zo doe je het in Invenva

Invenva importeert .xlsx- en CSV-bestanden, koppelt kolommen aan je velden, slaat dubbele producten over en boekt elke rij met een beginmutatie, zodat de geschiedenis op dag één begint. Met de optie Bestaande artikelen bijwerken werkt hetzelfde bestand in plaats daarvan de producten bij die je al hebt: in de webapp nu al, in de apps voor iPhone en Android vanaf hun volgende update. Elke latere wijziging is een mutatie met een persoon en een tijd. Een heel bestand importeren en exporteren naar Excel en PDF horen bij de betaalde abonnementen, en de exports dragen jouw bedrijfsnaam, niet de onze. Wil je zien hoe een sheet eruitziet als hij een voorraadlijst is geworden, dan opent de live demo een voorbeeldmagazijn zonder account.