Como escolher um app de controle de estoque para um pequeno negócio: sete perguntas que importam

Comece pelo estoque, não pela lista de recursos

Apps de estoque são vendidos por listas de recursos, e as listas são todas iguais. As diferenças que importam aparecem na prateleira: se quem abre uma entrega consegue registrá-la com uma mão, se um lançamento errado pode ser encontrado e desfeito, se os números são os mesmos no celular e no computador. Estas sete perguntas vêm de observar pequenos negócios organizando o controle de estoque e de onde eles travaram.

1. Funciona onde a mercadoria está?

A mercadoria fica em um depósito nos fundos sem sinal, em uma barraca de feira, em uma van. Se o app precisa de conexão para cada alteração, as alterações ficam para depois e os registros atrasam. Procure um app que funcione offline e sincronize depois, e que rode no celular tanto quanto no computador, porque quem conta e quem faz o pedido muitas vezes não são a mesma pessoa.

2. Guarda o histórico de cada alteração?

Uma quantidade que pode ser simplesmente editada é uma quantidade em que ninguém confia. Cada mudança de estoque deve ser um registro com quem, quando, quanto e por quê, e um registro errado deve ser revertido com um lançamento novo, nunca corrigido em silêncio. É isso que permite responder um mês depois a “Por que faltam três?”.

3. A equipe consegue usar, com limites?

O dono faz o pedido, os funcionários movimentam a mercadoria, o contador consulta. Um app deve dar a cada um exatamente isso: perfis de acesso, um código ou link de convite e nenhuma forma de um novato apagar um produto sem querer. Cuidado com preço por usuário; uma equipe de cinco pessoas não deveria custar cinco assinaturas.

4. Dá para tirar seus dados de lá?

Antes de qualquer coisa, encontre o botão de exportar. Excel para o contador, PDF para o fornecedor e a lista completa do estoque caso um dia você saia. Um app que importa fácil e exporta mal é uma armadilha. Dado que você não pode levar não é seu.

5. Ele conta e repõe, ou só lista?

A lista de produtos é a parte fácil. O trabalho está nas contagens de estoque que deixam registro, nos alertas de estoque baixo que chegam antes da prateleira esvaziar, nos pedidos ao fornecedor que você passa a um colega como uma lista de conferência e nos relatórios que dizem quanto vale o estoque e o que se movimentou. Peça para ver uma contagem e um pedido, não a tela do produto.

6. Quanto custa quando você cresce?

Leia a página de preços pensando no segundo ano, não no primeiro mês. Preço por usuário, preço por loja e adicionais pagos para exportação ou etiquetas de código de barras são onde um plano barato fica caro. Um preço fixo para a equipe inteira é mais fácil de planejar, e um plano gratuito com limites reais deixa você testar com o seu próprio estoque antes de pagar.

7. A equipe vai usar de verdade?

O melhor sistema é o que é usado em um sábado cheio. Se registrar uma entrega leva seis toques, vai ser feito na segunda, de memória. Entregue o app para a pessoa que mais vai usar e veja essa pessoa cadastrar dez produtos reais. Se precisar de instruções, continue procurando.

O que você não precisa no primeiro dia

Transferências entre vários depósitos, integração com o PDV, sincronização contábil, fluxos de aprovação de pedidos de compra. São necessidades reais para alguns negócios e ruído para a maioria dos pequenos. Escolha um app que possa acrescentar isso depois, em vez de um que obrigue você a configurar tudo agora.

Como testar um app em uma tarde

• Abra a demo ou uma conta gratuita e cadastre vinte dos seus produtos reais, com código de barras se tiver.
• Registre uma entrada de mercadoria e algumas vendas pelo celular, depois confira os números em um computador.
• Faça uma contagem de estoque desses vinte produtos e veja o registro que ela deixa.
• Exporte para Excel e abra o arquivo. Está tudo lá?
• Desfaça um dos lançamentos e veja se o histórico continua fazendo sentido.

Como o Invenva responde a essas perguntas

O Invenva roda no iPhone, no Android e em qualquer navegador, funciona offline e guarda cada alteração como uma movimentação com pessoa e horário. Equipes entram com um código e recebem perfis; cada plano tem um único preço para todas as pessoas que inclui, sem custo por membro. Contagens, pedidos, alertas e relatórios vêm em todos os planos; importar uma planilha inteira do Excel e exportar para Excel e PDF vêm com os planos pagos. Sem assinatura você tem 20 itens e 20 ações de estoque no total, o suficiente para testar o app; a demo ao vivo abre um estoque de exemplo sem conta, que é o jeito mais rápido de fazer o teste da tarde descrito acima.