Inventário de estoque no Excel: a contagem com a diferença calculada e a lista de 31/12 com custo e valor total

O que tem no arquivo

A primeira aba, Contagem de estoque, é a contagem em si. No topo vão a data, quem contou e o local. Abaixo, uma linha por produto: nome, unidade, a quantidade que consta no seu sistema, a quantidade que você contou, a diferença (já calculada), um motivo e observações. A linha fica vermelha quando o contado e o registrado não batem, então a conferência depois leva minutos, não uma noite inteira. Impressa, ela sai com linhas para cada produto e pelo menos trinta, então uma cópia em branco também serve de ficha em papel.

A segunda aba, Registro de Inventário, transforma a contagem na lista de 31/12 no formato do modelo 7. Cada linha traz a discriminação, a unidade e a quantidade contada da mesma linha da aba Contagem de estoque e se numera sozinha. Você digita o NCM e o valor unitário; o valor parcial, o valor total por NCM e o total geral são calculados, e uma linha ainda sem quantidade ou valor unitário fica laranja. Inclua, exclua ou ordene linhas na aba Contagem de estoque antes de digitar os preços, porque cada linha acompanha a mesma linha de lá. Cada página impressa traz embaixo o número da página e invenva.com, e a aba da contagem tem um link para invenva.com abaixo do título.

Como contar com ela

Preencha as quantidades do sistema antes de começar, na ordem em que você realmente percorre as prateleiras, e depois imprima ou abra em um tablet. Conte o que está na sua mão, não o que a planilha diz, e escreva o motivo na hora: danificado, vencido, perdido, erro de contagem, furto. Um motivo lembrado uma hora depois é um chute.

• Dê a cada pessoa uma prateleira ou uma sala inteira, nunca a mesma prateleira duas vezes.
• Conte no fechamento ou antes da primeira entrega, quando nada se mexe.
• Reconte só as linhas com diferença antes de corrigir qualquer coisa.

Depois da contagem

Aplique as correções de uma vez e guarde a planilha: uma contagem com data, nome e motivos é o registro que transforma a sensação de “está sumindo coisa” em um número. Seis meses dessas planilhas mostram se a perda está aumentando.

Inventário de 31 de dezembro: o que o Livro Registro de Inventário (modelo 7) pede

Quem é contribuinte do ICMS, inclusive no Simples Nacional, lista o estoque de 31 de dezembro no Livro Registro de Inventário, modelo 7. Para o lucro presumido, o Regulamento do Imposto de Renda é direto: a empresa deve manter o “Livro Registro de Inventário, do qual deverão constar registrados os estoques existentes no término do ano-calendário” (RIR/2018, art. 600, II). No lucro real, o levantamento e a avaliação dos estoques são feitos ao fim de cada período de apuração (RIR/2018, arts. 276 e 304).

O MEI fica de fora: pela Lei Complementar 123/2006 (art. 26, § 1º), ele comprova a receita só com o registro de vendas. A data é a do balanço; sem escrita contábil regular, o último dia do ano. Pelo Regulamento do IPI, o livro é escriturado em até 60 dias a partir dessa data (Decreto 7.212/2010, arts. 475 e 476). Quem entrega a EFD ICMS/IPI informa o inventário de 31/12 no Bloco H do arquivo de fevereiro (Guia Prático da EFD ICMS/IPI).

O estoque é avaliado pelo custo de aquisição, e o custo médio é aceito (RIR/2018, arts. 305 e 307). No modelo 7, o valor unitário é o custo ou o preço de mercado, quando este for menor. O ICMS, o PIS e a Cofins recuperáveis não entram no custo para o Imposto de Renda. O preço de compra no Invenva é um custo médio ponderado móvel, com o frete e a alfândega lançados na entrada, e o custo médio está entre os critérios do art. 307.

Abaixo, o que a lista precisa ter (Decreto 7.212/2010, arts. 472 e 473). A segunda aba do arquivo, Registro de Inventário, segue essa ordem: o número da linha se preenche sozinho, a quantidade vem da contagem da primeira aba, você digita o NCM e o valor unitário, e o valor parcial, o total por NCM e o total geral são calculados.

• Classificação fiscal (NCM): obrigatória na indústria; no comércio, o SPED pede o NCM de itens importados, exportados ou com ICMS retido por substituição tributária
• Discriminação que identifique o produto: espécie, marca, tipo, modelo
• Quantidade na data do balanço e a unidade (quilo, metro, litro, peça)
• Valor unitário pelo custo, ou pelo preço de mercado quando for menor
• Valor parcial (quantidade vezes valor unitário), total por grupo e total geral
• Em separado: mercadorias suas em poder de terceiros e de terceiros em seu poder

Como o Invenva ajuda no inventário de fim de ano

Várias pessoas podem contar ao mesmo tempo, cada uma no seu celular e na sua prateleira, e uma contagem pode ficar limitada a uma categoria ou a uma prateleira. Ao tocar em Aplicar, fica gravado quem contou, quando, e o antes e o depois de cada linha que mudou.

Depois da contagem, exporte o Excel da tela de Estoque (nos planos pagos). Ele traz quantidade, unidade, Preço de compra e A preço de custo de cada produto. O preço de compra é um custo médio refeito a cada entrada, com o frete e a alfândega lançados nela, e A preço de custo é a quantidade vezes o preço de compra. Os campos personalizados viram colunas: crie um campo NCM e ele sai no arquivo.

Se a loja continuou vendendo depois de 31/12, ainda dá para tirar os números daquele dia. No app web, abra Relatórios, escolha um período Personalizado que termine em 31 de dezembro, ligue Estoque no fim do período em Dados (Excel) e toque em Compartilhar. O arquivo traz a quantidade de cada item em 31/12 e a coluna A preço de custo no fim do período, mas não os campos personalizados. Use essa coluna na lista: Valor do estoque no fim do período usa o preço de venda nos produtos que têm um. É um número calculado a partir das movimentações, não uma contagem: uma contagem aplicada até 31/12 entra nele, uma aplicada depois não entra. O recurso precisa de um plano pago, de um período Personalizado já encerrado e de internet. Já está no app web e chega aos apps de iPhone e Android na próxima atualização.

O arquivo do SPED, o Bloco H e a escrituração do livro ficam com o sistema do seu contador. Mercadorias emprestadas saem do estoque no Invenva, mas continuam suas; liste à parte o que está em poder de terceiros, como pede o regulamento, e use a lista Emprestado para ver o que está com quem. Se você lançou o preço de compra com ICMS recuperável dentro, tire o imposto antes de levar o valor para a lista.

Como funciona no Invenva

A Contagem de Estoque no Invenva é essa mesma planilha, ao vivo: as linhas nunca mudam de lugar, marcar uma linha a mantém no lugar, uma linha divergente ganha um motivo na hora, na prateleira, você escaneia o código de barras em vez de digitar, e Aplicar grava um único registro de contagem com o antes e o depois de cada linha que mudou. Duas pessoas podem dividir as prateleiras em dois celulares. A demonstração ao vivo já tem uma contagem de exemplo pronta para testar.