Como fazer contagem de estoque em uma loja pequena sem perder um dia

Por que os números se desencontram

Toda loja que nunca contou acredita nos próprios registros. Toda loja que já contou sabe que não é bem assim. O estoque se desencontra por motivos banais: uma garrafa quebrou e ninguém anotou, uma caixa foi usada pela própria loja, uma entrega chegou incompleta, uma venda foi lançada no produto errado e, às vezes, algo saiu pela porta. Nada disso aparece sozinho nos registros. A contagem é o único momento em que os registros e a prateleira se encontram.

Por isso a contagem vale a pena mesmo quando não encontra nada. Uma contagem que bate é uma prova, e na próxima vez que um número parecer estranho você vai saber que um mês atrás ele estava certo.

Antes de começar

Escolha um momento em que o estoque não se mova: depois de fechar, antes da primeira entrega ou uma manhã tranquila. Se não der para parar as vendas, anote a hora em que começou e conte cada área de uma vez só, para que uma venda durante a contagem não fique perdida entre duas pessoas.

Depois prepare a lista. Cada produto com a quantidade que os registros dizem, na ordem em que as prateleiras são percorridas de verdade, não em ordem alfabética. Se duas pessoas forem contar, dê a cada uma uma prateleira inteira ou uma sala inteira. Com duas pessoas na mesma prateleira, a mesma caixa acaba contada duas vezes.

• Imprima a lista ou abra no celular, uma linha por produto, com a quantidade do sistema ao lado.
• Combinem a unidade antes de começar: uma caixa vale um ou doze?
• Tenha uma caneta ou um campo de observação para o motivo quando uma linha não bater.

Contar sem se perder

Conte o que está na sua mão, não o que deveria estar ali. O erro mais comum é bater o olho na quantidade do sistema, ver um número razoável e marcar. Cubra a quantidade do sistema se precisar. Conte primeiro, compare depois.

Marque cada linha assim que terminar e deixe-a exatamente onde está. Listas que se reordenam conforme você marca, ou que escondem sozinhas as linhas contadas, fazem a pessoa se perder na prateleira de verdade. Uma lista que fica parada é mais rápida.

Quando uma linha não bater, anote o motivo na hora, na frente da prateleira, enquanto ainda dá para ver a caixa danificada ou o espaço vazio: danificado, vencido, perdido, erro de contagem, furto. Motivos recolhidos uma hora depois são chute.

Depois da contagem

Revise as diferenças antes de aplicar qualquer coisa. Uma diferença grande merece uma recontagem só daquela linha; leva um minuto e é onde a maioria dos erros se esconde. Depois aplique todas as correções de uma vez, para que os registros mostrem uma contagem, em uma data, feita por uma pessoa, com o antes e o depois de cada linha.

Guarde esse registro. Uma contagem aplicada em silêncio, editando as quantidades uma por uma, não pode ser conferida depois e não diz se a perda está subindo ou caindo. Seis meses de registros de contagem transformam a sensação vaga de que “as coisas somem” em um número sobre o qual dá para agir.

Com que frequência

Uma loja pequena vai bem com uma contagem completa por mês e uma contagem rápida, toda semana, dos vinte produtos que mais giram. São eles que se desencontram, e vinte linhas levam quinze minutos. Um depósito com centenas de itens costuma passar para a contagem cíclica: um setor diferente a cada semana, de modo que cada prateleira é contada algumas vezes por ano sem nunca fechar.

Alinhe a contagem completa com o fechamento do seu ano contábil. A avaliação que o contador pede é essa contagem multiplicada pelo custo, e uma contagem que você já faz não custa nada a mais.

O inventário de estoque de 31 de dezembro

Toda loja contribuinte do ICMS, inclusive no Simples Nacional, precisa registrar o estoque existente em 31 de dezembro no Livro Registro de Inventário (modelo 7), e as empresas do lucro presumido também mantêm esse livro (RIR/2018, art. 600). O MEI fica de fora: comprova a receita só com o registro de vendas. O lançamento no livro tem prazo de 60 dias após o balanço ou o fim do ano, e quem entrega a EFD ICMS/IPI informa o inventário de 31/12 no Bloco H do arquivo de fevereiro.

Lance cada entrada e cada venda até a hora de começar; se a loja continuar aberta, a mercadoria que chegar espera fechada num lugar marcado e cada venda durante a contagem é anotada com o horário. Cada celular fica com suas prateleiras, e uma prateleira terminada é marcada para ninguém contar de novo. Anote na planilha a data da contagem, a do balanço e quem contou. Mercadoria emprestada a um cliente continua sendo sua, mas não está na prateleira: lance-a num bloco separado do livro a partir da lista Emprestado do Invenva, não na contagem, e a de terceiros em seu poder vai em outro bloco.

O estoque é avaliado pelo custo de aquisição, sem o ICMS, o PIS e a Cofins que você recupera como crédito, e o regulamento do imposto de renda aceita o custo médio (RIR/2018, art. 307), que é como o Invenva calcula o preço de compra. Para contar no papel, use nossa planilha de contagem de estoque grátis para Excel. A segunda aba, Registro de Inventário, segue as colunas do modelo 7: NCM, discriminação, quantidade, unidade, valor unitário, valor parcial e valor total por NCM.

Os erros que mais vemos

• Contar de memória, ou pela quantidade do sistema, em vez de pela prateleira.
• Corrigir quantidades uma por uma durante a semana e chamar isso de contagem.
• Duas pessoas na mesma prateleira, ou ninguém sabe quem ficou com o fundo da loja.
• Recontar só as linhas com diferenças grandes e confiar no resto.
• Nunca anotar o motivo, e um ano de perdas fica sem explicação.

Como fazer no Invenva

A Contagem de estoque no Invenva foi feita exatamente em cima dessa lista: cada linha começa com a quantidade do sistema, você marca as linhas no lugar e elas ficam onde estão, uma linha que não bate recebe um motivo na hora, e Aplicar grava um único registro de contagem com quem, quando, antes e depois de cada linha que mudou. Dá para ler códigos de barras para contar em vez de digitar, e uma contagem pode ficar limitada a uma categoria ou a uma prateleira.

Duas pessoas podem dividir as prateleiras em dois celulares. No plano Pro anual, os primeiros 7 dias são grátis: dá para contar a loja inteira, aplicar o resultado e exportar a lista do estoque para o contador.