Controle de estoque em Excel: onde a planilha não dá conta e o que fazer

Uma planilha é um bom começo

A maioria das lojas começa com uma planilha: uma linha por produto, uma coluna de quantidade, talvez um preço. É de graça, todo mundo já sabe usar e ela se adapta a qualquer negócio. Se você cuida sozinho de um estoque que muda poucas vezes por semana, uma planilha pode ser tudo de que você precisa, e nada nesta página quer convencer você do contrário.

Onde ela deixa de dar conta

Um arquivo, muitas mãos. No momento em que uma segunda pessoa edita a planilha, surgem as versões. A cópia no notebook da loja diz 14, a do celular diz 12 e a do e-mail de terça diz 15. Planilhas compartilhadas online resolvem as versões, mas não o problema seguinte.

Sem histórico. Uma célula sobrescrita se perde. Ninguém sabe dizer se 12 virou 9 porque três foram vendidos, porque um quebrou e dois foram vendidos, ou porque alguém digitou errado. Quando um número parece errado, a planilha não diz quem mudou nem quando.

Sem acesso no estoque. Editar uma planilha no celular dentro do depósito é um sofrimento: a célula errada, o teclado em cima da linha, nenhum código de barras. Então as mudanças vão para o papel e são digitadas depois, ou nunca. A planilha só está atualizada até a última noite em que alguém sentou com ela.

As fórmulas se estragam. A coluna de reposição que funcionava em janeiro dá erro quando alguém insere uma linha em março. Ninguém percebe até um pedido ser perdido.

Sinais de que é hora de trocar

• Mais de uma pessoa mexe no estoque.
• Você já perguntou “quem mudou isso?” e ninguém soube responder.
• Há mais de cem produtos, ou produtos com código de barras.
• Uma contagem leva uma noite inteira e a planilha volta a estar errada uma semana depois.
• Você quer um aviso antes de algo acabar, não depois.

Como trocar sem perder nada

Não redigite. Um bom aplicativo importa a planilha que você já tem: você escolhe o arquivo, confirma qual coluna é o nome, a quantidade, o preço, o código de barras, e cada linha chega com seu estoque inicial. Guarde a planilha como backup por um mês, rode as duas juntas por uma semana para conferir se as quantidades batem e então pare de atualizar a planilha.

A única coisa a exigir antes de trocar é o caminho de volta. Um aplicativo deve exportar todo o seu estoque para um arquivo Excel a qualquer momento, para você nunca ficar preso e o seu contador receber o que pede.

O que procurar no aplicativo

• Importar de Excel ou CSV, e exportar de volta para Excel a qualquer momento.
• Um registro no histórico para cada mudança: quem, quando, quantos e por quê.
• Funciona no celular dentro do depósito, offline se precisar, e no computador da mesa.
• Leitura de código de barras com a câmera, para que uma mudança de estoque sejam dois toques.
• Uma contagem de estoque que deixa registro, não só uma edição da coluna de quantidade.

Como fazer no Invenva

O Invenva importa arquivos .xlsx e CSV, combina as colunas com os seus campos, pula duplicados e registra cada linha com um movimento de abertura, para que o histórico comece no primeiro dia. Com a opção Atualizar itens existentes, a mesma planilha atualiza em vez disso os produtos que você já tem: no app web desde já, e nos apps para iPhone e Android a partir da próxima atualização. Cada mudança depois disso é um movimento com uma pessoa e um horário. Importar uma planilha inteira e exportar para Excel e PDF vêm com os planos pagos, e os arquivos exportados levam o nome do seu negócio, não o nosso. Se quiser ver como uma planilha fica depois de virar uma lista de estoque, a demo ao vivo abre um estoque de exemplo sem precisar de conta.