Beställningspunkt: när du ska beställa innan det tar slut

Frågan är inte hur mycket, utan när

Att veta att du har fyra kvar är bara halva svaret. Fyra räcker gott om grossisten levererar i morgon och du säljer en i veckan. Fyra är akut om du säljer sex om dagen och nästa leverans kommer på torsdag. Siffran på hyllan betyder ingenting förrän du jämför den med hur fort varan säljer och hur lång tid det tar att få in ny.

Därför räcker inte en vanlig lagerlista. Den visar läget men inte risken, så butiken får ändå slut på det som säljer snabbast medan pengarna ligger i det som står still.

De två siffrorna som avgör

Den första är hur mycket du säljer en vanlig vecka. Inte din bästa vecka och inte din sämsta, utan en helt vanlig. Den andra är hur många dagar det går från att du beställer till att varan står på hyllan, inklusive dagarna då leverantören har stängt och dagen du faktiskt kommer dig för att beställa.

Multiplicera försäljningen per dag med de dagarna, så vet du hur mycket som hinner gå åt medan du väntar. Lägg på lite extra för veckan som går bättre än vanligt, och summan är din beställningspunkt: nivån där du ska beställa, inte nivån där du får panik.

Vad du ska kolla i en app

Tre saker skiljer en beställningspunkt som fungerar från en som du till slut struntar i.

• Går den att ställa in per produkt? En enda gräns för hela butiken är fel för nästan varje vara i den.
• Når varningen dig, eller väntar den på en skärm som du måste komma ihåg att öppna?
• Kan du göra om varningen till en beställning utan att skriva listan igen?

Så gör du i Invenva

Varje produkt kan ha sin egen beställningspunkt, som i appen heter Varning för lågt lagersaldo, och den är en av de valfria raderna på varan, så en vara som inte behöver någon får ingen tom ruta att fylla i. Allt som når sin gräns eller hamnar under den syns i rött i Lager-vyn och samlas under filtret Lågt lagersaldo, så hela läget är ett tryck bort i stället för långt scrollande.

När en produkt når sin gräns säger appen till direkt i stället för att vänta: en banner om du har den öppen, en notis om du inte har det, och samma meddelande till alla i teamet. Det är när gränsen nås som räknas, så det meddelas en gång och inte varje gång siffran rör sig.

Därifrån lägger en ny beställning det som håller på att ta slut överst i listan, i rött, så listan du hade skrivit för hand är några tryck bort. Du justerar antalen, skickar beställningen och när varorna kommer bockar du av mot den. Livedemon har produkter under sin gräns och kräver inget konto.