Lagerhantering i Excel: där kalkylbladet spricker och vad du gör då

Ett kalkylblad är en bra start

De flesta butiker börjar med ett kalkylblad: en rad per produkt, en kolumn för antal, kanske ett pris. Det är gratis, alla kan redan använda det och det passar vilken verksamhet som helst. Sköter du lagret själv och ändrar det några gånger i veckan kan ett kalkylblad vara allt du någonsin behöver, och inget på den här sidan försöker övertyga dig om motsatsen.

Där det spricker

En fil, många händer. I samma stund som en andra person redigerar bladet har ni flera versioner. Kopian på butikens dator säger 14, kopian i telefonen säger 12 och den i mejlet från i tisdags säger 15. Delade blad online löser versionsproblemet men inte nästa problem.

Ingen historik. En överskriven cell är borta. Ingen kan säga om 12 blev 9 för att tre såldes, för att en gick sönder och två såldes, eller för att någon skrev fel. När en siffra ser fel ut kan bladet inte säga vem som ändrade den eller när.

Ingen åtkomst vid hyllan. Att redigera ett kalkylblad i telefonen inne i lagret är ett elände: fel cell, tangentbordet som täcker raden, ingen streckkod. Så ändringarna skrivs ner på papper och knappas in senare, eller inte alls. Bladet är bara så aktuellt som den senaste kvällen någon satte sig med det.

Formler går sönder i det tysta. Beställningskolumnen som fungerade i januari slutar räkna rätt när någon lägger in en rad i mars. Ingen märker det förrän en beställning missas.

Tecken på att det är dags att byta

• Fler än en person hanterar lagret.
• Du har frågat ”vem ändrade det här?” och inte fått något svar.
• Det finns fler än hundra produkter, eller produkter med streckkod.
• En inventering tar en kväll och bladet är fel igen en vecka senare.
• Du vill ha en varning innan något tar slut, inte efteråt.

Så byter du utan att förlora något

Skriv inte in allt igen. En bra app importerar bladet du redan har: du väljer filen, bekräftar vilken kolumn som är namn, antal, pris och streckkod, och varje rad kommer in med sitt ingående saldo. Behåll kalkylbladet som säkerhetskopia i en månad, kör båda parallellt en vecka för att se att antalen stämmer, och sluta sedan uppdatera bladet.

Det enda du ska kräva innan du byter är vägen tillbaka. En app ska kunna exportera hela ditt lager till en Excel-fil när som helst, så att du aldrig sitter fast och din revisor får det hen ber om.

Det här ska du leta efter i appen

• Importera från Excel eller CSV och exportera tillbaka till Excel när som helst.
• En rad i historiken för varje ändring: vem, när, hur många och varför.
• Fungerar i telefonen inne i lagret, offline vid behov, och på datorn vid skrivbordet.
• Skanna streckkoder med kameran, så att en lagerändring är två tryck.
• En lagerinventering som lämnar ett protokoll, inte bara en ändring i antalskolumnen.

Så gör du i Invenva

Invenva importerar .xlsx- och CSV-filer, matchar kolumnerna mot dina fält, hoppar över dubbletter och bokför varje rad med en ingående rörelse så att historiken börjar dag ett. Med Uppdatera befintliga artiklar påslaget uppdaterar samma fil i stället de artiklar du redan har: i webbappen nu, i iPhone- och Android-apparna från deras nästa uppdatering. Varje senare ändring är en rörelse med en person och en tid. Import av en hel fil och export till Excel och PDF ingår i alla betalda planer, och de exporterade filerna bär ditt företagsnamn, inte vårt. Vill du se hur ett blad känns när det har blivit en lagerlista öppnar livedemon ett exempellager utan konto.