Inventeringslista inför bokslut: räkna lagret, värdera varje post och skriv under försäkran

Vad filen innehåller

Den första fliken, Lagerinventering, är själva räknearket. Överst står datum, vem som räknade och plats. Därunder en rad per vara: namn, enhet, antalet enligt dina register, antalet du räknade, differensen (uträknad åt dig), en orsak och anteckningar. En rad blir röd så fort räknat och bokfört antal inte stämmer, så genomgången efteråt tar minuter, inte en kväll. Utskrivet har arket linjer för varje vara och minst trettio, så en tom kopia fungerar också som pappersblankett.

Den andra fliken, Inventeringslista, gör räkningen till listan för bokslutet. Varje rad hämtar benämning, enhet och räknat antal från samma rad på fliken Lagerinventering och numrerar sig själv. Du skriver anskaffningsvärdet per enhet; anskaffningsvärdet totalt, det upptagna värdet, summorna och raden för 97 procent räknas ut, och skriver du ett lägre nettoförsäljningsvärde på en rad blir det radens upptagna värde. En rad som saknar antal eller pris blir orange. Lägg till, ta bort och sortera rader på fliken Lagerinventering innan du skriver priser, eftersom varje rad följer samma rad där. Varje utskriven sida har sidnummer och invenva.com längst ned, och räknearket har en länk till invenva.com under rubriken.

Så använder du arket vid inventeringen

Fyll i de bokförda antalen innan du börjar, i den ordning hyllorna faktiskt gås igenom, och skriv sedan ut arket eller öppna det på en surfplatta. Räkna det du har i handen, inte det som står på arket, och skriv orsaken direkt på plats: skadad, utgången, borttappad, felräkning, stöld. En orsak man kommer ihåg en timme senare är en gissning.

• Ge varje person en hel hylla eller ett helt rum, aldrig samma hylla två gånger.
• Räkna vid stängning eller före första leveransen, när inget rör sig.
• Räkna om just de rader som har en differens innan du rättar något.

Efter inventeringen

För in alla rättelser på en gång och spara arket: en inventering med datum, namn och orsaker är den post som gör ”något försvinner” till en siffra. Sex månaders sådana ark visar om svinnet ökar.

Inventering inför bokslut: vad lagen kräver av inventeringslistan

Den som är bokföringsskyldig ska inventera varje post i varulagret och upprätta en förteckning med värdet för varje post (lag 1955:257 om inventering av varulager för inkomstbeskattningen, 1 §). På förteckningen ska den skattskyldige teckna ”en på heder och samvete avgiven försäkran att ingen lagertillgång undantagits vid inventeringen” (2 §). Följs inte lagen godtas som huvudregel inte lagervärdet vid beskattningen (3 §).

Det gäller alla bokföringsskyldiga, från aktiebolag till enskild firma. En lättnad finns för enskilda näringsidkare med förenklat årsbokslut, som får användas när omsättningen normalt är högst tre miljoner kronor: är lagrets sammanlagda värde högst ett halvt prisbasbelopp behöver inget värde tas upp (17 kap. 4 a § inkomstskattelagen, för beskattningsår som börjar efter den 31 december 2024).

Inventeringen gäller balansdagen, för de flesta den 31 december. Räknar du några dagar före balansdagen ska du kunna räkna fram värdet per balansdagen utifrån det som har kommit in och gått ut däremellan (1 §).

Lagret får inte tas upp till lägre värde än det lägsta av anskaffningsvärdet och nettoförsäljningsvärdet, och skattelagen utgår från att det som finns kvar är det som köptes in senast, alltså först in, först ut (17 kap. 3 § inkomstskattelagen). Du får i stället ta upp lagret till lägst 97 procent av det sammanlagda anskaffningsvärdet, och då ska anskaffningsvärdet för varje post stå i förteckningen (17 kap. 4 § och lag 1955:257, 1 §). Invenvas inköpspris är ett löpande vägt genomsnitt med frakt och tull från leveranserna. Enskilda näringsidkare med förenklat årsbokslut följer god redovisningssed, och BFN:s vägledning K1 tillåter vägda genomsnittspriser. Följer du huvudregeln och priserna har rört sig under året, skriver du anskaffningsvärdet enligt först in, först ut i listan. Avdragsgill moms ingår inte i anskaffningsvärdet.

Det här ska listan innehålla. Filens andra flik, Inventeringslista, är byggd efter det: numret fylls i av sig självt, antalet hämtas från räknearket på första fliken, du skriver anskaffningsvärdet per enhet, och värdet per post, det upptagna värdet (det lägre, om du skriver ett nettoförsäljningsvärde), summorna och raden för 97 procent räknas ut.

• En rad per post: benämning, antal och enhet
• Värdet för varje post
• Anskaffningsvärdet per post, om du använder 97-procentsregeln
• Summa för hela lagret
• Balansdag och inventeringsdag
• Försäkran på heder och samvete, med ort, datum och underskrift

Så hjälper Invenva vid inventeringen inför bokslutet

Flera kan räkna samtidigt, var och en på sin telefon och sin hylla, och en inventering kan begränsas till en kategori eller en hylla. Tillämpa sparar vem som räknade, när, och före och efter för varje rad som ändrades.

När inventeringen är tillämpad exporterar du Excel från Lager (i alla betalda planer). Filen har antal, enhet, Inköpspris och Till kostpris för varje artikel. Inköpspriset är ett vägt genomsnitt som räknas om vid varje inleverans, med den frakt och tull du skrev på leveransen, och Till kostpris är antal gånger inköpspris. Det är listans anskaffningsvärde per post.

Har du fortsatt att sälja efter den 31 december kan du ändå ta fram den dagens siffror. Öppna Rapporter i webbappen, välj perioden Anpassat med slutdatum den 31 december, slå på Lager vid periodens slut under Data (Excel) och tryck på Dela. Filen ger varje artikels antal den 31 december och kolumnen Till kostpris vid periodens slut. Använd den kolumnen i listan, eftersom Lagervärde vid periodens slut räknas på försäljningspriset för artiklar som har ett. Siffran räknas fram ur rörelserna och är ingen inventering: en inventering som tillämpats senast den 31 december finns med, en som tillämpas senare gör det inte. Den kräver en betald plan, en period som redan har tagit slut och internetanslutning. Den finns i webbappen nu och kommer till iPhone- och Android-apparna med nästa uppdatering.

Utlånade varor är fortfarande dina: de bokas som utleverans, och listan Utlånat visar vad som finns hos vem, så att du kan föra in dem i listan. Har du skrivit inköpspriser med moms ingår momsen i kostpriset; använd priset utan moms i listan. Ett lägre nettoförsäljningsvärde skriver du på raden, och försäkran skriver du under.

Så fungerar det i Invenva

Lagerinventering i Invenva är samma ark, fast levande: rader flyttar sig aldrig, att bocka av en rad håller den kvar på plats, en avvikande rad får en orsak direkt vid hyllan, du kan skanna streckkoder i stället för att skriva, och Tillämpa skriver en enda inventeringspost med före och efter för varje rad som ändrades. Två personer kan dela upp hyllorna mellan sig på två telefoner. Livedemon har en exempelinventering redo att testa.