Datumkontroll i butik: håll koll på hållbarhetsdatum utan svinn

Vad som finns i filen

Ett blad, Utgångsdatum, med 500 rader: Namn, Mängd, Enhet, Utgångsdatum, Plats och Anteckningar, och en kolumn Status som fyller i sig själv med Invenvas egna ord och regel. Där står Utgången när datumet har passerat, Går ut i dag på själva dagen och Går snart ut de sex dagarna före. Raden blir röd när datumet har passerat och orange under sina sista sju dagar, och sorterar du på Utgångsdatum hamnar det som ska ut först överst.

Kolumnerna har Invenvas egna namn, så importskärmen känner igen dem utan att du behöver para ihop något. Importen tar varje varas första rad, så sortera på Utgångsdatum innan du importerar, då kommer varje ny vara in med sitt tidigaste datum. Import av hela filen ingår i alla betalda planer.

Utgången vara är pengar du redan lagt ut

En vara som går ut kostar dig inte bara en försäljning. Den kostar både försäljningen och inköpet. Du betalade leverantören, bar in den, gav den hyllplats, och till sist slänger du den och betalar för sophämtningen också. I en butik med tunna marginaler är en handfull sådana i veckan skillnaden mellan en bra månad och en som knappt går runt.

Det är dessutom det svinn som syns minst. En stöld märks. En krossad flaska märks. En yoghurt som tyst gick ut längst bak i kylen märks vid en storstädning, veckor efter den dag då du kunde ha sänkt priset och fått tillbaka hälften av pengarna.

Var datumet faktiskt tappas bort

Nästan aldrig vid hyllan. Att läsa ett datum på en förpackning klarar alla. Det tappas bort vid varumottagningen, där ingen skriver ner det, och i huvudet på den som vet att den här backen ska ut före den där och är ledig idag.

Det andra stället är längst bak på hyllan. Nytt ställs framför, för det är dit händerna når, och det gamla vandrar bakåt tills det är utom synhåll och har passerat datum. Alla vet om det och alla gör ändå så, för att rotera ordentligt kostar två minuter när det är som mest att göra.

Först utgånget, först ut

Regeln som fungerar är inte först in, först ut. Den är först utgånget, först ut. Oftast är det samma sak, ibland inte: en leverans kan komma med kortare datum än det som redan står på hyllan, och då ska dagens back säljas först.

I praktiken betyder det att datumet på förpackningen bestämmer ordningen, inte dagen varan kom. Det är en liten skillnad ända tills den kostar dig en hel back, och det är därför ett system som bara sparar inleveransdatum ändå låter dig slänga varor.

Vad du ska kolla i en app

Tre frågor avgör om datumkontrollen i en app verkligen sparar dig pengar.

• Säger den till före eller först efteråt? En lista över utgångna varor är ett kvitto på pengar som redan är borta. Den nyttiga påminnelsen kommer medan det fortfarande finns tid att sänka priset.
• Kommer påminnelsen vid en tidpunkt då du kan göra något? En notis klockan tre på natten, eller mitt i lunchrusningen, är en notis som swipas bort.
• Ser du allt som närmar sig datumet på ett ställe, utan att leta vara för vara?

Så fungerar det i Invenva

En vara kan ha ett utgångsdatum, som väljs i en kalender i stället för att skrivas in, och det kan fyllas i när varorna kommer in i stället för efteråt. I Lager-vyn står det Utgången i rött eller Går snart ut i orange direkt på raden, och filtren Utgången och Går snart ut samlar varorna, så hela risken finns ett tryck bort i stället för en runda genom butiken.

Påminnelsen kommer tre dagar före datumet, klockan nio på morgonen där butiken ligger, eller nästa morgon om datumet är närmare än så. En butik i Istanbul och en i Lissabon får den var och en till första kaffet, inte mitt i natten. Varje vara aviseras en gång per datum, så ingenting tjatar, och ett ändrat datum ställer in påminnelsen på nytt.

Varje leverans behåller sitt eget utgångsdatum, så två backar av samma yoghurt med olika datum blir två partier, och på varans sida syns varje parti och hur mycket som finns kvar av det. En försäljning tar det parti du väljer eller skannar; annars går varor utan datum först, sedan partiet med kortast datum och utgångna varor sist, medan svinn tar de utgångna först. Så fungerar det redan i dag i webbappen, och iPhone- och Android-apparna får det i nästa uppdatering.

Demon innehåller varor med datum och kräver inget konto.