Så inventerar du lagret i en liten butik utan att förlora en hel dag

Varför siffrorna slutar stämma

Varje butik som aldrig har inventerat tror på sina siffror. Varje butik som har inventerat vet bättre. Siffrorna och hyllan glider isär av tråkiga skäl: en flaska gick sönder och ingen skrev upp det, en kartong togs till butikens eget bruk, en leverans kom ofullständig, en försäljning slogs in på fel vara, och ibland gick något ut genom dörren. Inget av det dyker upp i siffrorna av sig självt. Inventeringen är det enda tillfället då siffrorna och hyllan möts.

Därför är en inventering värd att göra även när den inte hittar något. En räkning som stämmer är ett bevis, och nästa gång en siffra ser konstig ut vet du att den var rätt för en månad sedan.

Innan du börjar

Välj en stund då lagret står stilla: efter stängning, före första leveransen eller en lugn förmiddag. Kan du inte stoppa försäljningen, notera starttiden och räkna varje område i ett svep, så att ett köp under räkningen inte hamnar mellan två personer.

Förbered sedan listan. Varje vara med det antal som systemet visar, i den ordning hyllorna faktiskt gås igenom, inte i bokstavsordning. Om två personer räknar, ge var och en en hel hylla eller ett helt rum. Två personer på samma hylla är det säkraste sättet att räkna samma kartong två gånger.

• Skriv ut listan eller öppna den i telefonen, en rad per vara, bokfört antal bredvid.
• Kom överens om enheten innan någon börjar: räknas en kartong som en, eller som tolv?
• Ha en penna eller ett anteckningsfält redo för orsaken när en rad inte stämmer.

Räkna utan att tappa bort dig

Räkna det du har i handen, inte det som borde finnas där. Det vanligaste felet är att kasta ett öga på det bokförda antalet, se en rimlig siffra och bocka av. Täck över det bokförda antalet om det behövs. Räkna först, jämför sedan.

Bocka av varje rad så fort den är klar och låt den stå kvar exakt där den är. Listor som sorterar om sig när du bockar, eller som automatiskt döljer räknade rader, gör att folk tappar bort sig vid en riktig hylla. En lista som står stilla är snabbare.

När en rad inte stämmer, skriv orsaken direkt, vid hyllan, medan du fortfarande ser den skadade kartongen eller den tomma platsen: skadad, utgången, borttappad, felräkning, stöld. Orsaker som samlas in en timme senare är gissningar.

Efter räkningen

Gå igenom avvikelserna innan du för in något. En stor avvikelse förtjänar en omräkning av just den raden; det tar en minut och det är där de flesta räknefelen gömmer sig. För sedan in alla rättelser i ett steg, så att historiken visar en inventering, på ett datum, av en person, med före och efter för varje rad.

Spara den posten. En inventering som förs in i det tysta, genom att ändra antalen ett i taget, går inte att granska senare och säger inte om svinnet ökar eller minskar. Sex månaders inventeringsposter är det som gör en vag känsla av att ”saker försvinner” till en siffra du kan agera på.

Hur ofta

En liten butik klarar sig bra med en fullständig inventering en gång i månaden och en kort räkning varje vecka av de tjugo varor som rör sig mest. Det är där avvikelserna uppstår, och tjugo rader tar en kvart. Ett lager med hundratals rader går oftast över till rullande inventering: en ny sektion varje vecka, så att varje hylla räknas några gånger om året utan att butiken någonsin behöver stänga.

Lägg den fullständiga inventeringen vid räkenskapsårets slut. Värderingen din revisor ber om är just den räkningen gånger inköpspriset, och en räkning du redan gör kostar inget extra.

Inventering inför bokslut

Enligt lagen (1955:257) om inventering av varulager för inkomstbeskattningen ska den som är bokföringsskyldig inventera varje post i varulagret och upprätta en förteckning med värdet för varje post. Inventerar du före balansdagen ska värdet kunna korrigeras på ett tillfredsställande sätt med hänsyn till lagerutvecklingen fram till och med balansdagen. På förteckningen skriver du under en försäkran på heder och samvete att ingen lagertillgång har undantagits (2 §), annars godtas inte lagervärdet vid inkomstbeskattningen (3 §). En enskild näringsidkare med förenklat årsbokslut behöver inte ta upp något lagervärde om lagret är värt högst ett halvt prisbasbelopp.

Bokför varje leverans och försäljning fram till att inventeringen börjar; håller butiken öppet, väntar nya leveranser oöppnade på en markerad plats och varje försäljning under inventeringen skrivs upp med klockslag. Varje telefon får sina egna hyllor, och en färdig hylla markeras så att ingen räknar den igen. Skriv inventeringsdag, balansdag och vem som räknade på listan. Varor som du har lånat ut till en kund är fortfarande dina men står inte på hyllan: för in dem på inventeringslistan från listan Utlånat i Invenva, inte i räkningen.

Lagret tas upp till det lägsta av anskaffningsvärdet och nettoförsäljningsvärdet, eller till lägst 97 procent av anskaffningsvärdet, och skattemässigt anses de varor som ligger kvar vara de senast inköpta (först in, först ut), medan enskilda näringsidkare med förenklat årsbokslut får räkna med vägda genomsnittspriser, så som Invenva gör. Räknar du på papper finns vår inventeringslista som gratis Excel-mall. Det andra bladet, Inventeringslista, har radnummer, anskaffningsvärde per enhet och totalt, upptaget värde, raden för 97 procent och försäkran på heder och samvete.

Misstagen vi ser oftast

• Att räkna ur minnet, eller från det bokförda antalet, i stället för från hyllan.
• Att rätta antal ett i taget under veckan och kalla det en inventering.
• Två personer på samma hylla, eller ingen som vet säkert vem som räknade lagerrummet.
• Att bara räkna om raderna med stora avvikelser och lita på resten.
• Att aldrig skriva ner orsaken, så att ett års svinn saknar förklaring.

Så gör du det i Invenva

Lagerinventering i Invenva är byggd kring exakt den här listan: varje rad börjar med det bokförda antalet, du bockar av rader på plats och de stannar där de är, en rad som inte stämmer får en orsak direkt, och Tillämpa skriver en inventeringspost med vem, när, före och efter för varje rad som ändrades. Du kan skanna streckkoder för att räkna i stället för att skriva, och en inventering kan begränsas till en kategori eller en hylla.

Två personer kan dela upp hyllorna mellan sig på två telefoner. Med Pro på årsbasis är de första 7 dagarna gratis: tillräckligt för att räkna hela butiken, tillämpa resultatet och exportera lagerlistan till redovisningskonsulten.