Välja app för lagerhantering till ett litet företag: sju frågor som spelar roll

Börja i lagret, inte i funktionslistan

Lagerappar marknadsförs med funktionslistor, och funktionslistorna ser likadana ut. Skillnaderna som spelar roll syns vid hyllan: om den som packar upp en leverans kan bokföra den med en hand, om en felaktig post går att hitta och ångra, om siffrorna är desamma i mobilen och på datorn. De här sju frågorna bygger på hur små företag har kommit igång med lagerhantering, och på var de har fastnat.

1. Fungerar den där varorna finns?

Varorna står i ett lagerrum med dålig täckning, i ett marknadsstånd eller i en skåpbil. Om appen kräver uppkoppling för varje ändring skjuts ändringarna upp och siffrorna halkar efter. Leta efter en app som fungerar offline och synkar senare, och som går lika bra i mobilen som på datorn, för den som räknar och den som beställer är ofta inte samma person.

2. Sparar den historik för varje ändring?

Ett antal som kan skrivas över utan spår är ett antal ingen kan lita på. Varje lagerändring bör vara en post med vem, när, hur många och varför, och en felaktig post ska ångras med en ny post, aldrig rättas i tysthet. Det är det som gör att du en månad senare kan svara på frågan ”varför saknas det tre?”

3. Kan teamet använda den, med gränser?

Ägaren beställer, personalen flyttar varor, revisorn tittar. En app bör ge var och en precis det: roller, en inbjudningskod eller länk, och inget sätt för en ny person att radera en produkt av misstag. Se upp med pris per användare; ett team på fem ska inte kosta fem prenumerationer.

4. Får du ut dina data?

Leta upp exportknappen innan du gör något annat. Excel till revisorn, PDF till leverantören och hela lagerlistan om du någon gång byter app. En app som importerar lätt men exporterar dåligt är en fälla. Data du inte kan ta med dig är inte dina.

5. Räknar och beställer den, eller listar den bara?

En lista över produkter är den enkla delen. Jobbet ligger i lagerinventeringar som lämnar en post efter sig, i varningar om lågt lagersaldo som kommer innan hyllan är tom, i leverantörsbeställningar du kan ge en kollega som checklista, och i rapporter som säger vad lagret är värt och vad som har rört sig. Be att få se en inventering och en beställning, inte produktskärmen.

6. Vad kostar den när du växer?

Läs prissidan för det andra året, inte för den första månaden. Det är på pris per användare, pris per plats och betalda tillägg för export eller streckkodsetiketter som en billig plan blir dyr. Ett fast pris för hela teamet är lättare att planera efter, och en gratisplan med riktiga gränser låter dig testa med dina egna varor innan du betalar.

7. Kommer personalen verkligen att använda den?

Det bästa systemet är det som används en stressig lördag. Tar det sex tryck att bokföra en leverans görs det på måndag ur minnet. Ge appen till den som kommer att använda den mest och titta på medan personen lägger in tio riktiga produkter. Behövs det instruktioner, leta vidare.

Det du inte behöver dag ett

Överföringar mellan flera lager, koppling till kassasystemet, synk med bokföringen, godkännandeflöden för inköpsorder. Verkliga behov för vissa företag och brus för de flesta små. Välj hellre en app där det kan läggas till senare än en som tvingar dig att ställa in det nu.

Så testar du en app på en eftermiddag

• Öppna demon eller ett gratiskonto och lägg in tjugo av dina riktiga produkter, med streckkoder om du har dem.
• Bokför en inleverans och några försäljningar i mobilen och kontrollera sedan siffrorna på en dator.
• Gör en lagerinventering av de tjugo produkterna och titta på posten den lämnar efter sig.
• Exportera till Excel och öppna filen. Finns allt med?
• Ångra en av posterna och se om historiken fortfarande hänger ihop.

Så svarar Invenva på frågorna

Invenva körs på iPhone, Android och i vilken webbläsare som helst, fungerar offline och sparar varje ändring som en rörelse med person och tid. Teammedlemmar ansluter med en kod och får roller; varje plan har ett pris för alla som ingår, utan avgift per medlem. Inventeringar, beställningar, varningar och rapporter ingår i alla planer; import av en hel Excel-fil och export till Excel och PDF ingår i de betalda planerna. Utan betald plan stannar det vid 20 artiklar och 20 lageråtgärder, vilket räcker för att prova appen. Livedemon öppnar ett exempellager utan konto, och det är det snabbaste sättet att göra eftermiddagstestet ovan.