效期管理：不用再把庫存丟掉

檔案裡有什麼

一個工作表「到期日」，共500列：名稱、數量、單位、到期日、位置、備註，再加上一欄會自動填入的「狀態」，用的是Invenva自己的字詞和規則。日期過了顯示「已過期」，當天顯示「今天到期」，前六天顯示「即將到期」。日期過了整列變紅色，最後七天內變橘色，依「到期日」排序，最先要出貨的就會排在最上面。

各欄位用的是Invenva自己的名稱，所以匯入畫面不用對應就能認出來。匯入時每個商品只採用它的第一列，所以匯入前先依「到期日」排序，每個新商品就會帶著最近的日期進來。匯入整個檔案需要付費方案。

過期的庫存是已經花掉的錢

一項商品過期，損失的不是一筆生意，是一筆生意加上一次進貨。你付了供應商的錢、把貨搬進來、給了它架上的位置，最後把它丟掉，還要付清運費。在毛利很薄的店裡，一週幾件這樣的東西，就是賺錢的月份和白忙的月份之間的差別。

而且這是最會躲的一種損失。失竊會被發現，瓶子破了會被發現，一杯在冷藏櫃最裡面安靜過期的優格，是大掃除時才被翻出來的，距離那個原本還能折價、還能拿回一半錢的日子，已經是好幾個星期以後。

日期真正不見的地方

幾乎不會是在貨架上。看包裝上的日期誰都會。它是在進貨的時候不見的，因為沒有人把它寫下來；也在那個知道「這箱要排在那箱前面」的人的腦袋裡不見，因為那個人今天休假。

第二個地方是貨架的最裡面。新的往前放，因為手就伸到那裡；舊的一路往後退，退到看不見，也退到過期。這件事人人都知道，人人還是照做，因為好好把貨翻過來，要在一天中最忙的時候花上兩分鐘。

先到期的先出

真正有效的規則不是先進先出，而是先到期先出。大多數時候兩者是同一件事，偶爾不是：一批到貨的效期，可能比架上已經有的還短，那麼今天這一箱就得先賣掉。

換句話說，決定順序的是包裝上的日期，不是貨進來的那一天。這個差別很小，小到某一天它讓你賠掉一整箱為止；而這也正是為什麼一套只記進貨日期的系統，還是會讓你把東西丟掉。

在 App 裡該確認什麼

三個問題決定管理效期到底有沒有替你省下什麼。

• 它是事前提醒，還是事後才說？一張已經過期的商品清單，是一張已經損失的錢的收據。有用的提醒，是在還來得及折價的時候出現的。
• 提醒到達的時間點，是你還能處理的時候嗎？半夜三點、或午餐最忙的當下跳出來的通知，只會被滑掉。
• 所有快到期的東西，能不能在同一個地方看完，而不是一項一項去翻？

在 Invenva 裡怎麼做

商品可以設定到期日，用日曆選而不是手動輸入，而且可以在進貨當下就填，不必事後補。在「庫存」頁面，已過期的商品那一列會用紅色標示「已過期」，快到期的用橘色標示「即將到期」，「已過期」和「即將到期」篩選也會把它們集中起來，所以整體的風險只隔著一次點擊，而不是隔著在店裡走一圈。

提醒會在到期日前三天、店所在地的早上九點送到；如果日期比這更近，就在隔天早上。伊斯坦堡的店和里斯本的店，各自在第一杯咖啡的時候收到，而不是在半夜。每項商品針對同一個日期只通知一次，所以不會囉嗦；日期改了，提醒就重新設定。

每次到貨都保留自己的到期日，所以同一款優格如果有兩箱到期日不同，就是兩個批次，商品頁會列出每個批次和剩餘數量。銷售或報損時可以指定批次；不指定時，銷售先出日期較近的批次，已過期的庫存最後才出，報損則先扣已過期的庫存。這項功能現在已在網頁版上線，iPhone 和 Android App 會在下次更新時加入。

示範裡有帶日期的商品，也不需要帳號。