Inventur im kleinen Laden: den Bestand zählen, ohne einen Tag zu verlieren

Warum die Zahlen überhaupt abweichen

Jeder Laden, der noch nie gezählt hat, glaubt seinen Zahlen. Jeder Laden, der gezählt hat, weiß es besser. Der Bestand verschiebt sich aus langweiligen Gründen: eine Flasche ist zerbrochen und niemand hat es notiert, ein Karton wurde für den Laden selbst gebraucht, eine Lieferung kam unvollständig an, ein Verkauf wurde auf den falschen Artikel gebucht, und manchmal ist etwas einfach durch die Tür verschwunden. Nichts davon taucht von allein in den Zahlen auf. Die Inventur ist der einzige Moment, in dem Aufzeichnung und Regal sich treffen.

Deshalb lohnt sich eine Inventur auch dann, wenn sie nichts findet. Eine Zählung, die stimmt, ist ein Beleg. Wenn beim nächsten Mal eine Zahl seltsam aussieht, wissen Sie, dass sie vor einem Monat richtig war.

Vor dem Start

Wählen Sie einen Moment, in dem sich nichts bewegt: nach Ladenschluss, vor der ersten Lieferung oder an einem ruhigen Vormittag. Wenn der Verkauf nicht ruhen kann, notieren Sie die Startzeit und zählen Sie jeden Bereich in einem Zug, damit ein Verkauf während der Zählung nicht zwischen zwei Personen verloren geht.

Dann bereiten Sie die Liste vor. Jeder Artikel mit der Menge, die laut Aufzeichnung da sein soll, in der Reihenfolge, in der die Regale tatsächlich abgelaufen werden, nicht alphabetisch. Zählen zwei Personen, bekommt jede ein ganzes Regal oder einen ganzen Raum. Stehen zwei Personen am selben Regal, wird derselbe Karton zweimal gezählt.

• Liste ausdrucken oder auf dem Handy öffnen, eine Zeile pro Artikel, Buchbestand daneben.
• Vor dem Start die Einheit klären: zählt ein Karton als eins oder als zwölf?
• Stift oder Notizfeld bereithalten, um den Grund zu notieren, wenn eine Zeile nicht stimmt.

Zählen, ohne den Faden zu verlieren

Zählen Sie, was Sie in der Hand haben, nicht, was da sein sollte. Der häufigste Zählfehler: ein Blick auf den Buchbestand, die Zahl wirkt plausibel, Haken dran. Decken Sie den Buchbestand notfalls ab. Erst zählen, dann vergleichen.

Haken Sie jede Zeile ab, sobald sie fertig ist, und lassen Sie sie genau dort stehen. Listen, die sich beim Abhaken neu sortieren oder gezählte Zeilen von selbst ausblenden, bringen Menschen am echten Regal aus dem Tritt. Eine Liste, die bleibt, wo sie ist, ist schneller.

Stimmt eine Zeile nicht, schreiben Sie den Grund sofort auf, am Regal, solange Sie den beschädigten Karton oder die Lücke noch sehen: beschädigt, abgelaufen, verloren, Zählfehler, Diebstahl. Gründe, die eine Stunde später gesammelt werden, sind geraten.

Nach der Zählung

Prüfen Sie die Abweichungen, bevor Sie etwas übernehmen. Große Abweichungen verdienen eine Nachzählung dieser einen Zeile; das dauert eine Minute, und genau dort verstecken sich die meisten Zählfehler. Übernehmen Sie dann alle Korrekturen in einem Schritt, damit die Aufzeichnung eine Zählung zeigt, an einem Datum, von einer Person, mit Vorher und Nachher für jede Zeile.

Bewahren Sie diesen Eintrag auf. Eine Inventur, die still übernommen wird, indem Mengen einzeln geändert werden, lässt sich später nicht prüfen und sagt nicht, ob der Schwund zu- oder abnimmt. Sechs Monate Zählprotokolle machen aus dem vagen Gefühl „es verschwindet etwas“ eine Zahl, mit der Sie arbeiten können.

Wie oft

Ein kleiner Laden fährt gut mit einer vollständigen Zählung im Monat und einer kurzen Zählung der zwanzig meistbewegten Artikel jede Woche. Das sind die Artikel, die abweichen, und zwanzig Zeilen dauern eine Viertelstunde. Ein Lager mit Hunderten von Positionen geht meist zur permanenten Inventur über: jede Woche ein anderer Bereich, sodass jedes Regal mehrmals im Jahr gezählt wird, ohne je zu schließen.

Legen Sie die vollständige Zählung auf das Ende Ihres Geschäftsjahres. Die Bewertung, die Ihr Steuerberater verlangt, ist genau diese Zählung mal Einkaufspreis, und eine Zählung, die Sie ohnehin führen, kostet nichts extra.

Inventur zum Jahresende

In Deutschland ist die Inventur Pflicht für alle, die bilanzieren: jede GmbH, UG, OHG und KG sowie Einzelkaufleute mit mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn (§§ 240, 241a HGB). Wer per Einnahmenüberschussrechnung abrechnet, braucht keine Inventur. Gezählt wird zeitnah, in der Regel bis zu zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag, mit belegten Bewegungen dazwischen (R 5.3 EStR). Nach § 241 Abs. 3 HGB dürfen Sie auch bis zu drei Monate davor oder zwei Monate danach zählen, wenn Sie den Wert auf den Stichtag fortschreiben oder zurückrechnen, nur nicht bei Ware mit starkem Schwund oder Verderb und bei besonders wertvollen Stücken. Für Österreich (UGB) und die Schweiz (OR) gelten eigene Regeln.

Buchen Sie jeden Wareneingang und Verkauf bis zum Start; bleibt der Laden offen, wartet neue Ware ungeöffnet an einem markierten Platz, und jeder Verkauf während der Zählung wird mit Uhrzeit notiert. Jedes Handy bekommt eigene Regale, ein fertiges Regal wird markiert, damit es niemand zweimal zählt. Auf die Liste gehören Aufnahmetag und Bilanzstichtag, bei direkt ins Reine geschriebenen Listen auch die Unterschriften der Zähler (BFH, I R 141/68). Verliehene Ware gehört Ihnen weiter, steht aber nicht im Regal: Tragen Sie sie aus der Ansicht „Verliehen“ in Invenva in die Inventurliste ein, nicht in die Zählung.

Bewertet wird zu Anschaffungskosten ohne abziehbare Vorsteuer, bei gesunkenem Marktpreis zum niedrigeren Wert (§ 253 Abs. 4 HGB); Invenva führt den Einkaufspreis als gleitenden Durchschnitt, und beschädigte oder schwer verkäufliche Ware tragen Sie mit dem niedrigeren Wert in die Liste ein. Für die Zählung auf Papier gibt es unsere kostenlose Inventurliste als Excel-Vorlage. Das zweite Blatt, Inventurliste, macht daraus die Liste zum Bilanzstichtag: laufende Nummer, Einzelpreis netto, Gesamtwert, Summe, Aufnahmetag und Unterschriftszeilen für Zähler und Kontrolle.

Die häufigsten Fehler

• Aus dem Gedächtnis oder vom Buchbestand zählen statt vom Regal.
• Unter der Woche Mengen einzeln korrigieren und das Inventur nennen.
• Zwei Personen am selben Regal oder niemand weiß, wer das Hinterzimmer hatte.
• Nur die Zeilen mit großen Abweichungen nachzählen und dem Rest vertrauen.
• Den Grund nie aufschreiben, sodass ein Jahr Schwund ohne Erklärung bleibt.

So geht es in Invenva

Die Inventur in Invenva ist genau um diese Liste herum gebaut: jede Zeile beginnt mit dem Buchbestand, Sie haken Zeilen an Ort und Stelle ab und sie bleiben, wo sie sind, eine abweichende Zeile bekommt sofort einen Grund, und Übernehmen schreibt einen einzigen Zählungseintrag mit Wer, Wann, Vorher und Nachher für jede geänderte Zeile. Statt zu tippen können Sie Barcodes scannen, und eine Zählung lässt sich auf eine Kategorie oder ein Regal begrenzen.

Zwei Personen können die Regale auf zwei Handys aufteilen. Beim jährlichen Pro-Tarif sind die ersten 7 Tage kostenlos: genug, um den ganzen Laden zu zählen, das Ergebnis zu übernehmen und die Bestandsliste für den Steuerberater zu exportieren.