Inventurliste-Vorlage für die Jahresinventur, mit Einzelpreis, Summe und Unterschriftszeilen

Was in der Datei steckt

Das erste Blatt, Inventur, ist die eigentliche Zählliste. Oben stehen das Datum, wer gezählt hat, und der Lagerort. Darunter eine Zeile pro Produkt: Name, Einheit, die Menge laut Aufzeichnung, die gezählte Menge, die Differenz (für Sie berechnet), ein Grund und Notizen. Eine Zeile wird rot, sobald gezählter und Buchbestand nicht übereinstimmen, sodass die Prüfung danach Minuten dauert, nicht einen Abend. Ausgedruckt hat die Liste Linien für jedes Produkt und mindestens dreißig, sodass auch ein leeres Exemplar als Papierliste taugt.

Das zweite Blatt, Inventurliste, macht aus der Zählung die Liste zum Bilanzstichtag. Jede Zeile übernimmt Artikelbezeichnung, Einheit und gezählte Menge aus derselben Zeile des Blatts Inventur und bekommt automatisch ihre laufende Nummer. Sie tragen den Einzelpreis netto ein; Gesamtwert je Zeile und Summe rechnet die Datei aus, und eine Zeile ohne Menge oder Preis wird orange. Jede Zeile zeigt dieselbe Zeile im Blatt Inventur, also fügen Sie Zeilen dort ein, löschen oder sortieren sie, bevor Sie Preise eintragen. Jede gedruckte Seite trägt unten die Seitenzahl und invenva.com, die Inventurliste dazu die Unterschriftszeilen für Zähler und Kontrolle, und das Blatt Inventur hat unter dem Titel einen Link auf invenva.com.

So zählen Sie damit

Füllen Sie die Buchbestände aus, bevor Sie beginnen, in der Reihenfolge, in der die Regale tatsächlich abgelaufen werden, und drucken Sie die Liste aus oder öffnen Sie sie auf einem Tablet. Zählen Sie, was in Ihrer Hand ist, nicht, was die Liste sagt, und notieren Sie den Grund sofort: beschädigt, abgelaufen, verloren, Zählfehler, Diebstahl. Ein Grund, an den man sich eine Stunde später erinnert, ist geraten.

• Geben Sie jeder Person ein ganzes Regal oder einen ganzen Raum, nie dasselbe Regal zweimal.
• Zählen Sie bei Ladenschluss oder vor der ersten Lieferung, wenn sich nichts bewegt.
• Zählen Sie vor jeder Korrektur nur die Zeilen mit Differenz noch einmal nach.

Nach der Zählung

Übernehmen Sie die Korrekturen in einem Schritt und heben Sie die Liste auf: eine Zählung mit Datum, Namen und Gründen ist der Beleg, der „da fehlt etwas“ in eine Zahl verwandelt. Sechs Monate solcher Listen zeigen Ihnen, ob der Schwund steigt.

Was muss eine Inventurliste enthalten?

Ein amtliches Formular gibt es nicht. Das Handelsgesetzbuch verlangt ein Inventar, in dem der Kaufmann seine Vermögensgegenstände „genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben“ hat (§ 240 Abs. 1 HGB), und zwar für den Schluss jedes Geschäftsjahrs (§ 240 Abs. 2 HGB). Für Waren heißt das: nach Art, Menge und Wert (§ 241 HGB). Werden leicht zählbare Bestände direkt in die Reinschrift aufgenommen, ist das Inventar nach dem Bundesfinanzhof nur mit dem Datum der Aufnahme und den Unterschriften der zählenden Personen ordnungsmäßig (Urteil vom 24.11.1971, I R 141/68). Daraus ergibt sich diese Liste:

• Firma und Bilanzstichtag, meist der 31.12.
• Aufnahmetag: der Tag, an dem tatsächlich gezählt wurde
• Art: Artikelbezeichnung, möglichst mit Artikelnummer
• Menge mit Mengeneinheit
• Wert: Einzelpreis und Gesamtwert je Zeile
• Summe aller Zeilen, also der Wert, der in die Bilanz geht
• Unterschriften der Personen, die gezählt haben
• Korrekturen nur so, dass der alte Eintrag lesbar bleibt: durchstreichen statt überschreiben (§ 239 Abs. 3 HGB)

Wer muss Inventur machen, bis wann und zu welchem Wert?

Inventur machen muss jeder Kaufmann: jede GmbH und UG, jede OHG und KG. Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB). Steuerlich gilt eine ähnliche Grenze: Wer mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn hat, muss Bücher führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen abschließen, allerdings erst ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 AO). Wer den Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung ermittelt (§ 4 Abs. 3 EStG), braucht keine Inventur. Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) betrifft nur die Umsatzsteuer und ändert daran nichts.

Maßgeblich ist der Bilanzstichtag, bei den meisten Läden der 31. Dezember. Gezählt werden muss nicht genau an diesem Tag, aber zeitnah, in der Regel innerhalb von zehn Tagen davor oder danach, wenn die Bewegungen dazwischen anhand von Belegen oder Aufzeichnungen berücksichtigt werden (R 5.3 Abs. 1 EStR). Mit einem besonderen Inventar geht es auch an einem Tag in den letzten drei Monaten vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Stichtag, wenn der Bestand auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet wird (§ 241 Abs. 3 HGB). Für Ware mit Schwund oder Verderb gilt das nur, wenn sich die Verluste aus Erfahrung schätzen lassen, für besonders wertvolle Artikel gar nicht (R 5.3 Abs. 3 EStR). Inventare werden zehn Jahre aufbewahrt (§ 257 Abs. 4 HGB).

Bewertet wird zu Anschaffungskosten, zu denen auch Nebenkosten wie Fracht und Zoll gehören (§ 255 Abs. 1 HGB); abziehbare Vorsteuer gehört nicht dazu (§ 9b Abs. 1 EStG). Ist der Wert am Stichtag niedriger, etwa nach dem Markt- oder Börsenpreis, muss in der Handelsbilanz auf diesen niedrigeren Wert abgeschrieben werden (§ 253 Abs. 4 HGB). Gleichartige Waren dürfen mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden (§ 240 Abs. 4 HGB). Invenva führt den Einkaufspreis jedes Artikels als gleitenden gewogenen Durchschnitt der Wareneingänge, einschließlich Fracht oder Zoll, die Sie beim Wareneingang erfassen. Beschädigte oder schwer verkäufliche Ware tragen Sie mit dem niedrigeren Stichtagswert in die Liste ein. Wenn Sie Vorsteuer abziehen, prüfen Sie außerdem, ob Ihre Einkaufspreise in Invenva netto erfasst sind.

Das zweite Blatt der Vorlage, „Inventurliste“, hat Felder für Firma, Bilanzstichtag, Aufnahmetag und Lagerort, die Spalten laufende Nummer, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtwert, die Summe und Unterschriftszeilen für Zähler und Kontrolle.

Inventur in Österreich

In Österreich regelt das Unternehmensgesetzbuch das Inventar: Der Unternehmer verzeichnet seine Vermögensgegenstände und Schulden mit ihrem Wert, für den Schluss jedes Geschäftsjahrs neu (§ 191 UGB), im Regelfall durch eine körperliche Bestandsaufnahme nach Art, Menge und Wert (§ 192 UGB). Rechnungslegungspflichtig sind Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften ohne natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter, etwa die GmbH & Co KG, und alle anderen Unternehmer mit mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen im Geschäftsjahr. Die Pflicht beginnt ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr, wenn die Grenze zwei Jahre hintereinander überschritten wird, und schon ab dem folgenden, wenn sie um mindestens 300.000 Euro überschritten wird (§ 189 UGB). Freie Berufe sowie Land- und Forstwirte sind ausgenommen. Steuerlich verlangt § 125 BAO Bücher und jährliche Bestandsaufnahmen, wenn der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 700.000 Euro überstiegen hat.

Wer als Einnahmen-Ausgaben-Rechner arbeitet (§ 4 Abs. 3 EStG 1988), muss keine Inventur machen; Gewerbetreibende ohne Buchführung führen dafür ein Wareneingangsbuch (§ 127 BAO). Zählen dürfen Sie auch an einem Tag in den letzten drei Monaten vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Stichtag, wenn der Bestand auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet wird (§ 192 Abs. 3 UGB). Bewertet wird zu Anschaffungskosten oder, wenn der Börsenkurs oder Marktpreis am Stichtag niedriger ist, zu diesem Wert (§ 207 UGB); gleichartige Vorräte dürfen mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden (§ 209 Abs. 2 UGB). Bücher, Aufzeichnungen und Belege werden sieben Jahre aufbewahrt (§ 132 BAO). Unterschriften auf der Zählliste nennen die §§ 191 und 192 UGB nicht; Datum und Unterschrift der Zählenden machen die Liste trotzdem nachvollziehbar.

Inventar in der Schweiz

In der Schweiz muss der Bestand der Bilanzpositionen durch ein Inventar oder auf andere Art nachgewiesen werden (Art. 958c Abs. 2 OR). Zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet sind juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit mindestens 500.000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr (Art. 957 OR); kleinere führen nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch. Ein Inventar brauchen aber auch sie: Die Eidgenössische Steuerverwaltung verlangt von Selbständigerwerbenden ohne Buchhaltung auf Jahresende vollständige Aufstellungen über Warenvorräte und Geschäftseinrichtungen (Formular 15b, Wegleitung zum Fragebogen 15 und 15a, 2026).

Vorräte werden höchstens zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet; liegt der Veräußerungswert abzüglich noch anfallender Kosten am Bilanzstichtag darunter, gilt dieser (Art. 960a und 960c OR). Steuerlich lassen Kantone wie St. Gallen nach langjähriger Praxis zusätzlich eine Wertberichtigung von einem Drittel auf dem Warenlager zu, den Warendrittel. Ob und wie das in Ihrem Kanton gilt, klären Sie mit dem Steueramt oder Ihrem Treuhänder. Geschäftsbücher und Belege werden zehn Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR).

So hilft Invenva bei der Jahresinventur

Zur Jahresinventur zählen meist mehrere Leute gleichzeitig. In Invenva zählt jede Person ihre Regale auf dem eigenen Handy, und jede übernommene Zählung wird mit Namen und Uhrzeit gespeichert. Barcodes lassen sich scannen statt tippen. Die Unterschriften gehören auf die ausgedruckte Liste.

Nach der Zählung liefert der Excel-Export des Bestands für jeden Artikel Menge, Einheit, Einkaufspreis und den Wert zum Einkaufspreis (Spalten „Einkaufspreis“ und „Zum Einkaufspreis“). Das sind die Zahlen für Menge, Einzelpreis und Gesamtwert der Inventurliste, und für die Summe genügt eine SUMME-Formel. Team und Exporte gehören zu den bezahlten Tarifen.

In der Web-App (invenva.com/app) gibt die Excel-Datei aus den Berichten zusätzlich den Bestand jedes Artikels am Ende eines vergangenen Zeitraums aus, mit dem Wert zum Einkaufspreis an diesem Tag. Wählen Sie einen benutzerdefinierten Zeitraum, der schon vorbei ist, öffnen Sie Daten (Excel) und schalten Sie „Bestand am Periodenende“ ein. So füllen Sie die Inventurliste auch im Januar mit Mengen und Werten vom 31. Dezember, selbst wenn inzwischen neue Ware eingegangen ist. Nehmen Sie dafür die Spalte „Zum Einkaufspreis am Periodenende“, denn „Bestandswert am Periodenende“ rechnet, wo vorhanden, mit dem Verkaufspreis. Das ist ein aus den Bewegungen errechneter Buchbestand, keine Zählung: Eine Zählung, die Sie bis zum Stichtag übernommen haben, steckt darin, eine spätere nicht, und verliehene Ware fehlt. Zählen Sie etwa am 23. Dezember und übernehmen die Zählung am selben Tag, liefert die Datei den Bestand am 31. Dezember: Ihre Zählung samt allen Bewegungen bis zu diesem Tag. Die Funktion gehört zu den bezahlten Tarifen und braucht eine Internetverbindung; die Apps für iPhone und Android bekommen sie mit dem nächsten Update.

Verliehene Ware gehört weiter Ihnen. Invenva bucht sie beim Verleihen aus dem Bestand aus, und die Liste „Verliehen“ zeigt, was bei wem ist und wie viel, damit Sie es in der Inventurliste nachtragen.

So funktioniert es in Invenva

Die Inventur in Invenva ist genau diese Liste, nur lebendig: Zeilen springen nie herum, ein Häkchen hält die Zeile an ihrem Platz, eine Abweichung bekommt sofort einen Grund direkt am Regal, Barcodes werden gescannt statt getippt, und Übernehmen schreibt einen einzigen Zählungseintrag mit Vorher und Nachher für jede geänderte Zeile. Zwei Personen können die Regale auf zwei Handys aufteilen. Die Live-Demo hat eine Beispielzählung zum Ausprobieren.