Das Mindesthaltbarkeitsdatum im Griff behalten, ohne Ware wegzuwerfen

Was in der Datei steckt

Ein Tabellenblatt, „Ablaufdaten“, mit 500 Zeilen: Name, Menge, Einheit, Ablaufdatum, Lagerort und Notizen, dazu die Spalte „Status“, die sich mit Invenvas eigenen Worten und Regeln selbst füllt. Dort steht „Abgelaufen“, sobald das Datum vorbei ist, „Läuft heute ab“ am Tag selbst und „Läuft bald ab“ in den sechs Tagen davor. Eine Zeile wird rot, sobald ihr Datum vorbei ist, und orange in ihren letzten sieben Tagen, und wer nach „Ablaufdatum“ sortiert, hat oben, was zuerst raus muss.

Die Spalten tragen Invenvas eigene Namen, deshalb erkennt der Importbildschirm sie ohne Zuordnung. Der Import übernimmt die erste Zeile eines Artikels. Sortieren Sie also vor dem Import nach „Ablaufdatum“, dann kommt jeder neue Artikel mit seinem frühesten Datum an. Den Import der ganzen Datei gibt es mit den bezahlten Tarifen.

Abgelaufene Ware ist bereits ausgegebenes Geld

Ein Artikel, der abläuft, kostet Sie nicht nur einen Verkauf. Er kostet Sie den Verkauf und den Einkauf. Sie haben den Lieferanten bezahlt, die Ware getragen, ihr Regalfläche gegeben, und am Ende werfen Sie sie weg und zahlen noch die Entsorgung. In einem Laden mit knapper Marge ist eine Handvoll davon pro Woche der Unterschied zwischen einem guten und einem mageren Monat.

Es ist außerdem der Verlust, der sich am besten versteckt. Ein Diebstahl fällt auf. Bruch fällt auf. Ein Joghurt, der hinten im Kühlregal still abgelaufen ist, fällt beim Ausräumen auf, Wochen nachdem man ihn hätte reduzieren und die Hälfte des Geldes hätte retten können.

Wo das Datum wirklich verloren geht

Fast nie am Regal. Ein Datum auf der Packung lesen können alle. Verloren geht es an der Warenannahme, wo niemand es notiert, und im Kopf desjenigen, der weiß, dass diese Kiste vor jener drankommt und heute frei hat.

Der zweite Ort ist die hintere Regalreihe. Neue Ware kommt nach vorne, weil dort die Hände sind, und die alte wandert nach hinten, bis sie aus dem Blick und aus der Frist ist. Jeder weiß das, und jeder macht es trotzdem, weil sauberes Umräumen zwei Minuten im ungünstigsten Moment des Tages kostet.

Was zuerst abläuft, geht zuerst raus

Die Regel, die funktioniert, heißt nicht „zuerst rein, zuerst raus“, sondern „was zuerst abläuft, geht zuerst raus“. Meistens ist das dasselbe, gelegentlich nicht: eine Lieferung kann mit einem kürzeren Datum ankommen als das, was schon im Regal steht, und dann muss die Kiste von heute zuerst weg.

Praktisch heißt das: über die Reihenfolge entscheidet das Datum auf der Packung, nicht der Tag der Anlieferung. Das ist eine kleine Unterscheidung, bis sie einmal eine ganze Kiste kostet, und genau deshalb lässt ein System, das nur Eingangsdaten kennt, Sie trotzdem Ware wegwerfen.

Worauf Sie bei einer App achten sollten

Drei Fragen entscheiden, ob Ihnen Datumsführung überhaupt etwas spart.

• Meldet sie vorher oder erst hinterher? Eine Liste abgelaufener Artikel ist ein Protokoll bereits verlorenen Geldes. Nützlich ist der Hinweis, solange noch Zeit zum Reduzieren bleibt.
• Kommt die Erinnerung zu einem Zeitpunkt an, zu dem Sie handeln können? Eine Meldung um drei Uhr nachts oder mitten im Mittagsgeschäft wird weggewischt.
• Sehen Sie alles, was knapp vor der Frist steht, an einer Stelle, ohne Artikel für Artikel zu suchen?

So läuft es in Invenva

Ein Artikel kann ein Haltbarkeitsdatum tragen, aus einem Kalender gewählt statt getippt, und es lässt sich schon bei der Warenannahme eintragen statt später. In der Ansicht Bestand steht in der Zeile selbst Abgelaufen in Rot oder Läuft bald ab in Orange, und die Filter Abgelaufen und Läuft bald ab sammeln diese Artikel, so dass alle betroffenen Artikel einen Fingertipp entfernt sind statt einen Rundgang durch den Laden.

Der Hinweis kommt drei Tage vor dem Datum um neun Uhr morgens Ortszeit des Ladens, oder am nächsten Morgen, wenn das Datum näher liegt. Ein Laden in Istanbul und einer in Lissabon bekommen ihn jeweils zum ersten Kaffee statt mitten in der Nacht. Jeder Artikel wird zu einem Datum genau einmal gemeldet, also nörgelt nichts, und ein geändertes Datum schärft die Meldung neu.

Jede Lieferung behält ihr eigenes Haltbarkeitsdatum: Zwei Kisten desselben Joghurts mit verschiedenen Daten bleiben zwei Chargen, und die Artikelseite zeigt jede Charge mit ihrer Restmenge. Ein Verkauf nimmt die Charge, die Sie wählen; sonst geht zuerst Ware ohne Datum, dann die mit dem frühesten Datum und abgelaufene Ware zuletzt. Eine Abschreibung nimmt dagegen zuerst die abgelaufene Ware. Das gibt es jetzt in der Web-App, die Apps für iPhone und Android bekommen es mit ihrem nächsten Update.

Die Demo enthält Artikel mit Datum und braucht kein Konto.