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Werkzeugausgabe mit Liste und Übergabeprotokoll: wer hat was, seit wann, bis wann
· Invenva
Was in ein Übergabeprotokoll für Arbeitsmittel gehört, eine Werkzeugausgabe-Liste mit Unterschriften zum Ausdrucken, die Rückgabe nach einer Kündigung und wie Sie am Handy sehen, wer welches Werkzeug hat.
Nicht jedes Werkzeug, das fehlt, wurde gestohlen. Der Bohrhammer ging am Dienstag mit jemandem mit, der ihn zurückbringen wollte, und am Freitag weiß niemand mehr, wer ihn hat. Die Abhilfe ist unspektakulär: im Moment der Ausgabe mit Namen aufschreiben und regelmäßig auf die Liste schauen, was noch draußen ist. Das unterschriebene Protokoll ist der Beleg. Für die Frage des Alltags, wer gerade was hat, braucht es eine Liste, die sich selbst aktuell hält.
Was in ein Übergabeprotokoll für Arbeitsmittel gehört
Übergabeprotokoll, Ausgabeschein oder Werkzeugausgabe-Liste: Der Name wechselt von Betrieb zu Betrieb, der Inhalt nicht. Ein Protokoll taugt nur, wenn es die Fragen beantwortet, die Monate später kommen, wenn der Akkuschrauber ohne Ladegerät zurückkommt.
Schreiben Sie den Zustand auch dann auf, wenn das Gerät neu ist. Wer bei der Rückgabe über einen Kratzer spricht, braucht etwas zum Vergleichen. Jede Zeile braucht:
- Das Datum der Ausgabe.
- Den vollen Namen des Empfängers. „Der Neue vom Bauhof“ hilft im März niemandem weiter.
- Das Arbeitsmittel mit Inventar- oder Seriennummer und dem Zubehör, das mitging: zwei Akkus, Ladegerät, Koffer. Was bei der Rückgabe fehlt, ist oft nicht die Maschine, sondern der zweite Akku.
- Die Menge.
- Den Zustand bei Ausgabe, in wenigen Worten: neu, Kabel geflickt, Gehäuse gerissen.
- Das Rückgabedatum, falls es eines gibt. Ein Laptop für die tägliche Arbeit hat oft keines.
- Die Unterschrift des Empfängers und bei der Rückgabe die Unterschrift dessen, der prüft und zurücknimmt.
Werkzeugausgabe-Liste zum Ausdrucken, mit Unterschrift bei Ausgabe und Rückgabe
Die Datei auf dieser Seite ist eine Werkzeugausgabe-Liste als Excel-Datei, eine Zeile pro Ausgabe. Die Spalten: Nr., Ausgabe am, Empfänger, Arbeitsmittel, Inventar-Nr., Menge, Zustand bei Ausgabe, Rückgabe bis, Zurück am, Menge zurück, Zustand bei Rückgabe, Unterschrift Ausgabe, Unterschrift Rückgabe und Bemerkungen. Auf den ersten 500 Zeilen bekommt jede Zeile in der Spalte Nr. automatisch ihre laufende Nummer, sobald sie ein Datum, einen Namen oder ein Arbeitsmittel enthält; rechts neben den Spaltenköpfen steht ein Link zu invenva.com.
Leer ausgedruckt passt die Liste mit zwanzig linierten Zeilen auf eine A4-Seite quer; Titel und Spaltenköpfe stehen auf jeder Seite, und unten stehen die Seitenzahl und invenva.com. Ausdrucken und ans Klemmbrett im Magazin hängen oder eine Kopie in den Transporter der Kolonne legen. Wer etwas mitnimmt, unterschreibt sofort. Wer es zurücknimmt, zählt das Zubehör nach und unterschreibt bei der Rückgabe. Für ein teures Gerät, das eine einzelne Person bekommt, etwa Laptop oder Diensthandy, nehmen viele Betriebe ein einseitiges Übergabeprotokoll pro Mitarbeiter; die Felder sind dieselben.
Die Liste ist ein Papierbeleg für Unterschriften. In Invenva buchen Sie jede Ausleihe in der App, im Moment der Ausgabe.
Übergabeprotokoll nach Kündigung: Was hat die Person noch?
Am meisten zählt die Werkzeugverwaltung am letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters. Bevor das Arbeitsverhältnis endet, brauchen Sie eine kurze, verlässliche Liste: was diese Person bekommen und noch nicht zurückgegeben hat. Mit Papierlisten heißt das, die Zeilen aus Monaten nach einem Namen abzusuchen.
Was zurückkommt, steht in einem Rückgabeprotokoll, das beide unterschreiben. Was nicht zurückkommt, bleibt mit Name, Datum und Zustand bei Ausgabe belegt, und das Gespräch darüber stützt sich auf den Beleg statt auf Erinnerungen. In Invenva:
- Öffnen Sie unter Kunden und Lieferanten die Seite der Person: Dort steht alles, was ihr verliehen ist, Überfälliges in Rot.
- Bei einer langen Liste findet die Suche unter „Verliehen“ auch Namen und zeigt alles, was die Person noch hat. In der Web-App lässt sich die Ansicht außerdem nach Personen gruppieren (Schalter „Kunden“).
- Was am letzten Tag zurückkommt, markieren Sie als zurückgegeben, auch teilweise. Was nicht wiederkommt, markieren Sie ebenfalls als zurückgegeben und buchen es dann als Abschreibung mit dem Grund „Verloren“ aus, damit der Bestand stimmt.
- Unter „Aktivität“ zeigt der Filter „Kunde/Lieferant“ jede Ausleihe und jede Rückgabe dieser Person mit Datum und dem Namen dessen, der sie gebucht hat. Mit einem bezahlten Tarif wählen Sie den Zeitraum und exportieren die Liste als Excel-Datei für das Rückgabeprotokoll.
So läuft es in Invenva, Schritt für Schritt
In Invenva ist eine Ausleihe ein Warenausgang an eine Person mit Namen, bei dem das Werkzeug zurückerwartet wird. Der Empfänger braucht weder Konto noch App: Der Name genügt, und er erscheint auch in Ihrer Kundenliste, weil die App alle, die Ware von Ihnen bekommen, in einer Liste führt.
Verleihen und Rückgaben buchen sind getrennte Berechtigungen (Warenausgang und Wareneingang), die Sie pro Person freigeben. Auf dem Handy funktionieren Ausgabe und Rückgabe ohne Netz und werden synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht.
- Legen Sie jedes Werkzeug als Artikel mit Foto an. Die Seriennummer passt in ein benutzerdefiniertes Feld, und gleiche Geräte, die Sie auseinanderhalten müssen, legen Sie je als eigenen Artikel mit Menge 1 an. Mit einem bezahlten Tarif drucken Sie ein Barcode- oder QR-Etikett und kleben es auf Gerät oder Koffer.
- Bei der Ausgabe scannen Sie das Etikett oder suchen den Artikel, wählen Warenausgang und tippen auf Verleihen. Dann tragen Sie den Namen des Empfängers und die Menge ein und, wenn ein Termin feststeht, das Datum unter „Rückgabe bis“. Eine Notiz wie „nur ein Akku“ wird mit der Ausleihe gespeichert.
- Mehrere Werkzeuge für dieselbe Person? Markieren Sie alle in der Bestandsliste und verleihen Sie sie in einem Schritt.
- Das Werkzeug verlässt den Bestand, gilt aber nicht als verkauft und wartet unter „Verliehen“, bis es zurück ist. Ohne Rückgabedatum zeigt die Zeile den Tag der Ausgabe. Ist das Datum vorbei, steht in der Zeile rot „Überfällig“, sie rückt nach oben, und oben im Bestand erscheint „Überfällig · Name · Werkzeug“.
- Bei der Rückgabe tippen Sie auf die Zeile und tragen unter „Als zurückgegeben markieren“ ein, wie viele zurück sind. Kommen zwei von drei, bleibt das dritte verliehen.
- Jede Ausleihe und jede Rückgabe steht unter „Aktivität“: wer ausgegeben hat, an wen, wann und wie viele.
Fragen und Antworten
Braucht der Mitarbeiter die App?
Nein. Die Ausleihe wird auf seinen Namen gebucht, und der Name genügt: kein Konto, kein Handy.
Wie sehe ich, welche Werkzeuge überfällig sind?
Unter „Verliehen“ steht die Zeile mit rotem „Überfällig“ ganz oben, und oben im Bestand erscheinen Name und Werkzeug. So sieht es jeder im Team, der Werkzeuge verleihen darf, sobald er die App öffnet. Das gilt auf dem iPhone, unter Android und in der Web-App.
Ersetzt die App das unterschriebene Übergabeprotokoll?
Beides ergänzt sich: Die Unterschrift steht auf dem Papier, und wer gerade was hat, steht in der App. Für die tägliche Ausgabe ohne Unterschrift reicht die App allein.
Geht das auch für Laptop, Diensthandy und Schlüssel?
Ja. Verleihen Sie das Gerät ohne Rückgabedatum, dann bleibt es unter „Verliehen“ und auf der Seite der Person, bis es zurück ist, und die Zeile zeigt den Tag der Ausgabe. Die Seriennummer passt in ein benutzerdefiniertes Feld. Die Unterschrift für den Empfang holen Sie auf Papier ein.
Im Beispiellager ausprobieren
Die Ansicht „Verliehen“ im Beispiellager öffnet sich ohne Konto. Das Beispiel handelt mit Bürobedarf, deshalb sehen Sie statt Bohrhämmern zwei Schreibtischlampen bei einem Kunden, zwei Tage über der Rückgabe und rot markiert, eine Webcam, die noch draußen ist, und drei Laptopständer, die schon zurück sind. Schalten Sie oben zwischen „Artikel“ und „Kunden“ um (die zweite Ansicht ist die für den letzten Arbeitstag) und tippen Sie auf eine Zeile, um „Als zurückgegeben markieren“ auszuprobieren.
Ausleihen und Rückgaben gibt es in jedem Tarif, und die bezahlten Tarife holen das ganze Team dazu, mit einem Preis für alle und ohne Gebühr pro Person: Pro gilt für bis zu 5 Personen, Business für bis zu 25. Beim Jahrestarif sind die ersten 7 Tage kostenlos.