Lagerverwaltung in Excel: wo die Tabelle an Grenzen stößt und was dann hilft

Eine Tabelle ist ein guter Anfang

Die meisten Läden fangen mit einer Tabelle an: eine Zeile pro Artikel, eine Spalte für die Menge, vielleicht ein Preis. Sie kostet nichts, jeder kann damit umgehen und sie passt sich jedem Geschäft an. Wer den Bestand allein führt und ihn nur ein paar Mal pro Woche ändert, braucht vielleicht nie mehr als eine Tabelle. Nichts auf dieser Seite soll Sie davon abbringen.

Wo sie an Grenzen stößt

Eine Datei, viele Hände. Sobald eine zweite Person die Tabelle bearbeitet, gibt es Versionen. Die Kopie auf dem Laptop im Laden sagt 14, die auf dem Handy sagt 12, und die aus der Mail vom Dienstag sagt 15. Geteilte Online-Tabellen lösen das Versionsproblem, aber nicht das nächste.

Keine Historie. Eine überschriebene Zelle ist weg. Niemand kann sagen, ob aus 12 eine 9 wurde, weil drei verkauft wurden, weil eines kaputtging und zwei verkauft wurden, oder weil sich jemand vertippt hat. Wenn eine Zahl falsch aussieht, kann die Tabelle nicht sagen, wer sie wann geändert hat.

Kein Zugriff am Regal. Eine Tabelle im Lager auf dem Handy zu bearbeiten ist eine Qual: die falsche Zelle, die Tastatur über der Zeile, kein Barcode. Also werden Änderungen auf Zettel geschrieben und später eingetippt, oder gar nicht. Die Tabelle ist nur so aktuell wie der letzte Abend, an dem sich jemand hingesetzt hat.

Formeln gehen kaputt. Die Nachbestellspalte, die im Januar funktionierte, stimmt nicht mehr, wenn im März jemand eine Zeile einfügt. Niemand merkt es, bis eine Bestellung verpasst wird.

Zeichen, dass es Zeit für den Wechsel ist

• Mehr als eine Person fasst den Bestand an.
• Sie haben schon „Wer hat das geändert?“ gefragt und keine Antwort bekommen.
• Es gibt mehr als hundert Artikel oder Artikel mit Barcode.
• Eine Inventur dauert einen Abend, und eine Woche später stimmt die Tabelle wieder nicht.
• Sie wollen eine Warnung, bevor etwas ausgeht, nicht danach.

So wechseln Sie, ohne etwas zu verlieren

Nicht abtippen. Eine gute App importiert die Tabelle, die Sie schon haben: Sie wählen die Datei, bestätigen, welche Spalte Name, Menge, Preis und Barcode ist, und jede Zeile kommt mit ihrem Anfangsbestand an. Behalten Sie die Tabelle einen Monat als Sicherung, führen Sie beides eine Woche parallel, bis die Mengen übereinstimmen, und hören Sie dann auf, die Tabelle zu pflegen.

Das Einzige, worauf Sie vor dem Wechsel bestehen sollten, ist der Weg zurück. Eine App sollte Ihren ganzen Bestand jederzeit in eine Excel-Datei exportieren, damit Sie nie festsitzen und Ihr Steuerberater bekommt, was er verlangt.

Worauf Sie bei der App achten sollten

• Import aus Excel oder CSV, und jederzeit Export zurück nach Excel.
• Ein Eintrag in der Historie für jede Änderung: wer, wann, wie viel und warum.
• Läuft auf dem Handy im Lager, bei Bedarf offline, und am Schreibtisch auf dem Rechner.
• Barcode scannen mit der Kamera, damit eine Bestandsänderung zwei Fingertipps sind.
• Eine Inventur, die ein Protokoll hinterlässt, nicht nur eine geänderte Mengenspalte.

So geht es in Invenva

Invenva importiert .xlsx- und CSV-Dateien, ordnet Spalten Ihren Feldern zu, überspringt Duplikate und bucht jede Zeile mit einer Eröffnungsbewegung, damit die Historie am ersten Tag beginnt. Mit dem Schalter „Vorhandene Artikel aktualisieren“ aktualisiert dieselbe Datei stattdessen die Artikel, die Sie schon haben: jetzt in der Web-App, in den Apps für iPhone und Android ab ihrem nächsten Update. Jede spätere Änderung ist eine Bewegung mit Person und Uhrzeit. Der Import einer ganzen Datei und der Export nach Excel und PDF gehören zu den bezahlten Tarifen, und die Exporte tragen Ihren Firmennamen, nicht unseren. Wenn Sie sehen wollen, wie sich eine Tabelle anfühlt, sobald sie eine Bestandsliste geworden ist: Die Live-Demo öffnet ein Beispiellager ohne Konto.