Cómo hacer un inventario en una tienda pequeña sin perder un día

Por qué los números se desvían

Toda tienda que nunca ha contado se cree sus registros. Toda tienda que ha contado sabe que no es así. Las existencias se desvían por motivos aburridos: se rompió una botella y nadie lo apuntó, una caja se usó para la propia tienda, un pedido llegó incompleto, una venta se cobró con el producto equivocado y, a veces, algo salió por la puerta. Nada de eso aparece solo en los registros. El recuento es el único momento en que los registros y la estantería se encuentran.

Por eso mismo un recuento merece la pena aunque no encuentre nada. Un recuento que cuadra es una prueba, y la próxima vez que un número parezca raro sabrás que hace un mes estaba bien.

Antes de empezar

Elige un momento en que las existencias no se muevan: después de cerrar, antes de la primera entrega o una mañana tranquila. Si no puedes parar las ventas, anota la hora de inicio y cuenta cada zona de una vez, para que una venta durante el recuento no se pierda entre dos personas.

Después prepara la lista. Cada producto con la cantidad que dicen los registros, en el orden en que realmente se recorren las estanterías, no por orden alfabético. Si cuentan dos personas, dale a cada una una estantería entera o una sala entera. Con dos personas en la misma estantería, la misma caja se cuenta dos veces.

• Imprime la lista o ábrela en el móvil, una línea por producto, con la cantidad teórica al lado.
• Antes de empezar, hay que acordar la unidad: ¿una caja cuenta como uno o como doce?
• Ten a mano un bolígrafo o un campo de notas para el motivo cuando una línea no cuadre.

Contar sin perder el hilo

Cuenta lo que tienes en la mano, no lo que debería haber. El error de recuento más común es mirar la cantidad teórica, ver un número creíble y marcarlo. Tapa la cantidad teórica si hace falta. Primero cuenta, luego compara.

Marca cada línea en cuanto la termines y déjala exactamente donde está. Las listas que se reordenan al marcar, o que ocultan solas las filas contadas, hacen que la gente pierda el sitio en una estantería real. Una lista que no se mueve es más rápida.

Cuando una línea no cuadre, apunta el motivo en ese momento, delante de la estantería, mientras aún ves la caja dañada o el hueco vacío: dañado, caducado, perdido, error de recuento, robo. Los motivos recogidos una hora después son suposiciones.

Después del recuento

Revisa las diferencias antes de aplicar nada. Una diferencia grande merece volver a contar esa línea; lleva un minuto y ahí es donde se esconden la mayoría de los errores. Luego aplica todas las correcciones en un solo paso, para que los registros muestren un recuento, en una fecha, hecho por una persona, con el antes y el después de cada línea.

Guarda ese registro. Un recuento aplicado en silencio, editando cantidades una a una, no se puede revisar después y no dice si la merma sube o baja. Seis meses de registros de recuento convierten la sensación vaga de que «desaparecen cosas» en un número sobre el que actuar.

Cada cuánto

A una tienda pequeña le va bien un recuento completo una vez al mes y un recuento corto, cada semana, de los veinte productos que más se mueven. Son los que se desvían, y veinte líneas llevan quince minutos. Un almacén con cientos de referencias suele pasar al recuento cíclico: una sección distinta cada semana, de modo que cada estantería se cuenta varias veces al año sin cerrar nunca.

Haz coincidir el recuento completo con el cierre de tu ejercicio. La valoración que te pide tu gestor es ese recuento multiplicado por el precio de compra, y un recuento que ya llevas no cuesta nada más.

El inventario de fin de año

En España, las sociedades y los autónomos en estimación directa normal con actividad mercantil cierran cada ejercicio con un inventario de existencias, que se transcribe al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (art. 28 del Código de Comercio); los libros se legalizan en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre (art. 27). En estimación directa simplificada no se lleva ese libro, pero las existencias finales, valoradas a precio de adquisición, entran en la variación de existencias del IRPF, y en módulos no cuentan. Fuera de España las reglas son otras: confírmalas con tu contador.

Registra cada entrada y cada venta hasta el momento de empezar; si la tienda sigue abierta, la mercancía que llegue espera sin abrir en un sitio marcado y cada venta hecha durante el recuento se apunta con la hora. Cada móvil se queda con sus estanterías, y una estantería terminada se marca para que nadie la vuelva a contar. Anota en la hoja la fecha del recuento, la del cierre y quién contó. Lo que has prestado a un cliente sigue siendo tuyo, pero no está en la estantería: añádelo al inventario desde la lista En préstamo de Invenva, no al recuento.

Las existencias se valoran a precio de adquisición sin el IVA recuperable, y el Plan General de Contabilidad fija el precio medio ponderado como método general (norma de valoración 10.ª), el mismo que usa Invenva. Si cuentas en papel, usa nuestra hoja de inventario para imprimir, gratis y en Excel. Su segunda hoja, Inventario de cierre, convierte el recuento en el inventario de existencias al cierre: número de línea, coste unitario sin IVA, importe, total y dos líneas de firma.

Los errores que más vemos

• Contar de memoria, o a partir de la cantidad teórica, en lugar de la estantería.
• Corregir cantidades una a una durante la semana y llamarlo recuento.
• Dos personas en la misma estantería, o nadie seguro de quién tenía el almacén.
• Volver a contar solo las líneas con diferencias grandes y fiarse del resto.
• No apuntar nunca el motivo, de modo que un año de merma no tiene explicación.

Cómo hacerlo en Invenva

El Recuento de existencias de Invenva está construido justo alrededor de esta lista: cada fila empieza con la cantidad teórica, marca las filas en su sitio y se quedan donde están, una fila que no cuadra recibe un motivo al momento, y Aplicar escribe un solo registro de recuento con quién, cuándo, antes y después de cada línea modificada. Puedes escanear códigos de barras para contar en lugar de teclear, y un recuento puede limitarse a una categoría o a una estantería.

Dos personas pueden repartirse las estanterías con dos móviles. Con el plan Pro anual, los primeros 7 días son gratis: tiempo suficiente para contar toda la tienda, aplicar el resultado y exportar la lista de existencias para la contabilidad.