Cómo hacer un inventario en una tienda pequeña sin perder un día

Por qué los números se desvían

Toda tienda que nunca ha contado se cree sus registros. Toda tienda que ha contado sabe que no es así. Las existencias se desvían por motivos aburridos: se rompió una botella y nadie lo apuntó, una caja se usó para la propia tienda, un pedido llegó incompleto, una venta se cobró con el producto equivocado y, a veces, algo salió por la puerta. Nada de eso aparece solo en los registros. El recuento es el único momento en que los registros y la estantería se encuentran.

Por eso mismo un recuento merece la pena aunque no encuentre nada. Un recuento que cuadra es una prueba, y la próxima vez que un número parezca raro sabrá que hace un mes estaba bien.

Antes de empezar

Elija un momento en que las existencias no se muevan: después de cerrar, antes de la primera entrega o una mañana tranquila. Si no puede parar las ventas, anote la hora de inicio y cuente cada zona de una vez, para que una venta durante el recuento no se pierda entre dos personas.

Después prepare la lista. Cada producto con la cantidad que dicen los registros, en el orden en que realmente se recorren las estanterías, no por orden alfabético. Si cuentan dos personas, dé a cada una una estantería entera o una sala entera. Dos personas en la misma estantería es la forma de contar la misma caja dos veces.

• Imprima la lista o ábrala en el móvil, una línea por producto, con la cantidad teórica al lado.
• Acuerden la unidad antes de empezar: ¿una caja cuenta como uno o como doce?
• Tenga un bolígrafo o un campo de notas para el motivo cuando una línea no cuadre.

Contar sin perder el hilo

Cuente lo que tiene en la mano, no lo que debería haber. El error de recuento más común es mirar la cantidad teórica, ver un número creíble y marcarlo. Tape la cantidad teórica si hace falta. Primero cuente, luego compare.

Marque cada línea en cuanto la termine y déjela exactamente donde está. Las listas que se reordenan al marcar, o que ocultan solas las filas contadas, hacen que la gente pierda el sitio en una estantería real. Una lista que no se mueve es más rápida.

Cuando una línea no cuadre, apunte el motivo ahora, delante de la estantería, mientras aún ve la caja dañada o el hueco vacío: dañado, caducado, perdido, error de recuento, robo. Los motivos recogidos una hora después son suposiciones.

Después del recuento

Revise las diferencias antes de aplicar nada. Una diferencia grande merece volver a contar esa línea; lleva un minuto y ahí es donde se esconden la mayoría de los errores. Luego aplique todas las correcciones en un solo paso, para que los registros muestren un recuento, en una fecha, hecho por una persona, con el antes y el después de cada línea.

Guarde ese registro. Un recuento aplicado en silencio, editando cantidades una a una, no se puede revisar después y no dice si la merma sube o baja. Seis meses de registros de recuento convierten la sensación vaga de que "desaparecen cosas" en un número sobre el que actuar.

Cada cuánto

A una tienda pequeña le va bien un recuento completo una vez al mes y un recuento corto, cada semana, de los veinte productos que más se mueven. Son los que se desvían, y veinte líneas llevan quince minutos. Un almacén con cientos de referencias suele pasar al recuento cíclico: una sección distinta cada semana, de modo que cada estantería se cuenta varias veces al año sin cerrar nunca.

Haga coincidir el recuento completo con el cierre de su ejercicio. La valoración que le pide su gestor es ese recuento multiplicado por el precio de compra, y un recuento que ya lleva no cuesta nada más.

Los errores que más vemos

• Contar de memoria, o a partir de la cantidad teórica, en lugar de la estantería.
• Corregir cantidades una a una durante la semana y llamarlo recuento.
• Dos personas en la misma estantería, o nadie seguro de quién tenía el almacén.
• Volver a contar solo las líneas con diferencias grandes y fiarse del resto.
• No apuntar nunca el motivo, de modo que un año de merma no tiene explicación.

Cómo hacerlo en Invenva

El Recuento de existencias de Invenva está construido justo alrededor de esta lista: cada fila empieza con la cantidad teórica, marca las filas en su sitio y se quedan donde están, una fila que no cuadra recibe un motivo al momento, y Aplicar escribe un solo registro de recuento con quién, cuándo, antes y después de cada línea. Puede escanear códigos de barras para contar en lugar de teclear, y un recuento puede limitarse a una categoría o a una estantería. Pruébelo con una tienda de ejemplo en la demo, sin cuenta.