Inventario en Excel: dónde falla la hoja de cálculo y qué hacer

Una hoja de cálculo es un buen comienzo

La mayoría de las tiendas empiezan con una hoja: una fila por producto, una columna de cantidad, quizá un precio. Es gratis, todo el mundo sabe usarla y se adapta a cualquier negocio. Si llevas tú solo un stock que cambia unas pocas veces por semana, puede que una hoja sea todo lo que necesites, y nada en esta página pretende convencerte de lo contrario.

Dónde falla

Un archivo, muchas manos. En cuanto una segunda persona edita la hoja, aparecen las versiones. La copia del portátil de la tienda dice 14, la del móvil dice 12 y la del correo del martes dice 15. Las hojas compartidas en línea arreglan las versiones, pero no el siguiente problema.

Sin historial. Una celda sobrescrita desaparece. Nadie puede decir si 12 pasó a 9 porque se vendieron tres, porque uno se rompió y se vendieron dos, o porque alguien lo escribió por error. Cuando un número parece estar mal, la hoja no sabe decir quién lo cambió ni cuándo.

Sin acceso desde el almacén. Editar una hoja de cálculo en el móvil dentro del almacén es un suplicio: la celda equivocada, el teclado tapando la fila, sin código de barras. Así que los cambios se apuntan en papel y se pasan luego, o no se pasan. La hoja solo está al día hasta la última noche en que alguien se sentó con ella.

Las fórmulas se estropean. La columna de reposición que funcionaba en enero se rompe cuando alguien inserta una fila en marzo. Nadie se da cuenta hasta que se pierde un pedido.

Señales de que toca cambiar

• Más de una persona toca el stock.
• Has preguntado «¿Quién cambió esto?» y nadie ha sabido responder.
• Hay más de cien productos, o productos con código de barras.
• Un recuento lleva una tarde y la hoja vuelve a estar mal una semana después.
• Quieres un aviso antes de que algo se agote, no después.

Cómo cambiar sin perder nada

No vuelvas a teclearlo. Una buena app importa la hoja que ya tienes: eliges el archivo, confirmas qué columna es el nombre, la cantidad, el precio y el código de barras, y cada fila llega con su stock inicial. Guarda la hoja como copia de seguridad durante un mes, lleva las dos a la vez una semana para comprobar que las cantidades coinciden y luego deja de actualizar la hoja.

Lo único que debes exigir antes de cambiar es el camino de vuelta. Una app debería exportar todo tu stock a un archivo de Excel en cualquier momento, para que nunca quedes atrapado y tu gestor reciba lo que te pide.

Qué buscar en la app

• Importar desde Excel o CSV, y exportar de vuelta a Excel cuando quieras.
• Una entrada en el historial por cada cambio: quién, cuándo, cuántos y por qué.
• Funciona en el móvil dentro del almacén, sin conexión si hace falta, y en el ordenador de la oficina.
• Escaneo de códigos de barras con la cámara, para que un cambio de stock sean dos toques.
• Un recuento de existencias que deja registro, no solo una edición de la columna de cantidad.

Cómo se hace en Invenva

Invenva importa archivos .xlsx y CSV, empareja las columnas con tus campos, omite los duplicados y registra cada fila con un movimiento inicial para que el historial empiece el primer día. Con la opción Actualizar artículos existentes, el mismo archivo actualiza en cambio los productos que ya tienes: en la aplicación web desde ya, y en las aplicaciones de iPhone y Android con su próxima actualización. Cada cambio posterior es un movimiento con una persona y una hora. Importar un archivo completo y exportar a Excel y PDF vienen con los planes de pago, y los archivos exportados llevan el nombre de tu negocio, no el nuestro. Si quieres ver cómo queda una hoja una vez convertida en lista de stock, la demo en vivo abre un inventario de ejemplo sin necesidad de cuenta.