Plantilla de hoja de recuento de inventario para Excel, con la diferencia calculada

Qué contiene el archivo

La primera hoja, Recuento de existencias, es el recuento en sí. Arriba van la fecha, quién contó y la ubicación. Debajo, una fila por producto: nombre, unidad, la cantidad que dicen tus registros, la cantidad que contaste, la diferencia (calculada automáticamente), un motivo y notas. Una fila se pone en rojo cuando lo contado y la cantidad registrada no coinciden, así que la revisión posterior dura minutos, no una tarde entera. Impresa, trae líneas para cada producto y al menos treinta, así que una copia en blanco también sirve como hoja en papel.

La segunda hoja, Inventario de cierre, convierte el recuento en el inventario valorado del cierre. Cada línea toma la descripción, la unidad y la cantidad contada de la misma línea de Recuento de existencias y se numera sola. Tú escribes el coste unitario sin IVA; el importe de cada línea y el total de existencias se calculan solos, y una línea a la que aún le falta la cantidad o el coste se pone en naranja. Arriba hay líneas para la empresa, la fecha de las existencias, la fecha del recuento, quién contó, la ubicación y el método de valoración. Añade, quita u ordena líneas en Recuento de existencias antes de escribir los precios, porque cada línea sigue a la misma línea de esa hoja. Cada página impresa lleva abajo su número e invenva.com, el inventario añade ahí dos líneas de firma, y la hoja del recuento tiene un enlace a invenva.com bajo el título.

Cómo contar con ella

Rellena las cantidades registradas antes de empezar, en el orden en que recorres de verdad las estanterías, y luego imprímela o ábrela en una tableta. Cuenta lo que tienes en la mano, no lo que dice la hoja, y anota el motivo en el momento: dañado, caducado, perdido, error de recuento, robo. Un motivo recordado una hora después es una suposición.

• Da a cada persona una estantería o una sala entera, nunca la misma estantería dos veces.
• Cuenta a la hora de cierre o antes de la primera entrega, cuando nada se mueve.
• Vuelve a contar solo las filas con diferencia antes de corregir nada.

Después del recuento

Aplica las correcciones de una vez y guarda la hoja: un recuento con fecha, nombre y motivos es el registro que convierte «algo desaparece» en un número. Seis meses de estas hojas te dicen si la merma está subiendo.

Cómo se hace en Invenva

El recuento de existencias en Invenva es esta misma hoja, en vivo: las filas nunca cambian de sitio, marcar una fila la deja donde está, una fila que no cuadra recibe un motivo al momento junto a la estantería, escaneas los códigos de barras en lugar de escribir, y Aplicar escribe un único registro de recuento con el antes y el después de cada línea modificada. Dos personas pueden repartirse las estanterías con dos móviles. La demo en vivo tiene un recuento de ejemplo listo para probar.