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Control de herramientas: quién tiene cada una, cuándo vuelve y la hoja de entrega o resguardo
· Invenva
Hoja de control de herramientas para imprimir, con firma al entregar y al devolver, y cómo llevar los préstamos en el móvil: quién tiene qué, qué va con retraso y qué debe devolver quien se va.
La mayoría de las herramientas que faltan no se robaron: salieron con alguien que tenía prisa, nadie apuntó quién y, seis semanas después, la pregunta ya no tiene respuesta. Aquí tienes una hoja de entrega para imprimir, lo que debe llevar cada línea y cómo tener el mismo registro en el móvil.
Qué debe llevar una hoja de entrega de herramientas
Un registro sirve de algo cuando zanja una discusión seis semanas después. «Taladro, Javi» no la zanja. «Un taladro percutor de 18 V, el marcado con el n.º 3, para Javier Ruiz el 3 de marzo, carcasa rajada, vuelve el viernes, firmado» sí, y se escribe en veinte segundos.
En México, la Ley Federal del Trabajo (artículo 134, fracción VI) obliga al trabajador a devolver los materiales no usados y a conservar en buen estado los instrumentos y útiles que se le dieron para el trabajo, sin que tenga que responder del deterioro que causa su uso. Por eso el resguardo anota el estado al entregar: es lo que separa el desgaste de un daño. En España, si en tu empresa ya se firma la entrega de los EPI, el formato te resultará familiar. Bastan siete datos:
- Fecha de salida: el día en que salió, no el día en que alguien se acordó de apuntarlo.
- Persona: nombre y apellidos, y también la empresa si trabaja para una subcontrata.
- Herramienta y su número: con cinco taladros iguales, el número marcado en la herramienta es lo que hace útil la línea.
- Cantidad: en juegos de brocas, llaves o puntas, lo que se pierde es la cuenta.
- Estado: dos o tres palabras al salir y al volver, escritas por quien lleva el almacén.
- Fecha prevista de devolución, si la hay.
- Firmas: firma quien se la lleva cuando sale y firma quien la recibe cuando vuelve.
La hoja de control de herramientas para imprimir
El archivo que tienes arriba es una hoja de Excel con una línea por entrega y catorce columnas: N.º, Fecha de salida, Entregado a, Herramienta o equipo, Código, Cant., Estado al salir, Devolución prevista, Devuelto el, Cant. devuelta, Estado al volver, Firma de entrega, Firma de devolución y Observaciones. Las primeras se rellenan cuando la herramienta sale, las de devolución cuando vuelve, y cada uno de esos dos momentos lleva su firma. La columna N.º se numera sola en cuanto una línea tiene fecha, nombre o herramienta, en las primeras 500 líneas, y tras los nombres de las columnas hay un enlace a invenva.com.
En blanco se imprime en una sola hoja A4 apaisada con veinte líneas; el título y los nombres de las columnas se repiten en cada página, y cada página lleva al pie su número e invenva.com. Imprime unas cuantas y déjalas donde de verdad salen las herramientas: la ventanilla del almacén, la caseta de obra, la camioneta. Una línea con la casilla «Devuelto el» vacía es una herramienta que sigue fuera, así que repasar esa columna cada viernes te da la lista de atrasos en papel.
El papel tiene dos puntos débiles: nadie lee cuarenta líneas para saber qué tiene una persona, y la hoja solo puede estar en un sitio. Cuando pases a la app, registra solo lo que está fuera hoy y guarda las hojas antiguas como historial.
Cuando alguien se va: qué herramientas tiene todavía
La última semana es cuando las herramientas se pierden para siempre. Otra persona vacía la camioneta, el nivel láser prestado acaba en un garaje y, tres meses después, nadie sabe si llegó a devolverse. Lo que funciona es una lista de todo lo que está a nombre de quien se va, hecha antes del último día, repasada con esa persona y firmada.
En papel, eso significa leer todas las hojas buscando un nombre y comprobar cada línea con «Devuelto el» en blanco. En Invenva, busca a la persona en Clientes y proveedores: su ficha muestra lo que tiene en préstamo, y su Actividad, cada préstamo y cada devolución. En la aplicación web también puedes ver la lista En préstamo por persona.
- Una semana antes del último día, saca todo lo que sigue a su nombre.
- Repasa la lista con esa persona y marca como devuelto lo que vuelva, con la cantidad.
- Lo que vuelva roto y sin arreglo se marca como devuelto y después se registra como Baja de inventario con el motivo Dañado.
- Lo que no vuelva se apunta en papel con las dos firmas. En la app, cierra el préstamo con Marcar como devuelto y registra una Baja de inventario con el motivo Perdido, para que el stock siga cuadrando.
Cómo se hace en Invenva, paso a paso
En Invenva, un préstamo es una Salida a nombre de una persona, con la devolución pendiente. Quien se lleva la herramienta no necesita cuenta ni app, y un préstamo nunca cuenta como venta en los informes.
A cada persona del equipo puedes permitirle prestar (Salida) y recibir devoluciones (Entrada) por separado. En el móvil, todo funciona sin cobertura y se sincroniza cuando vuelve la señal; solo añadir una foto necesita conexión.
- Da de alta cada herramienta una vez, con foto. Con un plan de pago, imprime también desde la app una etiqueta de código de barras o QR. Las herramientas iguales pueden ser un solo artículo con cantidad; la que necesites distinguir, un artículo propio.
- Cuando sale, ábrela buscando su nombre o escaneando su etiqueta, indica cuántas salen, toca Prestar y escribe el nombre de la persona. Para entregar varias herramientas a la vez, selecciónalas en la lista de existencias y préstalas juntas.
- Pon la Fecha de devolución si la hay, y una nota si importa, por ejemplo la obra o «carcasa rajada».
- Guarda. El préstamo aparece en En préstamo, la ficha de la herramienta dice cuántas hay fuera y Actividad guarda quién la entregó y cuándo.
- Cuando vuelve, toca el préstamo en En préstamo y elige Marcar como devuelto. Si solo vuelve una parte, indica cuántas; el resto sigue en la lista.
- Los préstamos atrasados aparecen arriba en En préstamo con la fecha en rojo, y la pantalla de Existencias muestra Atrasado con la persona y la herramienta.
Preguntas con respuesta
¿Quien se lleva la herramienta necesita cuenta o la app?
No. El préstamo se hace a un nombre que escribes tú. Solo quienes entregan y reciben herramientas tienen que estar en tu equipo.
¿Cómo veo qué herramientas van con retraso?
Los préstamos atrasados suben, en rojo, al principio de En préstamo y la pantalla de Existencias los muestra con la persona y la herramienta, así que los ve cualquiera del equipo que pueda prestar herramientas en cuanto abre la app.
¿Puedo llevar los números de serie?
Guarda el número de serie en un campo personalizado de texto del artículo, o crea un artículo aparte para cada herramienta numerada, para que En préstamo diga exactamente cuál está fuera.
¿Funciona sin cobertura?
En el móvil, sí: los préstamos y las devoluciones se guardan en el teléfono y se sincronizan cuando vuelve la señal. En el navegador, una pestaña que ya está abierta sigue funcionando. Añadir una foto necesita conexión.
Míralo en la tienda de ejemplo
La tienda de ejemplo se abre directamente en su pantalla En préstamo, sin cuenta: dos lámparas de mesa prestadas a Estudio Puerto que ya van con retraso, una cámara web que Roble & Pino tiene que devolver dentro de cuatro días y tres soportes para portátil que ya volvieron. Es una tienda de material de oficina, no un almacén de obra, así que verás lámparas en lugar de taladros, pero la pantalla es la misma que usaría tu equipo. Cambia arriba entre Artículos y Clientes, y toca una fila para probar Marcar como devuelto.
Los préstamos y las devoluciones funcionan en todos los planes, y los planes de pago suman a todo el equipo, con un solo precio y sin cobro por persona: Pro cubre hasta 5 personas y Business hasta 25. Los planes anuales empiezan con 7 días gratis.