Llevar el fiado y el inventario en el mismo lugar

El primer cuaderno del día no es el del inventario

En una tienda de barrio, el primer cuaderno que se abre por la mañana no es el del inventario. Es el de los fiados. Quién debe, cuánto, desde cuándo, y qué va a entrar en caja esta semana. El inventario viene después, porque el estante vacío se ve con los ojos, y que don Ramón lleva tres semanas sin pagar solo lo dice el cuaderno.

Casi todos los programas de inventario ignoran ese hecho. Piensan en el almacén, el recuento y los informes, y dejan fuera el asunto de dinero que de verdad ocupa el día. Así que el dueño termina trabajando en dos sitios: la aplicación para la mercancía y el cuaderno para la plata.

Los tres problemas del cuaderno

El primero es sumar. Para saber cuánto debe alguien hay que buscar su hoja y sumar las líneas a mano. En un día con gente nadie lo hace, así que el saldo real solo se conoce a fin de mes.

El segundo es la fecha. El cuaderno tiene fechas pero no avisa. Las deudas vencidas se acumulan no porque se olviden, sino porque nada recuerda que llegó el día.

El tercero es la prueba. La hoja se rompe, el lápiz se borra, el cuaderno se moja. Cuando hay una discusión, lo único que tienes es tu propia letra. Nada de esto tiene que ver con la honestidad: es el límite del papel.

Por qué separar la deuda del inventario sale mal

Fiar es la salida de mercancía misma. El producto baja del estante, se va con el cliente y el dinero llega después. Es un solo hecho, pero apuntado en dos lugares empieza a comportarse como dos verdades distintas.

Si se lleva por separado, pasa esto: el inventario baja bien pero se olvida anotar la deuda, o se anota la deuda sin saber qué producto salió. A fin de mes la caja y el inventario no cuadran y no hay manera de encontrar de dónde viene la diferencia.

Juntos son las dos caras de un mismo movimiento. Qué se entregó, a quién, cuánta deuda nació y cuándo se paga queda en un solo registro, y cuando un número se ve raro sigues un único rastro hacia atrás.

Una distinción que conviene tener clara: una venta fiada sigue siendo una venta. La mercancía salió, así que el inventario baja y la venta ocurrió. Lo único pendiente es el cobro. Un buen sistema no mezcla esas dos cosas.

Recordar y cobrar

Lo que mejora el cobro no es la firmeza, es el momento. Una deuda que se recuerda el día que vence es fácil de pedir. Tres semanas después, pedir cuesta y el cliente se pone a la defensiva.

Por eso en un fiado la fecha importa tanto como el monto. Si pones un plazo, el sistema debería avisarte ese día, y lo vencido debería verse en la primera pantalla que abres. Si para saber a quién llamar hay que ejecutar un informe, ese informe no se ejecuta nunca.

Cómo funciona en Invenva

En Invenva el fiado no es un cuaderno aparte, es parte del movimiento de mercancía. Al registrar una salida escribes el nombre del cliente y aparece la opción de fiado. Al marcarla, la deuda se escribe junto con el stock, de una sola vez. No escribes el monto dos veces: sale del precio del producto. Si vendes algo sin precio cargado, escribes su precio en esa misma línea.

En la pantalla de saldos los clientes y los proveedores están separados. Arriba hay un solo total, lo que te deben o lo que debes. Debajo, cada nombre con su saldo abierto y su fecha. Lo vencido sale en rojo y también aparece como aviso en la parte alta de la lista de inventario, así que hasta quien nunca abre Saldos lo ve.

Si pones una fecha, las apps de iPhone y Android te avisan esa mañana. Dentro de una cuenta los movimientos van del más nuevo al más viejo, con las deudas y los pagos en colores distintos. Si tocas una deuda nacida de una salida de mercancía, se abre ese movimiento, así que ves qué producto se llevó.

Un cobro se registra con un toque y viene con el saldo abierto ya escrito. Cuando una cuenta llega a cero sale de la lista y pasa a las cuentas saldadas, más abajo en la misma pantalla. Los pagos parciales también valen: el saldo baja y la cuenta sigue abierta hasta llegar a cero.

También puedes escribir a mano las deudas viejas del cuaderno: nombre, monto, y si quieres fecha y nota. Funciona igual en el teléfono y en el navegador, y puedes abrir la demo sin crear cuenta para verlo con un inventario de ejemplo.