Escanear códigos de barras con el móvil para llevar el inventario

El móvil se puso al día

Durante años, llevar el inventario con códigos de barras era cosa de una terminal portátil: un aparato pesado con láser, base de carga y licencia, cuyo precio solo tenía sentido para un almacén grande. El negocio pequeño veía el presupuesto y volvía al cuaderno.

Esa brecha ya se cerró. La cámara de un móvil actual lee un código impreso en una fracción de segundo, con poca luz, en ángulo, sobre una botella curva. El lector ya no es la parte cara, y en un negocio con unos cientos de productos no queda nada que haga una terminal y no haga el móvil que ya tienes en la mano.

Qué pasa con los productos sin código

Los hay en todos los negocios: producto a granel, lo que fabricas tú, cajas con la etiqueta borrada y existencias viejas de antes de los códigos. Es justo aquí donde la mayoría abandona la idea de escanear, y es un problema que ya está resuelto.

Los imprimes tú. Un código de barras no es más que un número dibujado en rayas, y en el comercio los números que empiezan por 2 están reservados para uso interno de la tienda. Nunca chocan con el código de un fabricante porque a ningún fabricante le asignan uno. Generas un número para el producto, lo imprimes en una etiqueta, la pegas en el borde del estante o en el artículo, y a partir de ahí se lee como cualquier otro.

Hazlo una vez, en bloque, para todo lo que no tenga código. Una tarde y una hoja de etiquetas es lo que convierte el escaneo de una curiosidad en la forma en que funciona el negocio.

Dónde ahorra tiempo y dónde no

Compensa allí donde tomas el mismo producto una y otra vez con las manos ocupadas. La recepción de mercancía es el caso más claro: escaneas cada caja según baja del palé y las cantidades quedan registradas antes de que se vaya el transportista. El recuento es el segundo: escanear cada unidad al tocarla es más rápido que llevar el número en la cabeza mientras buscas la fila correcta.

No ahorra nada al dar de alta un producto por primera vez. El escaneo le dice a la aplicación de qué producto hablas, no cómo se llama ni cuánto cuesta, así que un producto nuevo se sigue escribiendo. Quien promete que al escanear aparecen solos el nombre y el precio está prometiendo una base de datos de productos, que es otra función con otras carencias.

Qué comprobar antes de confiar en ello

Tres preguntas separan una aplicación donde escanear funciona de verdad de otra donde solo luce en la demostración.

• ¿El escaneo cambia el stock o solo busca? Buscar es consultar. El tiempo se gana cuando el escaneo es el registro.
• ¿Puedes escanear seguido, una unidad tras otra, sin cerrar y abrir la cámara entre cada una?
• ¿Funciona sin conexión? La cámara está en el aparato, pero muchas aplicaciones siguen preguntando el código al servidor.

Cómo funciona en Invenva

En Invenva el escaneo es el registro, no la búsqueda. Apuntas la cámara a un producto y aparece una tarjeta pequeña con una cantidad que puedes escribir o subir de uno en uno, así que una sola mano recibe un pedido entero. Si vuelves a escanear el mismo producto, la cuenta sigue sumando, que es como se cuenta un palé de verdad.

La misma cámara lleva el recuento de inventario, donde cada escaneo es una unidad física en tu mano, y lleva las listas de entrada y salida, donde se ve el avance frente a lo previsto.

Para los productos sin código, Invenva genera un código interno que empieza por 2, lo comprueba contra todos los que ya tienes y lo guarda en el producto. Con Pro también lo imprime en una hoja de etiquetas, con el nombre y, si quieres, el precio. Desde ese momento el producto se lee como uno de marca.

Todo esto funciona sin conexión, porque la lectura ocurre en el aparato y el movimiento de stock se escribe primero en local.

Puedes abrir la demo sin cuenta. La cámara del móvil escanea en las aplicaciones de iPhone y Android y en la aplicación web, y un lector de códigos de barras USB o Bluetooth funciona en las tres aplicaciones.