Controlar las fechas de caducidad sin tirar mercancía

Qué contiene el archivo

Una hoja, Fechas de caducidad, con 500 filas: Nombre, Cantidad, Unidad, Fecha de caducidad, Ubicación y Notas, y una columna Estado que se rellena sola con las palabras y la regla de Invenva. Dice Caducado cuando la fecha ya pasó, Caduca hoy el mismo día y Próximo a caducar en los seis días anteriores. La fila se pone roja cuando la fecha ya pasó y naranja en sus últimos siete días, y si ordenas por Fecha de caducidad, arriba queda lo que tiene que salir primero.

Las columnas llevan los nombres de Invenva, así que la pantalla de importación las reconoce sin tener que emparejarlas. La importación toma la primera fila de cada producto, así que ordena por Fecha de caducidad antes de importar y cada producto nuevo llegará con su fecha más cercana. Importar el archivo completo viene con los planes de pago.

Lo caducado es dinero ya gastado

Un producto que caduca no solo te cuesta una venta. Te cuesta la venta y la compra. Le pagaste al proveedor, lo cargaste, le diste sitio en el estante, y al final lo tiras y encima pagas la basura. En un negocio de margen estrecho, un puñado de esos a la semana es la diferencia entre un buen mes y uno flojo.

Además es la pérdida que mejor se esconde. Un robo se nota. Una rotura se nota. Un yogur que caducó en silencio al fondo de la nevera se nota al limpiar, semanas después del día en que podrías haberlo rebajado y recuperado la mitad.

Dónde se pierde de verdad la fecha

Casi nunca en el estante. Leer una fecha en el envase lo sabe hacer cualquiera. Se pierde en la recepción, donde nadie la anota, y en la cabeza de quien sabe que esta caja va antes que aquella y hoy tiene el día libre.

El segundo sitio es el fondo del estante. Lo nuevo va delante porque ahí llegan las manos, y lo viejo camina hacia atrás hasta salir de la vista y de la fecha. Todo el mundo lo sabe y todo el mundo lo hace de todos modos, porque rotar bien cuesta dos minutos en el peor momento del día.

Primero lo que caduca antes

La regla que funciona no es «lo primero que entra, primero sale», sino «lo que caduca antes, sale antes». Casi siempre coinciden, y de vez en cuando no: una entrega puede llegar con una fecha más corta que la que ya tienes en el estante, y entonces la caja de hoy se vende primero.

En la práctica esto quiere decir que el orden lo decide la fecha del envase, no el día en que llegó. Es una distinción pequeña hasta el día en que te cuesta una caja entera, y es la razón por la que un sistema que solo guarda fechas de entrada te seguirá haciendo tirar producto.

Qué comprobar en una aplicación

Tres preguntas deciden si llevar fechas te va a ahorrar algo de verdad.

• ¿Avisa antes o solo después? Una lista de productos caducados es el registro de un dinero ya perdido. El aviso útil llega cuando todavía hay tiempo de rebajar.
• ¿La alerta llega a una hora en la que puedes hacer algo? Un aviso a las tres de la madrugada, o en el momento de más trabajo, se descarta sin leer.
• ¿Ves todo lo que está cerca de la fecha en un solo sitio, sin ir producto por producto?

Cómo funciona en Invenva

Un producto puede llevar fecha de caducidad, elegida en un calendario en vez de escrita, y se puede poner cuando llega la mercancía en vez de después. En la pantalla Existencias la propia fila dice Caducado en rojo o Próximo a caducar en naranja, y los filtros Caducado y Próximo a caducar los reúnen, así que el riesgo entero queda a un toque en lugar de a una vuelta por la tienda.

El aviso llega tres días antes de la fecha, a las nueve de la mañana, hora de la tienda, o a la mañana siguiente si la fecha está más cerca. Una tienda en Estambul y otra en Lisboa lo reciben cada una con su primer café, no de madrugada. Cada producto se avisa una sola vez para una fecha dada, así que nada insiste, y si cambias la fecha se vuelve a programar.

Cada entrega guarda su propia fecha de caducidad: dos cajas del mismo yogur con fechas distintas siguen siendo dos lotes, y la ficha del artículo muestra cada lote con lo que queda. Una venta toma el lote que eliges; si no, sale primero el stock sin fecha, luego la fecha más próxima y lo caducado al final, mientras que una baja de inventario toma primero lo caducado. Ya está en la aplicación web y llega a las aplicaciones de iPhone y Android con su próxima actualización.

La demo trae productos con fecha y no pide cuenta.