Ewidencja magazynu w Excelu: gdzie arkusz się sypie i co z tym zrobić

Arkusz to dobry początek

Większość sklepów zaczyna od arkusza: jeden wiersz na produkt, kolumna z ilością, może cena. Jest za darmo, każdy umie go obsłużyć i pasuje do każdej działalności. Jeśli sam prowadzisz magazyn, który zmienia się kilka razy w tygodniu, arkusz może być wszystkim, czego kiedykolwiek będziesz potrzebować, i nic na tej stronie nie ma cię od niego odwodzić.

Gdzie się sypie

Jeden plik, wiele rąk. W chwili, gdy arkusz edytuje druga osoba, masz wersje. Kopia na laptopie w sklepie mówi 14, kopia w telefonie mówi 12, a ta z wtorkowego maila mówi 15. Współdzielone arkusze online rozwiązują problem wersji, ale nie następny.

Brak historii. Nadpisana komórka przepada. Nikt nie powie, czy 12 zmieniło się w 9, bo sprzedano trzy sztuki, bo jedna się stłukła, a dwie sprzedano, czy dlatego, że ktoś wpisał liczbę przez pomyłkę. Gdy liczba wygląda źle, arkusz nie umie powiedzieć, kto ją zmienił ani kiedy.

Brak dostępu przy półce. Edytowanie arkusza na telefonie w magazynie to męka: zła komórka, klawiatura zasłania wiersz, brak kodu kreskowego. Zmiany trafiają więc na kartkę i są wpisywane później albo wcale. Arkusz jest aktualny tylko na ostatni wieczór, kiedy ktoś nad nim usiadł.

Formuły się psują. Kolumna zamówień, która działała w styczniu, przestaje działać, gdy ktoś w marcu wstawi wiersz. Nikt tego nie zauważa, dopóki nie przepadnie zamówienie.

Sygnały, że czas na zmianę

• Magazynu dotyka więcej niż jedna osoba.
• Pytałeś „kto to zmienił?” i nie dostałeś odpowiedzi.
• Masz ponad sto produktów albo produkty z kodami kreskowymi.
• Inwentaryzacja zajmuje wieczór, a tydzień później arkusz znów się nie zgadza.
• Chcesz dostać ostrzeżenie, zanim coś się skończy, a nie po fakcie.

Jak przejść, nic nie tracąc

Nie przepisuj. Dobra aplikacja importuje arkusz, który już masz: wybierasz plik, potwierdzasz, która kolumna to nazwa, ilość, cena i kod kreskowy, i każdy wiersz trafia do niej ze stanem początkowym. Zachowaj arkusz jako kopię zapasową przez miesiąc, prowadź oba przez tydzień, żeby sprawdzić, czy ilości się zgadzają, a potem przestań aktualizować arkusz.

Jedyna rzecz, której trzeba się domagać przed zmianą, to droga powrotna. Aplikacja powinna w każdej chwili wyeksportować cały magazyn do pliku Excel, żebyś nigdy nie był uwiązany, a księgowa dostała to, o co prosi.

Czego szukać w aplikacji

• Import z Excela lub CSV i eksport z powrotem do Excela w każdej chwili.
• Wpis w historii przy każdej zmianie: kto, kiedy, ile i dlaczego.
• Działa na telefonie w magazynie, w razie potrzeby offline, i na komputerze przy biurku.
• Skanowanie kodów kreskowych aparatem, żeby zmiana stanu zajmowała dwa dotknięcia.
• Inwentaryzacja, która zostawia zapis, a nie tylko poprawkę w kolumnie z ilością.

Jak to zrobić w Invenva

Invenva importuje pliki .xlsx i CSV, dopasowuje kolumny do twoich pól, pomija duplikaty i księguje każdy wiersz jako ruch otwarcia, więc historia zaczyna się pierwszego dnia. Z włączonym przełącznikiem Aktualizuj istniejące produkty ten sam plik zamiast tego aktualizuje produkty, które już masz: w aplikacji webowej już teraz, w aplikacjach na iPhonie i Androidzie od najbliższej aktualizacji. Każda późniejsza zmiana to ruch z osobą i godziną. Import całego pliku oraz eksport do Excela i PDF są w każdym płatnym planie, a wyeksportowane pliki noszą nazwę twojej firmy, nie naszej. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda arkusz, gdy stanie się listą magazynową, demo na żywo otwiera przykładowy magazyn bez zakładania konta.