Spis z natury na koniec 2026 roku: arkusz z cenami, wartością i podpisem właściciela

Co jest w pliku

Pierwszy arkusz, Inwentaryzacja, służy do samego liczenia. U góry: data, kto liczył i lokalizacja. Niżej jeden wiersz na produkt: nazwa, jednostka, ilość według ewidencji, ilość policzona, różnica (wyliczona automatycznie), powód i notatki. Wiersz robi się czerwony, gdy policzona ilość nie zgadza się z ewidencyjną, więc przegląd zajmuje potem kilka minut, nie cały wieczór. Po wydrukowaniu ma linie dla każdego produktu i co najmniej trzydzieści, więc pusty egzemplarz nadaje się też na papierowy formularz.

Drugi arkusz, Spis z natury, robi z tego liczenia spis na koniec roku. Każda pozycja bierze nazwę, jednostkę miary i policzoną ilość z tego samego wiersza arkusza Inwentaryzacja i sama dostaje Lp. Wpisujesz cenę jednostkową, a wartość pozycji i łączna wartość spisu liczą się same; pozycja bez ilości albo ceny robi się pomarańczowa. Pod ostatnią pozycją formuła dopisuje klauzulę „Spis zakończono na pozycji” z jej numerem. Wiersze dodawaj, usuwaj i sortuj w arkuszu Inwentaryzacja, zanim wpiszesz ceny, bo każda pozycja pobiera dane z odpowiadającego jej wiersza tamtego arkusza. Na dole każdej wydrukowanej strony jest jej numer i invenva.com, w spisie także miejsce na podpis właściciela zakładu, a arkusz Inwentaryzacja ma pod tytułem link do invenva.com.

Jak liczyć z jego pomocą

Wpisz ilości ewidencyjne przed rozpoczęciem, w kolejności, w jakiej naprawdę obchodzi się regały, a potem wydrukuj arkusz albo otwórz go na tablecie. Licz to, co masz w ręku, nie to, co jest w arkuszu, i zapisz powód od razu, na miejscu: uszkodzone, przeterminowane, zgubione, błąd liczenia, kradzież. Powód przypomniany godzinę później to zgadywanie.

• Daj każdej osobie cały regał albo całe pomieszczenie, nigdy ten sam regał dwa razy.
• Licz o zamknięciu albo przed pierwszą dostawą, gdy nic się nie rusza.
• Przelicz ponownie tylko wiersze z różnicą, zanim cokolwiek poprawisz.

Po inwentaryzacji

Zatwierdź poprawki za jednym razem i zachowaj arkusz: inwentaryzacja z datą, imieniem i powodami to zapis, który zamienia poczucie „coś znika” w konkretną liczbę. Sześć miesięcy takich arkuszy pokaże, czy ubytki rosną.

Co musi zawierać spis z natury

Od 1 stycznia 2026 r. spis z natury w firmach na KPiR opisuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299). Najważniejsza zmiana w samym arkuszu: wymagany jest już tylko podpis właściciela zakładu (wspólników). Rozporządzenie z 2019 r. wymagało także podpisów osób sporządzających spis. Możesz je nadal zbierać, ale nie są już obowiązkowe.

W § 21 ust. 2 czytamy: „Spis z natury zawiera co najmniej następujące dane”. Oto one po kolei, razem z dwoma wymogami z § 21 ust. 3 i § 22 ust. 8:

• Imię i nazwisko właściciela zakładu albo nazwa firmy
• Data sporządzenia spisu
• Numer kolejny pozycji arkusza, czyli Lp.
• Szczegółowe określenie towaru, na przykład nazwa z rozmiarem, kolorem albo pojemnością
• Jednostka miary
• Ilość stwierdzona w czasie spisu
• Cena za jednostkę miary w złotych i groszach
• Wartość pozycji: ilość razy cena
• Łączna wartość spisu
• Klauzula „Spis zakończono na pozycji ...”
• Podpis właściciela zakładu (wspólników)
• Własny towar, który w dniu spisu jest poza firmą, oraz towary obce, które są w firmie: te drugie tylko ilościowo, z podaniem, czyje są (§ 21 ust. 3)
• Przy towarze wycenionym poniżej ceny zakupu, na przykład uszkodzonym albo niemodnym, także jego jednostkowa cena zakupu (§ 22 ust. 8)

Kto robi spis z natury, na jaki dzień i po jakich cenach

Spis z natury do KPiR robią wszyscy, którzy prowadzą tę księgę: jednoosobowe firmy, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie (§ 3 rozporządzenia). KPiR można prowadzić, dopóki przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok nie osiągną równowartości 2 500 000 euro. Dla 2026 r. to 10 646 500 zł przychodów za 2025 r., po kursie NBP z 1 października 2025 r. Od tej kwoty, a w spółce z o.o. zawsze, prowadzi się księgi rachunkowe i robi inwentaryzację według art. 26 ustawy o rachunkowości. Ryczałtowcy nie prowadzą KPiR, więc spisu na koniec roku nie robią, chyba że w ciągu roku stracą prawo do ryczałtu (§ 20 ust. 1).

Spis sporządzasz na koniec roku podatkowego, czyli na 31 grudnia (§ 20 ust. 1). Ten sam spis wpisujesz do księgi jako spis na 1 stycznia następnego roku (§ 20 ust. 2). Rozporządzenie nie przewiduje okna kilku dni przed tą datą ani po niej. Na wycenę masz 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 7), czyli przy spisie z 31 grudnia do 14 stycznia. Pusty magazyn nie zwalnia ze spisu: § 20 nie przewiduje takiego wyjątku, więc spis ma wtedy wartość 0 zł.

Firmy z księgami rachunkowymi mogą zacząć spis zapasów nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku i skończyć go do 15 stycznia. Stan na 31 grudnia ustalają wtedy, doliczając lub odliczając przychody i rozchody między dniem spisu a dniem bilansowym (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Nie dotyczy to towarów i materiałów odpisywanych w koszty w dniu zakupu: te spisuje się na ostatni dzień roku.

Towary handlowe wyceniasz według cen zakupu lub nabycia, a gdy ceny rynkowe z dnia spisu są niższe, według tych niższych (§ 22 ust. 1). Cena zakupu nie zawiera VAT do odliczenia, a przy imporcie zawiera cło; cena nabycia to cena zakupu powiększona o koszty transportu, załadunku i ubezpieczenia (§ 2 pkt 2 i 3). Invenva prowadzi cenę zakupu każdego produktu jako średnią ważoną z dostaw i wlicza do niej transport albo cło wpisane przy dostawie. Rozporządzenie o średniej nie mówi, więc jeśli ceny zmieniały się w ciągu roku, ustal z księgową, czy przyjmujecie średnią z Invenva, czy cenę z faktur za towar, który leży na półce, i w razie potrzeby wpisz tę cenę w arkuszu. Towar wyceniony niżej po cenie rynkowej, na przykład uszkodzony, wpisujesz do arkusza z tą niższą ceną. Jeśli odliczasz VAT, sprawdź, czy ceny zakupu masz w Invenva bez VAT.

Drugi arkusz pliku, „Spis z natury”, ma pola na dane właściciela, dzień, na który sporządzasz spis, datę sporządzenia, Lp., nazwę, jednostkę miary, ilość, cenę w złotych i groszach, wartość i łączną wartość, a także klauzulę „Spis zakończono na pozycji ...”, którą wypełnia formuła, i miejsce na podpis właściciela.

Jak Invenva pomaga przy spisie z natury na koniec roku

W sklepie z pracownikami spis na 31 grudnia robi się w kilka osób naraz. W Invenva każda osoba liczy swoje regały na własnym telefonie, a każdy spis zatwierdzony przyciskiem Zastosuj zapisuje się z jej imieniem i godziną. Zamiast wpisywać ilości, można skanować kody kreskowe. Właściciel podpisuje wydrukowany arkusz.

Po zatwierdzeniu spisu eksport zapasów do Excela podaje dla każdego produktu ilość, jednostkę, cenę zakupu i wartość w cenach zakupu (kolumny „Cena zakupu” i „W cenach zakupu”). To dane do kolumn ilości, ceny i wartości w arkuszu spisu, a łączną wartość daje jedna formuła SUMA. Praca w zespole i eksporty do Excela są w płatnych planach.

W aplikacji w przeglądarce (invenva.com/app) plik Excel z Raportów podaje też stan każdego produktu na koniec minionego okresu i jego wartość w cenach zakupu z tego dnia. Wybierz okres Niestandardowy, który już się skończył, otwórz Dane (Excel) i włącz „Stan na koniec okresu”. Dzięki temu arkusz wypełnisz w styczniu ilościami i cenami zakupu z 31 grudnia, nawet jeśli w międzyczasie przyszły nowe dostawy. To stan wyliczony z ruchów zapisanych w Invenva, a nie spis z natury: spis zatwierdzony do 31 grudnia jest w nim uwzględniony, zatwierdzony później już nie, a towaru wypożyczonego tego dnia w nim nie ma. Firmom z księgami rachunkowymi daje też stan na dzień bilansowy po spisie zrobionym przed 31 grudnia. Działa w płatnym planie, z połączeniem z internetem; aplikacje na telefon dostaną tę opcję w najbliższej aktualizacji.

Paragraf 21 ust. 3 każe ująć w spisie także własny towar, który jest poza firmą, na przykład wypożyczony klientowi. Invenva przy wypożyczeniu zdejmuje towar ze stanu, a lista Wypożyczone pokazuje, co jest u kogo i w jakiej ilości, więc z niej dopiszesz go do arkusza.

Jak to działa w Invenva

Inwentaryzacja w Invenva to ten sam arkusz, tylko żywy: wiersze nigdy się nie przestawiają, zaznaczenie wiersza utrzymuje go na miejscu, rozbieżny wiersz od razu dostaje powód przy regale, skanujesz kody kreskowe zamiast wpisywać, a przycisk Zastosuj zapisuje jeden zapis inwentaryzacji z wartością przed i po dla każdego zmienionego wiersza. Dwie osoby mogą podzielić regały między dwa telefony. Demo na żywo ma gotową przykładową inwentaryzację do wypróbowania.