Ewidencja narzędzi i sprzętu: kto ma które narzędzie, od kiedy i do kiedy

Co powinna zawierać ewidencja wydawania narzędzi

Zapis jest coś wart, kiedy po sześciu tygodniach rozstrzyga spór. „Wiertarka, Marek” go nie rozstrzyga. „Jedna wiertarka udarowa 18 V, ta z numerem 3, wydana Markowi Nowakowi 3 marca, pęknięta obudowa, zwrot w piątek, podpis” rozstrzyga, a zapisanie tego zajmuje dwadzieścia sekund.

Ma to też znaczenie prawne. Według Kodeksu pracy (art. 124 § 1 pkt 2) pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu „narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty”, odpowiada za szkodę w nich w pełnej wysokości. Firma musi jednak umieć wykazać, że narzędzie zostało powierzone, a podpisany wiersz ewidencji jest na to najprostszym dowodem. Pracownik uwolni się od tej odpowiedzialności, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 § 3), dlatego zapisuje się też stan przy wydaniu. Wystarczy siedem pól:

• Data wydania: dzień, w którym narzędzie wyszło, a nie dzień, w którym ktoś przypomniał sobie, żeby to zapisać.
• Imię i nazwisko, a przy podwykonawcy także nazwa firmy.
• Narzędzie i jego numer: przy pięciu takich samych wiertarkach dopiero numer na obudowie sprawia, że wiersz coś znaczy.
• Ilość: z kompletów ścisków, pasów czy wierteł giną zwykle pojedyncze sztuki.
• Stan: kilka słów przy wydaniu i przy zwrocie, wpisanych przez osobę z narzędziowni.
• Termin zwrotu, jeśli jest.
• Podpisy: pobierający podpisuje przy wydaniu, a przyjmujący przy zwrocie.

Wzór ewidencji narzędzi do wydruku

Plik na górze strony to arkusz Excel z jednym wierszem na każde wydanie i czternastoma kolumnami: Lp., Data wydania, Imię i nazwisko, Narzędzie / sprzęt, Nr inwentarzowy, Ilość, Stan przy wydaniu, Termin zwrotu, Data zwrotu, Ilość przy zwrocie, Stan przy zwrocie, Podpis przy wydaniu, Podpis przy zwrocie i Uwagi. Pierwsze kolumny wypełnia się przy wydaniu, kolumny zwrotu przy oddaniu, a każdy z tych dwóch momentów ma swój podpis. W pierwszych 500 wierszach kolumna Lp. numeruje się sama, gdy w wierszu jest data wydania, nazwisko lub narzędzie, a za nazwami kolumn jest link do invenva.com.

Pusty arkusz drukuje się na jednej stronie A4 w poziomie, z dwudziestoma liniami; tytuł i nazwy kolumn powtarzają się na każdej stronie, a u dołu każdej strony jest jej numer i invenva.com. Wydrukuj kilka kartek i trzymaj je tam, gdzie narzędzia naprawdę wychodzą: w okienku narzędziowni, w kontenerze na budowie, w busie. Wiersz bez daty zwrotu to narzędzie, które jeszcze nie wróciło, więc przejrzenie tej kolumny w każdy piątek daje papierową listę zaległości.

Papier ma dwa słabe punkty: nikt nie przeczyta czterdziestu wierszy, żeby sprawdzić, co ma jedna osoba, a kartka może leżeć tylko w jednym miejscu. Kiedy przejdziesz do aplikacji, wpisz tylko to, co jest wydane dziś, a stare kartki zachowaj jako historię.

Gdy ktoś odchodzi: co jeszcze ma u siebie

Ostatni tydzień pracy to moment, w którym narzędzia przepadają na dobre. Ktoś inny opróżnia służbowe auto, pożyczony niwelator laserowy ląduje w czyimś garażu, a po trzech miesiącach nikt nie wie, czy w ogóle wrócił. W wielu firmach odejście zamyka karta obiegowa, ale działa ona tylko wtedy, gdy narzędziownia ma listę wszystkiego, co jest na tę osobę, zrobioną przed ostatnim dniem, przejrzaną razem z nią i podpisaną.

Na papierze oznacza to przeczytanie wszystkich kartek w poszukiwaniu jednego nazwiska i sprawdzenie każdego wiersza bez daty zwrotu. W Invenva otwórz tę osobę w sekcji Klienci i dostawcy: jej strona pokazuje, co ma wypożyczone, a jej Aktywność każde wydanie i każdy zwrot. W aplikacji webowej listę Wypożyczone możesz też zobaczyć według osób.

• Tydzień przed ostatnim dniem zrób listę wszystkiego, co wciąż jest na tę osobę.
• Przejrzyjcie ją razem, a to, co wraca, oznacz jako zwrócone, z liczbą sztuk.
• Narzędzie, które wraca uszkodzone i nie nadaje się do naprawy, oznacz jako zwrócone, a potem zapisz Odpis z powodem Uszkodzone.
• To, co nie wraca, zapisz na papierze z dwoma podpisami. W aplikacji zamknij wypożyczenie przez Oznacz jako zwrócone i zapisz Odpis z powodem Zagubione, żeby stan magazynu się zgadzał.

Jak to działa w Invenva, krok po kroku

W Invenva wypożyczenie to Wydanie na konkretną osobę, z oczekiwanym zwrotem. Osoba, która bierze narzędzie, nie potrzebuje konta ani aplikacji, a wypożyczenie nigdy nie liczy się w raportach jako sprzedaż.

Każdej osobie w zespole możesz osobno pozwolić wypożyczać (Wydanie) i przyjmować zwroty (Przyjęcie). W telefonie wszystko działa bez zasięgu i synchronizuje się, gdy sygnał wróci; połączenia wymaga tylko dodanie zdjęcia.

• Dodaj każde narzędzie raz, ze zdjęciem i etykietą z kodem kreskowym albo QR wydrukowaną z aplikacji (druk etykiet wymaga planu płatnego). Takie same narzędzia mogą być jednym produktem z ilością; narzędzie, które trzeba odróżnić od innych, dodaj jako osobny produkt.
• Gdy narzędzie wychodzi, otwórz je, wyszukując nazwę albo skanując etykietę, wpisz, ile sztuk wychodzi, stuknij Wypożycz i wpisz imię i nazwisko. Kilka narzędzi naraz zaznacz na liście zapasów i wypożycz je razem.
• Ustaw Zwrot do, jeśli jest termin, i dodaj notatkę, gdy ma znaczenie, na przykład budowę albo „pęknięta obudowa”.
• Zapisz. Wypożyczenie pojawi się na liście Wypożyczone, strona narzędzia pokaże, ile sztuk jest wydanych, a Aktywność zapamięta, kto je wydał i kiedy.
• Gdy narzędzie wraca, stuknij wypożyczenie na liście Wypożyczone i wybierz Oznacz jako zwrócone. Jeśli wraca tylko część, wpisz ile; reszta zostaje na liście.
• Wypożyczenia po terminie są na górze listy Wypożyczone z datą na czerwono, a ekran Zapasy pokazuje Po terminie z osobą i narzędziem.

Zobacz to w przykładowym magazynie

Przykładowy magazyn otwiera się od razu na ekranie Wypożyczone, bez konta: dwie lampki biurkowe wypożyczone Studiu Portowemu, już po terminie, kamera internetowa, którą Dąb & Sosna ma oddać za cztery dni, i trzy podstawki pod laptopa, które już wróciły. To magazyn sklepu z artykułami biurowymi, a nie narzędziownia, więc zobaczysz lampki zamiast wiertarek, ale ekran jest ten sam, którego używałaby twoja ekipa. Przełączaj u góry między widokami Produkty i Klienci, a potem stuknij wiersz, żeby wypróbować Oznacz jako zwrócone.

Wypożyczenia i zwroty działają w każdym planie, a plany płatne obejmują cały zespół, z jedną ceną i bez opłaty za osobę: Pro obejmuje do 5 osób, Business do 25. Plany roczne zaczynają się od 7 dni za darmo.