Jak zrobić inwentaryzację w małym sklepie i nie stracić na to dnia

Skąd w ogóle biorą się różnice

Każdy sklep, który nigdy nie liczył, wierzy swoim zapisom. Każdy sklep, który liczył, wie lepiej. Stany rozjeżdżają się z nudnych powodów: butelka się stłukła i nikt tego nie zapisał, karton poszedł na potrzeby sklepu, dostawa przyszła niepełna, sprzedaż nabito na zły produkt, a czasem coś po prostu wyszło za drzwi. Nic z tego samo nie pojawi się w zapisach. Inwentaryzacja to jedyny moment, w którym zapisy i półka się spotykają.

Dlatego spis warto zrobić nawet wtedy, gdy nic nie wykaże. Spis, który się zgadza, to dowód. Gdy następnym razem jakaś liczba wyda się dziwna, będziesz wiedzieć, że miesiąc temu była dobra.

Zanim zaczniesz

Wybierz moment, w którym towar się nie rusza: po zamknięciu, przed pierwszą dostawą albo w spokojny poranek. Jeśli nie da się zatrzymać sprzedaży, zapisz godzinę startu i policz każdy obszar za jednym razem, żeby sprzedaż w trakcie spisu nie przepadła między dwiema osobami.

Potem przygotuj listę. Każdy produkt z ilością, jaką podają zapisy, w kolejności, w jakiej naprawdę obchodzi się półki, a nie alfabetycznie. Jeśli liczą dwie osoby, daj każdej cały regał albo całe pomieszczenie. Dwie osoby przy jednej półce: tak ten sam karton zostaje policzony dwa razy.

• Wydrukuj listę albo otwórz ją w telefonie: jeden wiersz na produkt, obok stan księgowy.
• Ustalcie jednostkę, zanim ktokolwiek zacznie: zgrzewka to jeden czy dwanaście?
• Miej pod ręką długopis albo pole na notatkę, żeby zapisać powód, gdy wiersz się nie zgadza.

Liczenie bez gubienia się

Licz to, co masz w ręku, a nie to, co powinno tam być. Najczęstszy błąd: rzut oka na stan księgowy, liczba wygląda wiarygodnie, ptaszek. Jeśli trzeba, zasłoń stan księgowy. Najpierw policz, potem porównaj.

Odhaczaj każdy wiersz od razu po policzeniu i zostaw go dokładnie tam, gdzie jest. Listy, które same się przestawiają przy odhaczaniu albo chowają policzone wiersze, sprawiają, że ludzie gubią się przy prawdziwej półce. Lista, która stoi w miejscu, jest szybsza.

Gdy wiersz się nie zgadza, zapisz powód od razu, przy półce, póki jeszcze widzisz uszkodzony karton albo puste miejsce: uszkodzone, przeterminowane, zagubione, błąd liczenia, kradzież. Powody zebrane godzinę później to zgadywanie.

Po spisie

Przejrzyj różnice, zanim cokolwiek zatwierdzisz. Duża różnica zasługuje na ponowne policzenie tego jednego wiersza; to minuta, a właśnie tam kryje się większość pomyłek. Potem zatwierdź wszystkie korekty w jednym kroku, żeby zapisy pokazywały jeden spis, z jedną datą, jedną osobą oraz stanem przed i po dla każdego wiersza.

Zachowaj ten zapis. Spisu wprowadzonego po cichu, przez poprawianie ilości pojedynczo, nie da się później sprawdzić i nie powie on, czy ubytki rosną, czy maleją. Pół roku zapisów ze spisów zamienia mgliste poczucie, że „coś ginie”, w liczbę, z którą można coś zrobić.

Jak często

Małemu sklepowi wystarczy pełny spis raz w miesiącu, a co tydzień krótki spis dwudziestu najszybciej schodzących produktów. To one się rozjeżdżają, a dwadzieścia wierszy zajmuje kwadrans. Magazyn z setkami pozycji zwykle przechodzi na spis ciągły: co tydzień inny dział, dzięki czemu każda półka jest liczona kilka razy w roku bez zamykania.

Zgraj pełny spis z końcem roku obrachunkowego. Wycena, o którą prosi księgowa, to ten spis pomnożony przez cenę zakupu, a spis, który i tak prowadzisz, nie kosztuje nic więcej.

Spis z natury na koniec roku

Jeśli prowadzisz KPiR, sporządzasz spis z natury (remanent) na dzień 31 grudnia, czyli na koniec roku podatkowego (§ 20 rozporządzenia o KPiR, Dz.U. 2025 poz. 1299), bez okna kilku dni przed tą datą ani po niej. Wycenę robisz najpóźniej 14 dni od zakończenia spisu, zwykle do 14 stycznia, a od 2026 roku wymagany jest już tylko podpis właściciela (wspólników). Na ryczałcie spisu na koniec roku nie robisz. W pełnej księgowości spis można co do zasady zacząć najwcześniej trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i skończyć do 15 dnia następnego roku, dopisując lub odpisując obroty (art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Zaksięguj każdą dostawę i sprzedaż do chwili startu; jeśli sklep jest otwarty, nowa dostawa czeka nierozpakowana w oznaczonym miejscu, a każdą sprzedaż w trakcie spisu zapisujesz z godziną. Każdy telefon dostaje swoje regały, a policzony regał oznaczasz, żeby nikt nie liczył go drugi raz. Na arkuszu wpisz datę spisu i osoby, które liczyły. Twój towar poza sklepem, np. wypożyczony klientowi, też wchodzi do spisu (§ 21 ust. 3): dopisz go do arkusza z listy Wypożyczone w Invenva, a nie do liczenia. Towary obce wpisujesz tylko ilościowo, z nazwą właściciela.

Towar wyceniasz po cenie zakupu lub nabycia bez VAT do odliczenia albo po niższej cenie rynkowej z dnia spisu, a wtedy przy pozycji podajesz też cenę zakupu (§ 22 ust. 1 i 8); Invenva podaje średnią ważoną cenę z dostaw; jeśli przy zmiennych cenach wyceniasz według faktur, wpisz tę cenę do arkusza. Do liczenia na papierze weź nasz arkusz spisu z natury do druku, za darmo w Excelu. Drugi arkusz, Spis z natury, ma Lp., cenę jednostkową, wartość, łączną wartość spisu, klauzulę „Spis zakończono na pozycji” i miejsce na podpis właściciela.

Błędy, które widzimy najczęściej

• Liczenie z pamięci albo ze stanu księgowego zamiast z półki.
• Poprawianie ilości pojedynczo w ciągu tygodnia i nazywanie tego spisem.
• Dwie osoby przy tej samej półce albo nikt nie wie na pewno, kto miał zaplecze.
• Ponowne liczenie tylko wierszy z dużymi różnicami i ufanie reszcie.
• Niezapisywanie powodu, przez co rok ubytków nie ma żadnego wyjaśnienia.

Jak to zrobić w Invenva

Inwentaryzacja w Invenva jest zbudowana dokładnie wokół tej listy: każdy wiersz zaczyna się od stanu księgowego, odhaczasz wiersze na miejscu i zostają tam, gdzie były, niezgodny wiersz od razu dostaje powód, a Zastosuj zapisuje jeden rekord spisu z tym, kto, kiedy, przed i po dla każdego zmienionego wiersza. Zamiast wpisywać, możesz skanować kody kreskowe, a spis można ograniczyć do jednej kategorii albo jednej półki.

Dwie osoby mogą podzielić regały między dwa telefony. W rocznym planie Pro pierwsze 7 dni jest za darmo: to wystarczy, żeby policzyć cały sklep, zastosować wynik i wyeksportować listę zapasów dla księgowości.