Jak wybrać program magazynowy dla małej firmy: siedem pytań, które mają znaczenie

Zacznij od magazynu, nie od listy funkcji

Programy magazynowe sprzedaje się listą funkcji, a wszystkie takie listy wyglądają tak samo. Różnice, które mają znaczenie, widać przy półce: czy osoba rozpakowująca dostawę wprowadzi ją jedną ręką, czy błędny wpis da się znaleźć i cofnąć, czy liczby w telefonie i na laptopie są te same. Te siedem pytań wzięło się z obserwowania małych firm, które wdrażały ewidencję stanów, i z tego, gdzie utykały.

1. Czy działa tam, gdzie jest towar?

Towar leży na zapleczu bez zasięgu, na straganie, w busie. Jeśli aplikacja wymaga połączenia przy każdej zmianie, zmiany są odkładane, a ewidencja zostaje w tyle. Szukaj aplikacji, która działa offline i synchronizuje się później, i która sprawdza się na telefonie tak samo jak na komputerze, bo ten, kto liczy, i ten, kto zamawia, to często nie ta sama osoba.

2. Czy zapisuje historię każdej zmiany?

Ilość, którą można po prostu nadpisać, to ilość, której nikt nie ufa. Każda zmiana stanu powinna być wpisem z informacją kto, kiedy, ile i dlaczego, a błędny wpis cofa się nowym wpisem, nigdy nie poprawia po cichu. To dzięki temu miesiąc później odpowiesz na pytanie „dlaczego brakuje nam trzech?”.

3. Czy zespół może z niej korzystać, z ograniczeniami?

Właściciel zamawia, pracownicy przesuwają towar, księgowa zagląda. Aplikacja powinna dać każdemu dokładnie to: role, kod lub link z zaproszeniem i żadnej możliwości, żeby nowa osoba przez przypadek usunęła produkt. Uważaj na ceny za użytkownika; pięcioosobowy zespół nie powinien kosztować pięciu subskrypcji.

4. Czy możesz wyciągnąć swoje dane?

Przede wszystkim znajdź przycisk eksportu. Excel dla księgowej, PDF dla dostawcy i pełna lista stanów, gdybyś kiedyś chciał odejść. Aplikacja, która łatwo importuje, a źle eksportuje, to pułapka. Dane, których nie możesz zabrać ze sobą, nie są twoje.

5. Czy liczy i zamawia, czy tylko wypisuje?

Lista produktów to łatwa część. Praca jest w inwentaryzacjach, które zostawiają zapis, w alertach o niskim stanie, które przychodzą, zanim półka będzie pusta, w zamówieniach do dostawcy, które możesz przekazać koledze jako listę do odhaczenia, i w raportach, które mówią, ile wart jest magazyn i co się sprzedaje. Poproś o pokazanie inwentaryzacji i zamówienia, nie ekranu produktu.

6. Ile kosztuje, kiedy urośniesz?

Czytaj cennik z myślą o drugim roku, nie o pierwszym miesiącu. Cena za użytkownika, cena za lokalizację i płatne dodatki za eksport albo etykiety z kodem kreskowym to miejsca, w których tani plan robi się drogi. Jedna stała cena za cały zespół jest łatwiejsza do zaplanowania, a darmowy plan z prawdziwymi limitami pozwala przetestować aplikację na własnym towarze, zanim zapłacisz.

7. Czy pracownicy naprawdę będą jej używać?

Najlepszy system to ten, którego używa się w zabieganą sobotę. Jeśli wprowadzenie dostawy wymaga sześciu stuknięć, zostanie zrobione w poniedziałek z pamięci. Daj aplikację osobie, która będzie z niej korzystać najczęściej, i patrz, jak dodaje dziesięć prawdziwych produktów. Jeśli potrzebuje instrukcji, szukaj dalej.

Czego nie potrzebujesz pierwszego dnia

Przesunięcia między kilkoma magazynami, integracja z kasą, synchronizacja z księgowością, ścieżki akceptacji zamówień. Dla niektórych firm to realne potrzeby, dla większości małych tylko szum. Wybierz aplikację, która potrafi dodać je później, a nie taką, która każe ci konfigurować je teraz.

Jak przetestować aplikację w jedno popołudnie

• Otwórz demo albo darmowe konto i dodaj dwadzieścia swoich prawdziwych produktów, z kodami kreskowymi, jeśli je masz.
• Z telefonu przyjmij jedną dostawę i zarejestruj kilka sprzedaży, potem sprawdź liczby na komputerze.
• Zrób inwentaryzację tych dwudziestu produktów i zobacz, jaki zapis po sobie zostawia.
• Wyeksportuj do Excela i otwórz plik. Czy wszystko tam jest?
• Cofnij jeden z wpisów i sprawdź, czy historia nadal ma sens.

Jak Invenva odpowiada na te pytania

Invenva działa na iPhonie, Androidzie i w każdej przeglądarce, pracuje offline i zapisuje każdą zmianę jako ruch z osobą i godziną. Zespół dołącza kodem i dostaje role; każdy plan ma jedną cenę dla wszystkich, których obejmuje, bez opłat za członka. Inwentaryzacje, zamówienia, alerty i raporty są w każdym planie; import całego pliku Excela oraz eksport do Excela i PDF są w płatnych planach. Bez płatnego planu możesz dodać 20 produktów i wykonać 20 operacji magazynowych, czyli tyle, ile trzeba do wypróbowania aplikacji. Demo na żywo otwiera przykładowy magazyn bez konta i jest najszybszym sposobem na popołudniowy test opisany wyżej.