Бланк инвентаризации Excel с готовым расчётом расхождения

Что внутри файла

Первый лист, «Инвентаризация», нужен для самого подсчёта. Вверху дата, кто считал и местоположение. Ниже по одной строке на товар: название, единица, количество по учёту, фактически подсчитанное количество, разница (считается автоматически), причина и заметки. Строка становится красной, если подсчитанное и учётное количество не совпадают, поэтому проверка после инвентаризации занимает минуты, а не весь вечер. В распечатке есть линовка для каждого товара и не меньше тридцати строк, так что пустой экземпляр подойдёт и как бумажный бланк.

Второй лист, «Опись на конец года», превращает подсчёт в опись с суммами на конец года. Каждая строка берёт наименование, единицу измерения и подсчитанное количество из той же строки листа «Инвентаризация» и сама получает номер. Вы вписываете цену за единицу, а сумма по строке и общая стоимость считаются автоматически; строка, где ещё нет количества или цены, становится оранжевой. Вверху есть строки для организации, даты остатков, даты инвентаризации, того, кто считал, места хранения и способа оценки. Добавляйте, удаляйте и сортируйте строки на листе «Инвентаризация», прежде чем вписывать цены: каждая строка описи берёт данные из соответствующей строки этого листа. Внизу каждой напечатанной страницы стоят её номер и invenva.com, в описи там же две строки для подписей, а на листе подсчёта под заголовком есть ссылка на invenva.com.

Как считать с его помощью

Заполните учётные количества перед началом, в том порядке, в каком реально обходятся полки, затем распечатайте бланк или откройте его на планшете. Считайте то, что у вас в руках, а не то, что написано в бланке, и записывайте причину сразу на месте: повреждено, просрочено, потеряно, ошибка подсчёта, кража. Причина, вспомненная через час, не более чем догадка.

• Дайте каждому человеку целый стеллаж или целую комнату, и никогда не отдавайте один стеллаж двоим.
• Считайте при закрытии или до первой поставки, когда ничего не движется.
• Пересчитайте только строки с расхождением, прежде чем что-то исправлять.

После инвентаризации

Примените исправления за один раз и сохраните бланк: инвентаризация с датой, именем и причинами превращает ощущение «что-то пропадает» в конкретное число. Полгода таких бланков покажут, растёт ли недостача.

Как это работает в Invenva

Инвентаризация в Invenva работает как тот же бланк, только живой: строки никогда не переставляются местами, отметка строки удерживает её на месте, расхождение сразу получает причину прямо у полки, можно сканировать штрихкоды вместо ручного ввода, а кнопка «Применить» создаёт одну запись инвентаризации с количеством до и после по каждой изменённой строке. Два человека могут поделить стеллажи между собой и считать с двух телефонов. В живом демо уже есть готовый пример инвентаризации для пробы.