Как провести инвентаризацию в небольшом магазине и не потерять целый день

Почему цифры вообще расходятся

Магазин, который ни разу не считал, верит своим записям. Магазин, который считал, знает, как всё на самом деле. Остатки расходятся по скучным причинам: бутылка разбилась, и никто не записал; коробку взяли для нужд самого магазина; поставка пришла неполной; продажу пробили не на тот товар; а иногда что-то просто вынесли за дверь. Ничего из этого само в записях не появится. Только во время инвентаризации записи и полка встречаются.

Поэтому пересчёт стоит делать, даже если он ничего не находит. Пересчёт, в котором всё сошлось, служит доказательством. Когда в следующий раз цифра покажется странной, вы будете знать, что месяц назад она была верной.

Перед началом

Выберите момент, когда товар не движется: после закрытия, до первой поставки или тихим утром. Если остановить продажи нельзя, запишите время начала и считайте каждую зону за один заход, чтобы продажа во время пересчёта не потерялась между двумя людьми.

Затем подготовьте список. Каждый товар с количеством, которое числится в записях, в том порядке, в котором полки реально обходят, а не по алфавиту. Если считают двое, дайте каждому целый стеллаж или целое помещение. Когда двое считают одну полку, одну и ту же коробку легко посчитать дважды.

• Распечатайте список или откройте его на телефоне: одна строка на товар, рядом учётное количество.
• Договоритесь о единице до начала: ящик считается за один или за двенадцать?
• Держите под рукой ручку или поле для заметки, чтобы записать причину, когда строка не сходится.

Как считать и не сбиться

Считайте то, что у вас в руках, а не то, что должно быть. Чаще всего ошибаются так: смотрят на учётное количество, видят правдоподобную цифру и ставят галочку. Если нужно, закройте учётное количество. Сначала посчитайте, потом сравните.

Отмечайте каждую строку сразу, как закончили, и оставляйте её ровно на месте. Списки, которые пересортировываются при отметке или сами прячут посчитанные строки, сбивают людей у реальной полки. Список, который стоит на месте, быстрее.

Когда строка не сходится, запишите причину сейчас, у полки, пока ещё видно повреждённую коробку или пустое место: повреждено, просрочено, потеряно, ошибка подсчёта, кража. Причины, собранные через час, остаются лишь догадками.

После пересчёта

Просмотрите расхождения, прежде чем что-либо применять. Большое расхождение заслуживает повторного пересчёта этой одной строки: это займёт минуту, и именно там прячется большинство ошибок. Затем примените все исправления одним шагом, чтобы в записях был один пересчёт, одной датой, одним человеком, с «до» и «после» по каждой строке.

Сохраните эту запись. Пересчёт, применённый тихо, правкой количеств по одному, потом не проверить, и он не скажет, растут потери или падают. Полгода записей о пересчётах превращают смутное ощущение, что «что-то пропадает», в цифру, с которой можно работать.

Как часто

Небольшому магазину хватает полного пересчёта раз в месяц и короткого пересчёта двадцати самых ходовых товаров каждую неделю. Именно по ним чаще всего бывают расхождения, а двадцать строк занимают пятнадцать минут. Склад с сотнями позиций обычно переходит на циклический пересчёт: каждую неделю другой участок, так что каждая полка пересчитывается несколько раз в год без закрытия.

Совместите полный пересчёт с концом отчётного года. Оценка, которую просит бухгалтер, и есть тот же пересчёт, умноженный на себестоимость, а пересчёт, который вы и так ведёте, не стоит ничего сверху.

Годовая инвентаризация перед отчётностью

Организации обязаны провести инвентаризацию перед годовой бухгалтерской отчётностью по состоянию на отчётную дату, обычно на 31 декабря (ФСБУ 28/2023, пункты 15 и 16, обязателен с 1 апреля 2025 года). Запасы, пересчитанные не раньше 1 октября отчётного года, на 31 декабря заново считать не нужно, поэтому товар удобно пересчитать в спокойный ноябрьский день, а не в предновогоднюю неделю. ИП, который ведёт только налоговый учёт, вправе не вести бухучёт (402-ФЗ, статья 6), и стандарт его не обязывает.

Сроки назначает руководитель (пункт 17). В комиссию нельзя включать тех, кто несёт материальную ответственность за проверяемый товар (пункт 20), а если на инвентаризации отсутствует хотя бы пятая часть членов комиссии, результаты могут признать недействительными (пункт 21). Считайте, когда товар не движется: после закрытия или до открытия. Товар, выданный во временное пользование, остаётся вашим, но на полке его нет: не добавляйте его в пересчёт, а внесите в опись на конец года, сверившись с разделом «Одолжено» в Invenva.

Запасы принимают к учёту по фактической себестоимости без возмещаемых налогов, например НДС к вычету (ФСБУ 5/2019, пункт 12). Для списания стандарт допускает себестоимость каждой единицы, ФИФО или среднюю себестоимость, а среднюю можно пересчитывать при поступлении каждой новой партии (пункты 36 и 39). Цена закупки в Invenva так и считается: это средневзвешенная цена, которая пересчитывается с каждой закупкой и включает доставку или пошлину, указанные при приходе как доп. затраты. Если вы вводили цену закупки с НДС, который принимаете к вычету, уберите его перед оценкой. Если считаете на бумаге, бесплатный бланк инвентаризации показывает учётное количество, фактическое и расхождение в одной строке. Его второй лист, «Опись на конец года», сам берёт посчитанные количества: вы вписываете цену за единицу, а суммы и общая стоимость считаются автоматически. Места для подписей печатаются внизу каждой страницы.

Ошибки, которые мы видим чаще всего

• Считать по памяти или по учётному количеству, а не по полке.
• Править количества по одному в течение недели и называть это инвентаризацией.
• Двое на одной полке, или никто не знает точно, кто считал подсобку.
• Пересчитывать только строки с большими расхождениями и доверять остальным.
• Никогда не записывать причину, и год потерь остаётся без объяснения.

Как это делается в Invenva

Инвентаризация в Invenva построена ровно вокруг этого списка: каждая строка начинается с учётного количества, вы отмечаете строки на месте, и они остаются где были, несошедшаяся строка сразу получает причину, а кнопка «Применить» создаёт одну запись о пересчёте с тем, кто, когда, «до» и «после» по каждой изменённой строке. Можно сканировать штрихкоды вместо ввода, а пересчёт можно ограничить одной категорией или одной полкой.

Два человека могут поделить стеллажи между собой и считать с двух телефонов. В годовом тарифе Pro первые 7 дней бесплатно: этого хватит, чтобы пересчитать весь магазин, применить результат и выгрузить список товаров для бухгалтера.