Учёт товара в Excel: где таблица ломается и что с этим делать

Таблица хороша для старта

Большинство магазинов начинают с таблицы: строка на товар, столбец с количеством, иногда цена. Это бесплатно, все умеют с ней работать, и она подстраивается под любой бизнес. Если вы один ведёте склад, который меняется пару раз в неделю, таблицы может хватить навсегда, и ничто на этой странице не должно вас от неё отговаривать.

Где она ломается

Один файл, много рук. Как только таблицу редактирует второй человек, появляются разные версии. Копия на ноутбуке в магазине показывает 14, копия в телефоне показывает 12, а та, что в письме от вторника, показывает 15. Общие онлайн-таблицы решают вопрос с версиями, но не следующую проблему.

Нет истории. Перезаписанная ячейка пропадает. Никто не скажет, стало ли 12 девятью потому, что три продали, потому, что один разбили и два продали, или потому, что кто-то ошибся при вводе. Когда число выглядит неверно, таблица не может сказать, кто и когда его изменил.

Нет доступа у полки. Править таблицу с телефона на складе мучительно: не та ячейка, клавиатура поверх строки, никакого штрихкода. Поэтому изменения пишут на бумажке и вносят потом, или не вносят вовсе. Таблица актуальна только на тот последний вечер, когда кто-то сел за неё.

Формулы незаметно ломаются. Столбец для дозаказа, который работал в январе, перестаёт считать правильно, когда в марте кто-то вставляет строку. Никто не замечает, пока не упущен заказ.

Признаки, что пора переходить

• Со складом работает больше одного человека.
• Вы спрашивали «кто это изменил?» и не получили ответа.
• Товаров больше сотни, или у товаров есть штрихкоды.
• Инвентаризация занимает вечер, а через неделю таблица снова врёт.
• Вы хотите предупреждение до того, как что-то закончится, а не после.

Как перейти, ничего не потеряв

Не вбивайте всё заново. Хорошее приложение импортирует таблицу, которая у вас уже есть: вы выбираете файл, подтверждаете, какой столбец название, какой количество, цена, штрихкод, и каждая строка приходит со своим начальным остатком. Держите таблицу как резервную копию месяц, неделю ведите обе, чтобы убедиться, что количества сходятся, а потом перестаньте обновлять таблицу.

До перехода стоит настоять только на одном: на пути назад. Приложение должно в любой момент экспортировать весь ваш склад в файл Excel, чтобы вы никогда не были заперты, а бухгалтер получал то, что просит.

На что смотреть в приложении

• Импорт из Excel или CSV и экспорт обратно в Excel в любой момент.
• Запись в истории на каждое изменение: кто, когда, сколько и почему.
• Работает на телефоне на складе, при необходимости офлайн, и на компьютере за столом.
• Сканирование штрихкода камерой, чтобы изменение остатка занимало два касания.
• Инвентаризация, которая оставляет запись, а не просто правит столбец с количеством.

Как это делается в Invenva

Invenva импортирует файлы .xlsx и CSV, сопоставляет столбцы с вашими полями, пропускает дубликаты и записывает каждую строку как начальный остаток, так что история начинается с первого дня. С включённым переключателем «Обновить существующие товары» тот же файл вместо этого обновляет товары, которые у вас уже есть: в веб-приложении уже сейчас, в приложениях для iPhone и Android после их следующего обновления. Каждое последующее изменение записывается как операция с человеком и временем. Импорт целого файла и экспорт в Excel и PDF входят в любой платный тариф, а в выгруженных файлах стоит название вашего бизнеса, а не наше. Если хотите увидеть, какой становится таблица, превратившись в список товаров, живое демо открывает демо-склад без регистрации.