Как выбрать программу для учёта товаров в малом бизнесе: семь вопросов, которые важны

Начните со склада, а не со списка функций

Программы для учёта товаров продают по списку функций, а списки функций у всех одинаковые. Настоящие различия видны у полки: сможет ли тот, кто разбирает поставку, оприходовать её одной рукой, можно ли найти и отменить ошибочную запись, совпадают ли цифры в телефоне и на ноутбуке. Эти семь вопросов появились из наблюдений за тем, как малый бизнес налаживает учёт и где он застревает.

1. Работает ли она там, где лежит товар?

Товар лежит в подсобке, где нет связи, на рыночном прилавке или в фургоне. Если приложению нужен интернет для каждого изменения, изменения откладываются, и учёт отстаёт. Ищите приложение, которое работает офлайн и синхронизируется позже, причём одинаково удобно на телефоне и на компьютере, потому что тот, кто считает, и тот, кто заказывает, часто разные люди.

2. Хранит ли она историю каждого изменения?

Количеству, которое можно незаметно перезаписать, никто не верит. Каждое изменение остатка должно быть записью: кто, когда, сколько и почему, а ошибочная запись отменяется новой записью, а не тихо правится. Именно это позволяет через месяц ответить на вопрос «почему у нас не хватает трёх?».

3. Может ли команда работать в ней, с ограничениями?

Владелец заказывает, сотрудники двигают товар, бухгалтер смотрит. Приложение должно дать каждому ровно это: роли, код или ссылку для приглашения и никакой возможности новичку случайно удалить товар. Остерегайтесь оплаты за пользователя: команда из пяти человек не должна стоить пять подписок.

4. Можно ли забрать свои данные?

Прежде всего найдите кнопку экспорта. Excel для бухгалтера, PDF для поставщика и полный список остатков, если вы однажды уйдёте. Приложение, которое легко импортирует, но плохо экспортирует, превращается в ловушку. Данные, которые нельзя забрать с собой, не ваши.

5. Считает ли она и заказывает, или только показывает список?

Список товаров составить легко. Настоящая работа заключается в инвентаризациях, которые оставляют запись, в оповещениях о низком остатке, которые приходят до того, как полка опустеет, в заказах поставщику, которые можно отдать коллеге как чек-лист, и в отчётах, которые говорят, сколько стоит товар на складе и как он двигался. Попросите показать инвентаризацию и заказ, а не карточку товара.

6. Сколько она стоит, когда вы вырастете?

Читайте страницу с ценами для второго года, а не для первого месяца. Именно из-за оплаты за пользователя, за точку и платных дополнений за экспорт или этикетки со штрихкодом дешёвый тариф становится дорогим. Одна фиксированная цена за всю команду проще для планирования, а бесплатный тариф с честными ограничениями даёт проверить приложение на своём товаре до оплаты.

7. Будут ли сотрудники ею пользоваться?

Лучше всего та система, которой пользуются в загруженную субботу. Если на приёмку поставки уходит шесть нажатий, её внесут в понедельник по памяти. Дайте приложение тому, кто будет пользоваться им больше всех, и посмотрите, как он добавит десять настоящих товаров. Если ему нужна инструкция, ищите дальше.

Что не нужно в первый день

Перемещения между несколькими складами, интеграция с кассой, синхронизация с бухгалтерией, согласование заказов. Некоторым компаниям это действительно нужно, а большинству малых только мешает. Выберите приложение, где это можно добавить потом, а не то, которое заставляет настраивать это сейчас.

Как проверить приложение за полдня

• Откройте демо или бесплатный аккаунт и добавьте двадцать своих настоящих товаров, со штрихкодами, если они есть.
• С телефона оприходуйте одну поставку и проведите несколько продаж, затем проверьте цифры на компьютере.
• Проведите инвентаризацию этих двадцати товаров и посмотрите, какую запись она оставляет.
• Экспортируйте в Excel и откройте файл. Всё ли на месте?
• Отмените одну из записей и посмотрите, осталась ли история понятной.

Как Invenva отвечает на эти вопросы

Invenva работает на iPhone, Android и в любом браузере, работает офлайн и хранит каждое изменение как операцию с именем сотрудника и временем. Команда подключается по коду и получает роли; у каждого тарифа одна цена для всех, кого он включает, без доплаты за участника. Инвентаризации, заказы, оповещения и отчёты есть в любом тарифе; импорт всего файла Excel и экспорт в Excel и PDF входят в платные тарифы. Без платного тарифа можно завести не больше 20 товаров и провести не больше 20 складских операций, и этого хватит, чтобы попробовать приложение. Живое демо открывает демо-склад без аккаунта, и это самый быстрый способ провести описанную выше проверку.