Контроль сроков годности без списаний

Что есть в файле

Один лист, «Сроки годности», на 500 строк: «Название», «Количество», «Единица», «Дата истечения срока», «Местоположение» и «Заметки», плюс столбец «Статус», который заполняется сам словами и по правилу Invenva. В нём стоит «Просрочено», когда дата прошла, «Срок истекает сегодня» в сам этот день и «Скоро просрочится» в шесть дней до него. Строка становится красной, когда дата прошла, и оранжевой в последние семь дней, а если отсортировать по столбцу «Дата истечения срока», наверху окажется то, что должно уйти первым.

Столбцы названы так же, как в Invenva, поэтому экран импорта распознаёт их без сопоставления. Импорт берёт первую строку каждого товара, поэтому перед импортом отсортируйте по столбцу «Дата истечения срока», и каждый новый товар придёт со своей ближайшей датой. Импорт всего файла входит в любой платный тариф.

За просроченный товар уже заплачено

Товар, у которого вышел срок, стоит вам не просто одной продажи. Вы теряете и продажу, и закупку. Вы заплатили поставщику, занесли товар, отдали ему место на полке, а в конце выбрасываете его и платите ещё за вывоз. В магазине с небольшой наценкой горстка таких позиций в неделю отделяет хороший месяц от убыточного.

К тому же такие потери заметить труднее всего. Кражу замечают. Разбитую бутылку замечают. Йогурт, у которого срок тихо вышел в глубине холодильника, находят при уборке, через недели после того дня, когда его можно было уценить и вернуть половину денег.

Где дата теряется на самом деле

Почти никогда не на полке. Прочитать дату на упаковке умеет каждый. Она теряется на приёмке товара, где её никто не записывает, и в голове того человека, который знает, что этот ящик нужно продать раньше того, и у которого сегодня выходной.

Второе такое место находится в глубине полки. Новое ставят вперёд, потому что туда дотягиваются руки, а старое уходит назад, пока не скроется из виду и не выйдет срок. Об этом знают все, и все всё равно так делают, потому что правильная ротация отнимает две минуты в самое загруженное время.

Первым уходит то, у чего срок короче

Работает не правило «первым пришёл, первым ушёл», а правило «у кого срок короче, тот уходит первым». Чаще всего это одно и то же, иногда нет: поставка может приехать с более коротким сроком, чем то, что уже стоит на полке, и тогда сегодняшний ящик продаётся первым.

На практике это значит, что порядок определяет дата на упаковке, а не день, когда товар приехал. Разница кажется мелкой ровно до того дня, когда она обходится в целый ящик, и именно поэтому система, которая хранит только даты приёмки, всё равно заставит вас списывать товар.

Что проверить в приложении

Три вопроса решают, сэкономит ли вам контроль сроков хоть что-нибудь.

• Оно предупреждает заранее или только постфактум? Список просроченных товаров всего лишь квитанция на уже потерянные деньги. Полезное предупреждение приходит, пока есть время уценить.
• Приходит ли напоминание в час, когда вы успеете что-то сделать? Уведомление в три ночи или в разгар обеденного часа смахивают, не читая.
• Видно ли всё, у чего срок подходит, в одном месте, без перебора товар за товаром?

Как это работает в Invenva

У товара можно указать дату истечения срока, выбрав её в календаре, а не набирая руками, и заполнить его можно прямо на приёмке, а не потом. На экране «Запасы» сама строка показывает красным «Просрочено» или оранжевым «Скоро просрочится», а фильтры «Просрочено» и «Скоро просрочится» собирают такие товары, так что весь риск в одном касании, а не в обходе зала.

Предупреждение приходит за три дня до даты, в девять утра там, где находится магазин, или на следующее утро, если дата ближе. Магазин в Стамбуле и магазин в Лиссабоне получают его каждый к первому кофе, а не посреди ночи. О каждом товаре уведомление приходит один раз для одной даты, так что напоминания не надоедают, а изменённая дата заново ставит напоминание.

Каждая поставка хранит свою дату истечения срока, поэтому два ящика одного йогурта с разными датами остаются двумя партиями, а карточка товара показывает каждую партию и сколько в ней осталось. Продажа берёт партию, которую вы выбрали или отсканировали; иначе первым уходит товар без даты, затем партия с самым коротким сроком, а просроченная последней, тогда как списание начинает с просроченной. В веб-приложении это работает уже сейчас, а приложения для iPhone и Android получат это в следующем обновлении.

В демо есть товары с датами, и аккаунт для него не нужен.